代金引換による配送のためのルートプランニング
OptiRoutesは、停車先から税理士まで、代金引換を一貫して扱います。現金払いの顧客はドライバーアプリに表示され、ドライバーは回収した現金と小切手を差額があれば理由とともに記録し、1日の終わりに合計額を申告します。現金管理では各ドライバーの1日を顧客単位で数えて締め、支払った顧客には領収書がメールで届きます。
更新日:
代金引換の業務では1日がどう進むのか？
多くの配送事業では、いまも一部の顧客がドライバーに支払っています。配送時に現金や小切手で支払う小さな食料品店、売店、市場の露店、レストランなどです。そのお金はルートの一部です。ドライバーは、どの顧客が支払うのか、それぞれがいくら支払うべきか、顧客の支払いが少ない場合や後払いの場合にどうすべきかを知っていなければなりません。システムがなければ、これは運転席の紙のメモ頼みになります。
オフィス側はさらに大変です。ドライバーが戻ると、誰かが1人ずつ受け入れなければなりません。お金を数え、小切手を確認し、請求額と照らし合わせ、署名済みの納品書と返却されたパレットを回収し、ルート4が数百足りない理由を突き止めます。その後ディスパッチャーがその日の現金を経理に引き渡し、経理はすべてのディスパッチャーから受け取った額を数え、経理担当者は日別、ドライバー別、月別のレポートを求めます。
どのステップにも、1週間後には誰も説明できない差額が生まれる可能性があります。目指すことはシンプルです。すべての金額を発生源で一度だけ記録し、すべての差額に理由と担当者の名前を残すことです。
代金引換にとって特に重要なOptiRoutesの機能は？
- 名前による現金払いの顧客の判別。自社の言語またはヘブライ語で「現金」を表す語を名前に含む顧客は現金払いの顧客となり、ドライバーの停車先リストで通貨記号が付きます。ほかに設定は必要ありません。
- 到着時の回収アラート。現金払いの顧客で到着を記録すると、注文に基づく請求額を示すアラートが開きます。注文に価格がない場合、アラートには「金額不明」と表示され、ドライバーが回収した額を入力します。
- 現金、小切手、そしてすべての差額の理由。回収画面では、現金、小切手の金額、小切手の枚数、自由記入のメモを入力します。回収額が請求額と異なる場合、アプリは現金差額の備考のリストから理由を選ぶよう求めます。
- 終業時の申告。アプリはレポートに基づく合計額を表示し、ドライバーは実際に持ち帰る額を申告します。その後、ルートは現金管理で「締め待ち」になります。
- 現金管理。すべてのルートとその金額、5つのチェック（お金、パレット、納品書、POD、納品）、ステータス（未帰着、締め待ち、下書き、締め済み、例外付きで締め済み、要対応）を表示するデイリーダッシュボードです。詳しくは現金と日次締めをご覧ください。
- ドライバーを顧客単位で受け入れる。顧客ごとに、チェック項目ごとのVボタン付きの書類（例：「赤印」）、ドライバーの報告と照らした現金と小切手の受領額、リアルタイムの差額が表示されます。
- ディスパッチャーと経理の締め処理。ディスパッチャーは自分の1日を締めて現金と小切手を経理に引き渡し、経理はその日付の各ディスパッチャーの引き渡し額と照らして経理の1日を締めます。
- メールでの領収書と確認。1日を締めた後、支払ったすべての顧客に金額、日付、ルートを記載した領収書が届き、ドライバーには入金確認が届きます。
- 経理向けのレポート。日ごとの小計とCSVエクスポートを備えた、すべての締め処理の期間レポートと、合計付きの経理締め一覧表。
締め済みの日に誤りが見つかったら？
締め済みの日は閲覧のみになります。再開できるのは管理者のみで、理由の記入が必要です。その日は現在の数値のまま下書きに戻り、誰が、いつ、なぜ再開したかが締め処理のメモに記録されます。経理担当のユーザーは締めることはできますが、再開はできません。ある日付の経理の1日を締めた後は、管理者が先に経理の1日を再開しない限り、その日付のディスパッチャーの締め処理は変更できません。すべての締め処理には、誰が締めたか、いつ、誰がドライバーを受け入れたか、すべての金額、理由、メモが保存されます。
