Planejamento de rotas para a distribuição com pagamento na entrega

Como é o dia em uma operação com pagamento na entrega?

Em muitas empresas de distribuição, parte dos clientes ainda paga ao motorista: pequenas mercearias, quiosques, bancas de feira e restaurantes que pagam em dinheiro ou cheque na entrega. Esse dinheiro faz parte da rota. O motorista precisa saber quais clientes pagam, quanto cada um deve e o que fazer quando um cliente paga a menos ou paga depois. Sem um sistema, isso fica em papéis na cabine.

O escritório fica com a parte mais difícil. Quando os motoristas voltam, alguém precisa receber cada um: contar o dinheiro, conferir os cheques, comparar com o que era devido, recolher as notas de entrega assinadas e os paletes devolvidos e descobrir por que a rota 4 está algumas centenas a menos. Depois, o despachante repassa o dinheiro do dia ao financeiro, o financeiro conta o que recebeu de todos os despachantes, e a contabilidade quer um relatório por dia, por motorista e por mês.

Cada etapa é uma chance para uma diferença que ninguém consegue explicar uma semana depois. O objetivo é simples: cada valor registrado uma única vez, na origem, e cada diferença com um motivo e um nome.

Quais recursos da OptiRoutes mais importam para o pagamento na entrega?

• Clientes em dinheiro pelo nome. Um cliente cujo nome contém a palavra “dinheiro” — no seu idioma ou em hebraico — é um cliente em dinheiro, marcado com um símbolo de moeda na lista de paradas do motorista. Não há mais nada a configurar.
• Alerta de recebimento na chegada. Ao marcar a chegada em um cliente em dinheiro, abre-se um alerta com o valor a receber conforme o pedido. Sem preço no pedido, o alerta mostra “valor desconhecido”, e o motorista informa o que recebeu.
• Dinheiro, cheques e um motivo para cada diferença. A tela de recebimento aceita dinheiro, o valor em cheques, a quantidade de cheques e uma observação livre. Quando o valor recebido difere do devido, o app exige um motivo da sua lista de observações de diferença de caixa.
• Declaração do fim do dia. O app mostra os totais conforme os relatórios, e o motorista declara o que de fato está trazendo de volta. A rota passa então a “aguardando fechamento” no Caixa.
• O Caixa. Um painel diário com todas as rotas, os seus valores, cinco verificações — dinheiro, paletes, notas, POD e fornecimento — e o status: não retornou, aguardando fechamento, rascunho, fechado, fechado com exceção, requer atenção. Veja dinheiro e fechamento do dia.
• Recebimento do motorista cliente por cliente. Por cliente: os documentos com um botão V por verificação (por exemplo, carimbo vermelho), o dinheiro e os cheques recebidos comparados com o relatório do motorista e a diferença ao vivo.
• Fechamentos do despachante e do financeiro. O despachante fecha o próprio dia e repassa dinheiro e cheques ao financeiro; o financeiro fecha o dia do financeiro em relação a cada repasse de despachante da data.
• Recibos e confirmações por e-mail. Depois que o dia é fechado, cada cliente pagante recebe um recibo com o valor, a data e a rota, e o motorista recebe uma confirmação de depósito.
• Relatórios para a contabilidade. Um relatório por período com todos os fechamentos, subtotais diários e exportação em CSV, e uma tabela de fechamentos do financeiro com totais.

E quando um dia fechado se revela errado?

Um dia fechado fica somente para leitura. Só um gerente pode reabri-lo, com um motivo por escrito; o dia volta a rascunho com os números atuais, e quem o reabriu, quando e por quê fica registrado nas observações do fechamento. Um usuário do financeiro pode fechar, mas não reabrir. Depois que o dia do financeiro de uma data é fechado, nenhum fechamento de despachante daquela data pode ser alterado até que um gerente reabra primeiro o dia do financeiro. Cada fechamento guarda quem fechou, quando, quem recebeu o motorista, cada valor, motivo e observação.

As funções mantêm o trabalho separado: o financeiro entra direto no Caixa após o login e atualiza o fechamento do financeiro; o despachante recebe os motoristas e fecha o próprio dia, e vê a parte do financeiro apenas para consulta; o gerente faz tudo; os planejadores não veem o Caixa.

Como o despachante repassa o dinheiro ao financeiro?

Depois de receber os seus motoristas, o despachante fecha o próprio dia: quanto em dinheiro, quanto em cheques e quantos cheques entrega ao financeiro. Os cards mostram o que ele recebeu dos motoristas fechados naquela data, as rotas ainda não recebidas aparecem em vermelho, e uma diferença exige um motivo por escrito. “Fechar para a contabilidade” repassa exatamente o que foi recebido dos motoristas hoje e fecha o dia do despachante com um toque.

Depois, o financeiro informa o que de fato recebeu no fechamento do dia do financeiro — um por dia, em relação a cada repasse de despachante da data. Um relatório mensal para o contador é uma única exportação em CSV da tabela de fechamentos do financeiro, com dinheiro e cheques separados, quantidades, diferenças e motivos.

Quais KPIs uma operação com pagamento na entrega deve acompanhar?

Um exemplo ilustrativo com números fictícios para uma distribuidora cujos 10 motoristas recebem dinheiro todos os dias. Não é uma afirmação sobre nenhum cliente da OptiRoutes.

Como começar com o pagamento na entrega na OptiRoutes?

Acrescente a palavra “dinheiro” ao nome dos seus clientes em dinheiro, coloque preços nos pedidos deles para que o valor a receber seja conhecido e prepare os seus motivos de diferença de caixa em Configurações → Observações prontas. Cadastre um e-mail na ficha de cada cliente em dinheiro se quiser enviar recibos. Depois, rode um dia no teste — 3 dias grátis, até 50 endereços por dia, sem cartão.

Perguntas frequentes