Планиране на маршрути за дистрибуция с плащане в брой при доставка

Как изглежда денят в дейност с плащане в брой при доставка?

В много дистрибуторски фирми част от клиентите все още плащат на шофьора: малки хранителни магазини, павилиони, сергии на пазара и ресторанти, които плащат в брой или с чек при доставката. Тези пари са част от маршрута. Шофьорът трябва да знае кои клиенти плащат, колко дължи всеки и какво да прави, когато клиентът плати по-малко или по-късно. Без система всичко това е на хартиени бележки в кабината.

Офисът има по-трудната част. Когато шофьорите се върнат, някой трябва да приеме всеки от тях: да преброи парите, да провери чековете, да ги сравни с дължимото, да събере подписаните стокови разписки и върнатите палети и да разбере защо маршрут 4 не достига с няколкостотин. След това диспечерът предава парите за деня на финансите, финансите преброяват полученото от всички диспечери, а счетоводството иска отчет по дни, по шофьори и по месеци.

Всяка стъпка е възможност за разлика, която никой не може да обясни седмица по-късно. Целта е проста: всяка сума се записва веднъж, при източника, а всяка разлика има причина и име.

Кои функции на OptiRoutes са най-важни при плащане в брой при доставка?

• Клиенти с плащане в брой по име. Клиент, чието име съдържа думата за „в брой“ — на вашия език или на иврит, — е клиент с плащане в брой и е отбелязан със знак за валута в списъка със спирки на шофьора. Нищо друго не е нужно да се настройва.
• Известие за събиране при пристигане. Отбелязването на пристигане при клиент с плащане в брой отваря известие с дължимата сума по поръчката. Ако поръчката няма цена, известието показва „сумата е неизвестна“, а шофьорът въвежда събраното.
• В брой, чекове и причина за всяка разлика. Екранът за събиране приема сумата в брой, сумата по чекове, броя на чековете и свободна бележка. Когато събраната сума се различава от дължимата, приложението изисква причина от вашия списък със забележки за касови разлики.
• Декларация в края на деня. Приложението показва общите суми според отчетите, а шофьорът декларира какво реално носи обратно. След това маршрутът преминава в статус „очаква приключване“ в касата.
• Касата. Дневно табло с всеки маршрут, сумите му, пет проверки — пари, палети, разписки, POD и доставка — и статуса му: не се е върнал, очаква приключване, чернова, приключен, приключен с изключение, изисква внимание. Вижте плащания в брой и приключване на деня.
• Приемане на шофьора клиент по клиент. За всеки клиент: документите с бутон V за всяка проверка (например червен печат), получените пари в брой и чекове спрямо отчета на шофьора и актуалната разлика.
• Приключвания от диспечера и финансите. Диспечерът приключва деня си и предава парите в брой и чековете на финансите; финансите приключват деня на финансите спрямо всяко предаване от диспечер за датата.
• Разписки и потвърждения по имейл. След приключване на деня всеки плащащ клиент получава разписка със сумата, датата и маршрута, а шофьорът получава потвърждение за внесената сума.
• Отчети за счетоводството. Отчет за период с всяко приключване, с междинни суми по дни и CSV експорт, и таблица с финансовите приключвания и общите суми.

Какво става, когато се окаже, че приключен ден е грешен?

Приключеният ден е само за четене. Само мениджър може да го отвори повторно, с писмена причина; денят се връща в чернова с текущите стойности, а кой го е отворил, кога и защо влиза в бележките към приключването. Потребител от финансите може да приключва, но не и да отваря повторно. След като денят на финансите за дадена дата е приключен, никое приключване на диспечер за тази дата не може да се промени, докато мениджър първо не отвори повторно деня на финансите. Всяко приключване пази кой го е приключил, кога, кой е приел шофьора, всяка сума, причина и бележка.

Ролите разделят работата: финансите влизат направо в касата след вход и актуализират финансовото приключване; диспечерът приема шофьорите и приключва собствения си ден, а частта на финансите вижда само за преглед; мениджърът прави всичко; планиращите не виждат касата.

Как диспечерът предава парите на финансите?

След като диспечерът е приел шофьорите си, той приключва собствения си ден: колко пари в брой, колко в чекове и колко чека предава на финансите. Картите показват какво е получил от шофьорите, приключени на тази дата, маршрутите, които още не са приети, са изброени в червено, а разликата изисква писмена причина. „Приключи към счетоводството“ предава точно полученото от шофьорите днес и приключва деня на диспечера с едно докосване.

След това финансите отчитат реално полученото при приключването на деня от финансите — по едно на ден, спрямо всяко предаване от диспечер за датата. Месечният отчет за счетоводителя е един CSV експорт от таблицата с финансовите приключвания, с отделни суми в брой и чекове, бройки, разлики и причини.

Кои KPI да следи една дейност с плащане в брой при доставка?

Илюстративен пример с измислени числа за дистрибутор, чиито 10 шофьори събират плащания в брой всеки ден. Не е твърдение за конкретен клиент на OptiRoutes.

Как да започнете с плащане в брой при доставка в OptiRoutes?

Добавете думата за „в брой“ към имената на клиентите си, които плащат в брой, въведете цени в поръчките им, за да е известна дължимата сума, и подгответе причините за касови разлики в „Настройки → Готови забележки“. Добавете имейл в картата на всеки клиент с плащане в брой, ако искате разписки. След това изпълнете един ден в пробния период — 3 дни безплатно, до 50 адреса на ден, без карта.

Често задавани въпроси