Σχεδιασμός διαδρομών για διανομή με αντικαταβολή

Πώς μοιάζει μια ημέρα σε μια επιχείρηση με αντικαταβολή;

Σε πολλές επιχειρήσεις διανομής ένα μέρος των πελατών εξακολουθεί να πληρώνει τον οδηγό: μικρά παντοπωλεία, περίπτερα, πάγκοι λαϊκής και εστιατόρια που πληρώνουν με μετρητά ή επιταγή κατά την παράδοση. Αυτά τα χρήματα είναι μέρος της διαδρομής. Ο οδηγός πρέπει να ξέρει ποιοι πελάτες πληρώνουν, πόσα χρωστά ο καθένας και τι να κάνει όταν ένας πελάτης πληρώνει λιγότερα ή αργότερα. Χωρίς σύστημα, όλα αυτά ζουν σε χαρτάκια στην καμπίνα.

Το γραφείο έχει το δυσκολότερο κομμάτι. Όταν επιστρέφουν οι οδηγοί, κάποιος πρέπει να παραλάβει τον καθένα: να μετρήσει τα χρήματα, να ελέγξει τις επιταγές, να τα συγκρίνει με όσα οφείλονταν, να συγκεντρώσει τα υπογεγραμμένα δελτία παράδοσης και τις παλέτες που επέστρεψαν και να βρει γιατί η διαδρομή 4 υστερεί κατά μερικές εκατοντάδες. Έπειτα ο υπεύθυνος αποστολών παραδίδει τα μετρητά της ημέρας στο οικονομικό τμήμα, το οικονομικό τμήμα μετράει όσα παρέλαβε από όλους τους υπευθύνους αποστολών και το λογιστήριο θέλει αναφορά ανά ημέρα, ανά οδηγό και ανά μήνα.

Κάθε βήμα είναι μια ευκαιρία για μια διαφορά που κανείς δεν θα μπορεί να εξηγήσει μια εβδομάδα αργότερα. Ο στόχος είναι απλός: κάθε ποσό να καταγράφεται μία φορά, στην πηγή, και κάθε διαφορά να έχει αιτιολογία και όνομα.

Ποιες λειτουργίες του OptiRoutes μετράνε περισσότερο για την αντικαταβολή;

• Πελάτες μετρητοίς βάσει επωνυμίας. Ένας πελάτης του οποίου η επωνυμία περιέχει τη λέξη για τα μετρητά — στη γλώσσα σας ή στα εβραϊκά — είναι πελάτης μετρητοίς και επισημαίνεται με σύμβολο νομίσματος στη λίστα στάσεων του οδηγού. Δεν χρειάζεται καμία άλλη ρύθμιση.
• Ειδοποίηση είσπραξης κατά την άφιξη. Η σήμανση άφιξης σε πελάτη μετρητοίς ανοίγει ειδοποίηση με το οφειλόμενο ποσό σύμφωνα με την παραγγελία. Χωρίς τιμή στην παραγγελία, η ειδοποίηση δείχνει «άγνωστο ποσό» και ο οδηγός καταχωρεί όσα εισέπραξε.
• Μετρητά, επιταγές και αιτιολογία για κάθε διαφορά. Η οθόνη είσπραξης δέχεται μετρητά, ποσό επιταγών, αριθμό επιταγών και ελεύθερη σημείωση. Όταν το εισπραχθέν ποσό διαφέρει από το οφειλόμενο, η εφαρμογή απαιτεί αιτιολογία από τη λίστα σας με παρατηρήσεις για διαφορές μετρητών.
• Δήλωση τέλους ημέρας. Η εφαρμογή δείχνει τα σύνολα σύμφωνα με τις αναφορές και ο οδηγός δηλώνει τι πραγματικά φέρνει πίσω. Στη συνέχεια η διαδρομή περνά σε κατάσταση «αναμονή κλεισίματος» στο ταμείο.
• Το ταμείο. Ένας ημερήσιος πίνακας ελέγχου με κάθε διαδρομή, τα ποσά της, πέντε ελέγχους — χρήματα, παλέτες, δελτία, POD και τροφοδοσία — και την κατάστασή της: δεν επέστρεψε, αναμονή κλεισίματος, πρόχειρο, κλειστή, κλειστή με εξαίρεση, χρειάζεται προσοχή. Δείτε τα μετρητά και κλείσιμο ημέρας.
• Παραλαβή του οδηγού πελάτη προς πελάτη. Ανά πελάτη: τα έγγραφα με ένα κουμπί V ανά έλεγχο (για παράδειγμα κόκκινη σφραγίδα), τα μετρητά και οι επιταγές που παραλήφθηκαν σε σύγκριση με την αναφορά του οδηγού και η διαφορά σε πραγματικό χρόνο.
• Κλεισίματα υπευθύνου αποστολών και οικονομικού τμήματος. Ο υπεύθυνος αποστολών κλείνει την ημέρα του και παραδίδει μετρητά και επιταγές στο οικονομικό τμήμα· το οικονομικό τμήμα κλείνει την ημέρα του σε σχέση με κάθε παράδοση υπευθύνου αποστολών της ημερομηνίας.
• Αποδείξεις και επιβεβαιώσεις με e-mail. Μετά το κλείσιμο της ημέρας, κάθε πελάτης που πλήρωσε λαμβάνει απόδειξη με το ποσό, την ημερομηνία και τη διαδρομή, και ο οδηγός λαμβάνει επιβεβαίωση κατάθεσης.
• Αναφορές για το λογιστήριο. Μια αναφορά περιόδου με κάθε κλείσιμο, υποσύνολα ανά ημέρα και εξαγωγή CSV, καθώς και πίνακας κλεισιμάτων του οικονομικού τμήματος με σύνολα.