ロールによって業務が分けられています。経理はサインイン後に現金管理の画面が開き、経理の締め処理を更新します。ディスパッチャーはドライバーを受け入れて自分の1日を締め、経理の部分は閲覧のみ可能です。管理者はすべての操作を行えます。プランナーには現金管理は表示されません。
ディスパッチャーはどのように現金を経理に引き渡すのか？
ディスパッチャーは担当ドライバーを受け入れたら、自分の1日を締めます。経理に引き渡す現金の額、小切手の額と枚数です。カードにはその日付に締めたドライバーから受け取った額が表示され、まだ受け入れていないルートは赤で一覧表示され、差額がある場合は理由の記入が必要です。「経理へ締める」を使えば、その日ドライバーから受け取った額のとおりに引き渡し、ワンタップでディスパッチャーの1日を締められます。
その後、経理は経理の日次締め（1日に1つ、その日付の各ディスパッチャーの引き渡し額と照合）で、実際に受け取った額を報告します。税理士向けの月次レポートは、経理締め一覧表からのCSVエクスポート1回で作成でき、現金と小切手の内訳、件数、差額、理由が含まれます。
代金引換の業務で追うべきKPIは？
10人のドライバーが毎日現金を回収する配送事業者の架空の数値による例です。OptiRoutesの顧客についての主張ではありません。
| KPI | OptiRoutesでの確認場所 | 例示の1週間 |
|---|---|---|
| 例外付きで締めた日 | 現金管理の「例外のある締め処理」カード | 50件中3件 |
| 会社の通貨での差額の合計 | 現金管理の「差額」カード | −$412 |
| 回収報告なしに配送済みになった現金払いの顧客 | 現金管理のアラートとドライバーの終業時の確認 | 5 |
| 現金管理で締められていないルート | 1日の流れの日次締めカード | 週末時点で0 |
| 送信に失敗した領収書 | 締め画面の領収書のステータス | 2件（顧客カードにメールアドレスなし） |
OptiRoutesで代金引換を始めるには？
現金払いの顧客の名前に「現金」を表す語を追加し、請求額がわかるようその注文に価格を設定し、「設定 → 定型備考」で現金差額の理由を用意します。領収書を送りたい場合は、顧客カードに各現金払いの顧客のメールアドレスを登録します。そのうえで、トライアル（3日間無料、1日最大50件の住所まで、カード不要）で1日を運用してみましょう。
よくある質問
アプリはどの顧客が現金で支払うかをどのように判断しますか？
名前で判断します。名前に「現金」を表す語を含む顧客は現金払いの顧客です。ドライバーには停車先リストでその横に通貨記号が表示され、到着時に回収のアラートが開きます。
ドライバーは小切手も回収できますか？
はい。回収画面では、現金、小切手の金額、小切手の枚数、そして小切手番号や銀行名などの小切手のメモを記録します。
顧客の支払いが請求額より少ない場合は？
アプリは、あらかじめ用意した現金差額の備考から差額の理由を選ぶよう求めます。現金管理では顧客とルートに差額が表示され、差額がある状態で締めるには理由が必要です。
締め済みの日を再開できるのは誰ですか？
管理者のみで、2文字以上の理由の入力が必要です。その日は下書きに戻り、もう一度締める必要があります。再開したことは締め処理のメモに記録されます。
支払った顧客には領収書が届きますか？
はい。1日を締めた後、顧客カードにメールアドレスが登録されている支払い済みの顧客全員に、金額、日付、ルートを記載した領収書が届きます。メールアドレスのない顧客には何も届かず、締め画面に「メールアドレスなし」と表示されます。