Načrtovanje poti za distribucijo s plačilom po povzetju

Kako je videti dan pri poslovanju s plačilom po povzetju?

V številnih distribucijskih podjetjih del strank še vedno plača vozniku: majhne trgovine z živili, kioski, tržne stojnice in restavracije, ki ob dostavi plačajo z gotovino ali s čekom. Ta denar je del poti. Voznik mora vedeti, katere stranke plačajo, koliko dolguje vsaka in kaj storiti, ko stranka plača manj ali pozneje. Brez sistema vse to živi na papirnatih listkih v kabini.

Pisarna ima težji del. Ko se vozniki vrnejo, mora nekdo prevzeti vsakega: prešteti denar, preveriti čeke, jih primerjati z zneskom za plačilo, pobrati podpisane dobavnice in vrnjene palete ter ugotoviti, zakaj na poti 4 manjka nekaj sto. Nato dispečer dnevno gotovino preda finančni službi, ta prešteje, kar je prejela od vseh dispečerjev, računovodstvo pa želi poročilo po dnevih, voznikih in mesecih.

Vsak korak je priložnost za razliko, ki je teden pozneje nihče ne zna pojasniti. Cilj je preprost: vsak znesek zabeležen enkrat, pri viru, in vsaka razlika z razlogom in imenom.

Katere funkcije OptiRoutes so najpomembnejše za plačilo po povzetju?

• Gotovinske stranke po imenu. Stranka, katere ime vsebuje besedo za gotovino – v vašem jeziku ali v hebrejščini –, je gotovinska stranka, na voznikovem seznamu postankov označena z znakom valute. Ničesar drugega ni treba nastaviti.
• Opozorilo za pobiranje plačila ob prihodu. Označitev prihoda h gotovinski stranki odpre opozorilo z zneskom za plačilo po naročilu. Če naročilo nima cene, opozorilo prikaže »znesek ni znan«, voznik pa vnese, kar je pobral.
• Gotovina, čeki in razlog za vsako razliko. Zaslon za pobiranje sprejme gotovino, znesek čekov, število čekov in prosto opombo. Ko se pobrani znesek razlikuje od zneska za plačilo, aplikacija zahteva razlog z vašega seznama opomb o razlikah v gotovini.
• Izjava ob koncu dneva. Aplikacija prikaže seštevke po poročilih, voznik pa izjavi, kaj dejansko prinaša nazaj. Pot na blagajni nato dobi stanje »čaka na zaključek«.
• Blagajna. Dnevna nadzorna plošča z vsemi potmi, njihovimi zneski, petimi preverjanji – denar, palete, dobavnice, POD in dobava – in stanjem: še ni vrnjen, čaka na zaključek, osnutek, zaključeno, zaključeno z izjemo, zahteva pozornost. Glejte gotovina in zaključek dneva.
• Prevzem voznika stranko za stranko. Za vsako stranko: dokumenti z gumbom V za vsako preverjanje (na primer rdeči žig), prejeta gotovina in čeki v primerjavi z voznikovim poročilom ter sprotna razlika.
• Zaključki dispečerja in finančne službe. Dispečer zaključi svoj dan ter gotovino in čeke preda finančni službi; finančna služba zaključi dan finančne službe glede na vsako predajo dispečerjev za ta datum.
• Potrdila po e-pošti. Po zaključku dneva vsaka stranka, ki je plačala, prejme potrdilo z zneskom, datumom in potjo, voznik pa prejme potrdilo o pologu.
• Poročila za računovodstvo. Poročilo za obdobje o vseh zaključkih z dnevnimi vmesnimi seštevki in izvozom CSV ter preglednica zaključkov finančne službe s seštevki.

Kaj se zgodi, ko se izkaže, da je zaključen dan napačen?

Zaključen dan je samo za branje. Ponovno ga lahko odpre le vodja, s pisnim razlogom; dan se vrne v osnutek s trenutnimi številkami, podatek o tem, kdo ga je ponovno odprl, kdaj in zakaj, pa se zapiše v opombe zaključka. Uporabnik finančne službe lahko zaključi, ne more pa ponovno odpreti. Ko je dan finančne službe za neki datum zaključen, se noben zaključek dispečerja za ta datum ne more spremeniti, dokler vodja najprej ne odpre dneva finančne službe. Vsak zaključek hrani, kdo ga je opravil, kdaj, kdo je prevzel voznika, vsak znesek, razlog in opombo.

Vloge ohranjajo delo ločeno: finančna služba po prijavi pristane na blagajni in posodablja zaključek finančne službe; dispečer prevzema voznike in zaključi svoj dan, finančni del pa vidi samo za branje; vodja lahko počne vse; načrtovalci blagajne ne vidijo.

Kako dispečer gotovino preda finančni službi?

Ko dispečer prevzame svoje voznike, zaključi svoj dan: koliko gotovine, koliko v čekih in koliko čekov preda finančni službi. Kartice prikazujejo, kaj je prejel od voznikov, zaključenih na ta datum, še neprevzete poti so navedene rdeče, razlika pa zahteva pisni razlog. »Zaključi za računovodstvo« preda natanko to, kar je bilo danes prejeto od voznikov, in z enim dotikom zaključi dispečerjev dan.

Finančna služba nato v zaključku dneva finančne službe sporoči, kaj je dejansko prejela – enkrat na dan, v primerjavi z vsako predajo dispečerjev za ta datum. Mesečno poročilo za računovodjo je en izvoz CSV iz preglednice zaključkov finančne službe, z ločeno gotovino in čeki, številom, razlikami in razlogi.

Katere KPI naj spremlja poslovanje s plačilom po povzetju?

Ponazoritveni primer z izmišljenimi številkami za distributerja, čigar 10 voznikov vsak dan pobira gotovino. Ne trdi ničesar o nobeni stranki OptiRoutes.

Kako začeti s plačilom po povzetju v OptiRoutes?

Imenom svojih gotovinskih strank dodajte besedo za gotovino, na njihova naročila vnesite cene, da bo znesek za plačilo znan, in v Nastavitve → Pripravljene opombe pripravite razloge za razlike v gotovini. Če želite pošiljati potrdila, vsaki gotovinski stranki na kartici stranke dodajte e-naslov. Nato v preizkusu izvedite en dan – 3 dni brezplačno, do 50 naslovov na dan, brez kartice.

Pogosta vprašanja