Τι γίνεται όταν μια κλειστή ημέρα αποδεικνύεται λανθασμένη;

Μια κλειστή ημέρα είναι μόνο για ανάγνωση. Μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να την ξανανοίξει, με γραπτή αιτιολογία· η ημέρα επιστρέφει σε πρόχειρο με τα τρέχοντα νούμερα, και το ποιος την ξανάνοιξε, πότε και γιατί καταχωρείται στις σημειώσεις κλεισίματος. Ένας χρήστης του οικονομικού τμήματος μπορεί να κλείσει αλλά όχι να ξανανοίξει. Μόλις κλείσει η ημέρα του οικονομικού τμήματος για μια ημερομηνία, κανένα κλείσιμο υπευθύνου αποστολών εκείνης της ημερομηνίας δεν μπορεί να αλλάξει μέχρι ένας διαχειριστής να ξανανοίξει πρώτα την ημέρα του οικονομικού τμήματος. Κάθε κλείσιμο διατηρεί ποιος το έκλεισε, πότε, ποιος παρέλαβε τον οδηγό, κάθε ποσό, αιτιολογία και σημείωση.

Οι ρόλοι κρατούν τη δουλειά διαχωρισμένη: το οικονομικό τμήμα μεταβαίνει στο ταμείο μετά τη σύνδεση και ενημερώνει το κλείσιμο του τμήματος· ένας υπεύθυνος αποστολών παραλαμβάνει οδηγούς, κλείνει τη δική του ημέρα και βλέπει το κομμάτι του οικονομικού τμήματος μόνο για ανάγνωση· ένας διαχειριστής κάνει τα πάντα· οι σχεδιαστές δεν βλέπουν το ταμείο.

Πώς παραδίδει ο υπεύθυνος αποστολών τα μετρητά στο οικονομικό τμήμα;

Όταν ο υπεύθυνος αποστολών έχει παραλάβει τους οδηγούς του, κλείνει τη δική του ημέρα: πόσα μετρητά, πόσα σε επιταγές και πόσες επιταγές παραδίδει στο οικονομικό τμήμα. Οι κάρτες δείχνουν όσα παρέλαβε από τους οδηγούς που έκλεισαν εκείνη την ημερομηνία, οι διαδρομές που δεν έχουν παραληφθεί ακόμη εμφανίζονται με κόκκινο και μια διαφορά χρειάζεται γραπτή αιτιολογία. Το «Κλείσιμο προς λογιστήριο» παραδίδει ακριβώς όσα παραλήφθηκαν σήμερα από τους οδηγούς και κλείνει την ημέρα του υπευθύνου αποστολών με ένα πάτημα.

Στη συνέχεια το οικονομικό τμήμα αναφέρει τι πραγματικά παρέλαβε στο κλείσιμο ημέρας του τμήματος — ένα ανά ημέρα, σε σχέση με κάθε παράδοση υπευθύνου αποστολών της ημερομηνίας. Μια μηνιαία αναφορά για τον λογιστή είναι μία εξαγωγή CSV από τον πίνακα κλεισιμάτων του οικονομικού τμήματος, με μετρητά και επιταγές χωριστά, πλήθη, διαφορές και αιτιολογίες.

Ποιους KPI πρέπει να παρακολουθεί μια επιχείρηση με αντικαταβολή;

Ένα ενδεικτικό παράδειγμα με φανταστικά νούμερα για έναν διανομέα του οποίου οι 10 οδηγοί εισπράττουν μετρητά καθημερινά. Δεν αποτελεί ισχυρισμό για κάποιον πελάτη του OptiRoutes.

Πώς ξεκινάτε με την αντικαταβολή στο OptiRoutes;

Προσθέστε τη λέξη για τα μετρητά στις επωνυμίες των πελατών μετρητοίς, βάλτε τιμές στις παραγγελίες τους ώστε να είναι γνωστό το οφειλόμενο ποσό και ετοιμάστε τις αιτιολογίες διαφορών μετρητών στις Ρυθμίσεις → Έτοιμες παρατηρήσεις. Καταχωρίστε ένα e-mail στην καρτέλα κάθε πελάτη μετρητοίς αν θέλετε αποδείξεις. Στη συνέχεια περάστε μια ημέρα από τη δοκιμή — 3 ημέρες δωρεάν, έως 50 διευθύνσεις την ημέρα, χωρίς κάρτα.

Συχνές ερωτήσεις