تخطيط المسارات للتوزيع بالدفع عند التسليم

كيف يبدو اليوم في عملية توزيع بالدفع عند التسليم؟

في كثير من شركات التوزيع لا تزال نسبة من العملاء تدفع للسائق: محلات البقالة الصغيرة، والأكشاك، وبسطات الأسواق، والمطاعم التي تدفع نقدًا أو بالشيكات عند التسليم. وهذه الأموال جزء من المسار. فعلى السائق أن يعرف أي العملاء يدفعون، وكم يدين كل منهم، وما يجب فعله عندما يدفع العميل أقل أو يدفع لاحقًا. ودون نظام، يبقى كل ذلك على أوراق في مقصورة الشاحنة.

والطرف الأصعب يقع على المكتب. فعندما يعود السائقون، يجب أن يستلم أحدهم كل سائق: يعدّ الأموال، ويفحص الشيكات، ويقارنها بالمستحق، ويجمع إشعارات التسليم الموقّعة والمنصات المعادة، ويكتشف لماذا ينقص المسار 4 بضع مئات. ثم يسلّم المنسق نقد اليوم إلى المالية، وتعدّ المالية ما استلمته من جميع المنسقين، وتريد المحاسبة تقريرًا لكل يوم ولكل سائق ولكل شهر.

كل خطوة فرصة لفرق لا يستطيع أحد تفسيره بعد أسبوع. والهدف بسيط: تسجيل كل مبلغ مرة واحدة، عند المصدر، وكل فرق مع سبب واسم.

ما ميزات OptiRoutes الأكثر أهمية للدفع عند التسليم؟

• العملاء النقديون حسب الاسم. العميل الذي يتضمن اسمه كلمة «نقد» — بلغتكم أو بالعبرية — هو عميل نقدي، ويُميَّز برمز العملة في قائمة محطات السائق. ولا حاجة إلى إعداد أي شيء آخر.
• تنبيه تحصيل عند الوصول. عند تسجيل الوصول إلى عميل نقدي يظهر تنبيه بالمبلغ المستحق وفق الطلب. وإذا لم يكن في الطلب سعر، يعرض التنبيه «المبلغ غير معروف» ويُدخل السائق ما حصّله.
• النقد والشيكات وسبب لكل فرق. تستقبل شاشة التحصيل النقد، ومبلغ الشيكات، وعدد الشيكات، وملاحظة حرّة. وعندما يختلف المبلغ المحصَّل عن المستحق، يشترط التطبيق سببًا من قائمة ملاحظات فروقات النقد لديكم.
• إقرار نهاية اليوم. يعرض التطبيق الإجماليات وفق التقارير، ويُقرّ السائق بما يعيده فعليًا. ثم يصبح المسار «بانتظار الإغلاق» في الصندوق.
• الصندوق. لوحة معلومات يومية تضم كل مسار، ومبالغه، وخمسة فحوصات — الأموال، والمنصات، والإشعارات، وPOD، والتوريد — وحالته: لم يعد، بانتظار الإغلاق، مسودة، مغلق، مغلق مع استثناء، يحتاج إلى متابعة. راجعوا النقد وإغلاق اليوم.
• استلام السائق عميلًا تلو الآخر. لكل عميل: المستندات مع زر V لكل فحص (مثل الختم الأحمر)، والنقد والشيكات المستلمة مقابل تقرير السائق، والفرق المباشر.
• إغلاقات المنسق والمالية. يُغلق المنسق يومه ويسلّم النقد والشيكات إلى المالية؛ وتُغلق المالية يوم المالية مقابل كل تسليم من المنسقين في ذلك التاريخ.
• الإيصالات والتأكيدات بالبريد الإلكتروني. بعد إغلاق اليوم، يتلقى كل عميل دفع إيصالًا يتضمن المبلغ والتاريخ والمسار، ويتلقى السائق تأكيد إيداع.
• تقارير للمحاسبة. تقرير فترة لكل إغلاق مع مجاميع فرعية لكل يوم وتصدير CSV، وجدول لإغلاقات المالية مع الإجماليات.

ماذا يحدث عندما يتبيّن أن يومًا مغلقًا فيه خطأ؟

اليوم المغلق للقراءة فقط. ولا يستطيع إعادة فتحه إلا المدير، مع سبب مكتوب؛ فيعود اليوم إلى مسودة بالأرقام الحالية، ويُسجَّل في ملاحظات الإغلاق من أعاد فتحه ومتى ولماذا. ويستطيع مستخدم المالية الإغلاق دون إعادة الفتح. وبعد إغلاق يوم المالية لتاريخ ما، لا يمكن تغيير أي إغلاق لمنسق في ذلك التاريخ حتى يعيد المدير فتح يوم المالية أولًا. ويحتفظ كل إغلاق بمن أجراه، ومتى، ومن استلم السائق، وكل مبلغ وسبب وملاحظة.

تُبقي الأدوار العمل منفصلًا: تنتقل المالية إلى الصندوق بعد تسجيل الدخول وتحدّث إغلاق المالية؛ ويستلم المنسق السائقين ويُغلق يومه الخاص، ويرى قسم المالية للعرض فقط؛ ويفعل المدير كل شيء؛ ولا يرى المخططون الصندوق.

كيف يسلّم المنسق النقد إلى المالية؟

بعد أن يستلم المنسق سائقيه، يُغلق يومه الخاص: كم نقدًا، وكم شيكات، وكم عدد الشيكات التي يسلّمها إلى المالية. وتعرض البطاقات ما استلمه من السائقين الذين أُغلقت أيامهم في ذلك التاريخ، وتظهر المسارات التي لم تُستلم بعد بالأحمر، وأي فرق يحتاج إلى سبب مكتوب. ويسلّم زر «إغلاق إلى المحاسبة» ما استُلم من السائقين اليوم بالضبط ويُغلق يوم المنسق بنقرة واحدة.

ثم تُبلغ المالية عمّا استلمته فعليًا في إغلاق يوم المالية — يوم واحد لكل تاريخ، مقابل كل تسليم من المنسقين في ذلك التاريخ. والتقرير الشهري للمحاسب هو تصدير CSV واحد من جدول إغلاقات المالية، مع النقد والشيكات كلٌّ على حدة، والأعداد، والفروقات، والأسباب.

ما مؤشرات الأداء التي يجب أن تتابعها عملية الدفع عند التسليم؟

مثال توضيحي بأرقام افتراضية لموزّع يحصّل سائقوه العشرة النقد يوميًا. وليس ادعاءً بشأن أي عميل من عملاء OptiRoutes.

كيف تبدأون الدفع عند التسليم في OptiRoutes؟

أضيفوا كلمة «نقد» إلى أسماء عملائكم النقديين، وضعوا الأسعار على طلباتهم حتى يكون المبلغ المستحق معروفًا، وجهّزوا أسباب فروقات النقد في الإعدادات ← الملاحظات الجاهزة. وأدخلوا بريدًا إلكترونيًا لكل عميل نقدي في بطاقة العميل إن أردتم الإيصالات. ثم شغّلوا يومًا واحدًا عبر التجربة — 3 أيام مجانًا، حتى 50 عنوانًا يوميًا، دون بطاقة.

الأسئلة الشائعة