Планування маршрутів для дистрибуції з оплатою під час доставки

Як виглядає день у компанії з оплатою під час доставки?

У багатьох дистриб’юторських компаніях частина клієнтів досі розраховується з водієм: невеликі продуктові магазини, кіоски, ринкові ятки й ресторани, що платять готівкою чи чеком під час доставки. Ці гроші — частина маршруту. Водій має знати, які клієнти платять, скільки винен кожен і що робити, коли клієнт платить менше чи пізніше. Без системи все це живе на паперових записках у кабіні.

Офісу дістається складніша частина. Коли водії повертаються, когось треба приймати: перерахувати гроші, перевірити чеки, звірити їх із належним, зібрати підписані накладні й повернені піддони та з’ясувати, чому на маршруті 4 бракує кількох сотень. Потім диспетчер передає готівку дня фінансовому відділу, фінансовий відділ рахує, що отримав від усіх диспетчерів, а бухгалтерія хоче звіт за день, за водієм і за місяць.

Кожен крок — це шанс для розбіжності, яку за тиждень ніхто не зможе пояснити. Мета проста: кожна сума фіксується один раз, біля джерела, а кожна розбіжність має причину й відповідальну особу.

Які можливості OptiRoutes найважливіші для оплати під час доставки?

• Клієнти з готівкою за назвою. Клієнт, у назві якого є слово «готівка» — вашою мовою або івритом, — вважається клієнтом, що платить готівкою, і позначається знаком валюти в списку зупинок водія. Більше нічого налаштовувати не треба.
• Сповіщення про оплату під час прибуття. Коли водій позначає прибуття до клієнта з готівкою, відкривається сповіщення із сумою до сплати за замовленням. Якщо в замовленні немає ціни, сповіщення показує «сума невідома», і водій вводить отриману суму.
• Готівка, чеки й причина кожної розбіжності. Екран оплати приймає готівку, суму чеків, кількість чеків і довільну примітку. Коли отримана сума відрізняється від суми до сплати, застосунок вимагає причину з вашого списку приміток щодо нестачі готівки.
• Декларація водія наприкінці дня. Застосунок показує підсумки за звітами, а водій декларує, що він фактично привозить. Після цього маршрут у касі отримує статус «очікує закриття».
• Каса. Щоденна панель із кожним маршрутом, його сумами, п’ятьма перевірками — гроші, піддони, накладні, POD і постачання — і статусом: не повернувся, очікує закриття, чернетка, закрито, закрито з винятком, потребує уваги. Див. готівка та закриття дня.
• Приймання водія клієнт за клієнтом. Для кожного клієнта: документи з кнопкою V для кожної перевірки (наприклад, червона печатка), готівка й чеки, отримані порівняно зі звітом водія, і поточна розбіжність.
• Закриття дня диспетчером і фінансовим відділом. Диспетчер закриває свій день і передає готівку й чеки фінансовому відділу; фінансовий відділ закриває свій день, звіряючи з кожною передачею диспетчерів за цю дату.
• Квитанції й підтвердження електронною поштою. Після закриття дня кожен клієнт, який оплатив, отримує квитанцію із сумою, датою й маршрутом, а водій — підтвердження здачі коштів.
• Звіти для бухгалтерії. Звіт за період про кожне закриття з проміжними підсумками за днями й експортом у CSV, а також таблиця закриттів фінансового відділу з підсумками.

Що робити, коли закритий день виявився помилковим?

Закритий день доступний лише для читання. Знову відкрити його може лише керівник, із письмовою причиною; день повертається в стан чернетки з поточними цифрами, а те, хто відкрив його знову, коли й чому, потрапляє в примітки до закриття. Користувач фінансового відділу може закрити день, але не відкрити знову. Щойно день фінансового відділу на якусь дату закрито, жодне закриття диспетчера за цю дату не можна змінити, доки керівник спершу не відкриє знову день фінансового відділу. Кожне закриття зберігає, хто його виконав, коли, хто прийняв водія, кожну суму, причину й примітку.

Ролі розмежовують роботу: фінансовий відділ після входу потрапляє одразу в касу й оновлює закриття фінансового відділу; диспетчер приймає водіїв і закриває власний день, а фінансову частину бачить лише для перегляду; керівник робить усе; планувальники каси не бачать.

Як диспетчер передає готівку фінансовому відділу?

Прийнявши своїх водіїв, диспетчер закриває власний день: скільки готівки, скільки в чеках і скільки чеків він передає фінансовому відділу. Картки показують, що він отримав від водіїв, закритих на цю дату, ще не прийняті маршрути перелічено червоним, а розбіжність потребує письмової причини. «Закрити для бухгалтерії» передає саме те, що отримано від водіїв сьогодні, і закриває день диспетчера одним дотиком.

Потім фінансовий відділ фіксує, що фактично отримав, у закритті свого дня — одне на дату, порівняно з кожною передачею диспетчерів за цю дату. Місячний звіт для бухгалтера — це один експорт у CSV із таблиці закриттів фінансового відділу, з готівкою й чеками окремо, кількостями, розбіжностями й причинами.

Які KPI варто відстежувати компанії з оплатою під час доставки?

Умовний приклад із вигаданими цифрами для дистриб’ютора, чиї 10 водіїв щодня збирають готівку. Це не твердження про жодного клієнта OptiRoutes.

Як почати працювати з оплатою під час доставки в OptiRoutes?

Додайте слово «готівка» до назв клієнтів, що платять готівкою, вкажіть ціни в їхніх замовленнях, щоб сума до сплати була відома, і підготуйте причини нестачі готівки в розділі «Налаштування» → «Готові примітки». Додайте кожному клієнтові з готівкою електронну пошту в картці клієнта, якщо хочете надсилати квитанції. Потім проведіть один день через пробний період — 3 дні безкоштовно, до 50 адрес на день, без картки.

Поширені запитання