Perancangan laluan untuk pengedaran tunai semasa penghantaran
OptiRoutes mengendalikan tunai semasa penghantaran daripada hentian hingga ke akauntan: pelanggan tunai ditandakan dalam aplikasi pemandu, pemandu merekod tunai dan cek yang dikutip dengan sebab bagi sebarang perbezaan, mengisytiharkan jumlah pada akhir hari, dan kaunter tunai mengira serta menutup hari setiap pemandu pelanggan demi pelanggan, dengan resit dihantar melalui e-mel kepada pelanggan yang membayar.
Dikemas kini:
Bagaimanakah rupa hari dalam operasi tunai semasa penghantaran?
Dalam banyak perniagaan pengedaran, sebahagian pelanggan masih membayar kepada pemandu: kedai runcit kecil, kiosk, gerai pasar dan restoran yang membayar secara tunai atau cek semasa penghantaran. Wang itu ialah sebahagian daripada laluan. Pemandu perlu tahu pelanggan mana yang membayar, berapa banyak setiap pelanggan berhutang, dan apa yang perlu dilakukan apabila pelanggan membayar kurang atau membayar kemudian. Tanpa sistem, semua ini disimpan dalam nota kertas di kabin.
Pejabat menanggung bahagian yang lebih sukar. Apabila pemandu kembali, seseorang perlu menerima setiap pemandu: mengira wang, menyemak cek, membandingkannya dengan jumlah yang perlu dibayar, mengumpul nota penghantaran bertandatangan dan palet yang dipulangkan, dan mencari tahu mengapa laluan 4 kurang beberapa ratus. Kemudian penyelaras penghantaran menyerahkan tunai hari itu kepada kewangan, kewangan mengira apa yang diterima daripada semua penyelaras, dan bahagian perakaunan mahukan laporan bagi setiap hari, setiap pemandu dan setiap bulan.
Setiap langkah membuka peluang kepada perbezaan yang tidak dapat dijelaskan oleh sesiapa seminggu kemudian. Matlamatnya mudah: setiap jumlah direkod sekali sahaja, di sumbernya, dan setiap perbezaan disertai sebab dan nama.
Ciri OptiRoutes manakah yang paling penting untuk tunai semasa penghantaran?
- Pelanggan tunai mengikut nama. Pelanggan yang namanya mengandungi perkataan untuk tunai — dalam bahasa Anda atau dalam bahasa Ibrani — ialah pelanggan tunai, ditandakan dengan simbol mata wang dalam senarai hentian pemandu. Tiada perkara lain yang perlu disediakan.
- Amaran kutipan semasa ketibaan. Menandakan ketibaan di pelanggan tunai membuka amaran dengan jumlah yang perlu dibayar mengikut pesanan. Tanpa harga pada pesanan, amaran memaparkan “jumlah tidak diketahui” dan pemandu memasukkan jumlah yang dikutip.
- Tunai, cek dan sebab bagi setiap perbezaan. Skrin kutipan menerima tunai, jumlah cek, bilangan cek dan nota bebas. Apabila jumlah yang dikutip berbeza daripada jumlah yang perlu dibayar, aplikasi mewajibkan sebab daripada senarai catatan perbezaan tunai Anda.
- Pengisytiharan akhir hari. Aplikasi memaparkan jumlah mengikut laporan, dan pemandu mengisytiharkan apa yang benar-benar dibawa balik. Laluan kemudian menjadi “menunggu penutupan” di kaunter tunai.
- Kaunter tunai. Papan pemuka harian dengan setiap laluan, jumlahnya, lima semakan — wang, palet, nota, POD dan bekalan — dan statusnya: belum kembali, menunggu penutupan, draf, ditutup, ditutup dengan pengecualian, perlu perhatian. Lihat tunai dan penutupan hari.
- Menerima pemandu pelanggan demi pelanggan. Bagi setiap pelanggan: dokumen dengan butang V bagi setiap semakan (contohnya cop merah), tunai dan cek yang diterima berbanding laporan pemandu, dan perbezaan semasa.
- Penutupan penyelaras dan kewangan. Penyelaras penghantaran menutup harinya dan menyerahkan tunai dan cek kepada kewangan; kewangan menutup hari kewangan berbanding setiap serahan penyelaras pada tarikh itu.
- Resit dan pengesahan melalui e-mel. Selepas hari ditutup, setiap pelanggan yang membayar menerima resit dengan jumlah, tarikh dan laluan, dan pemandu menerima pengesahan deposit.
- Laporan untuk perakaunan. Laporan julat tarikh bagi setiap penutupan dengan subjumlah harian dan eksport CSV, serta jadual penutupan kewangan dengan jumlah keseluruhan.
Apakah yang berlaku apabila hari yang ditutup ternyata salah?
Hari yang ditutup hanya boleh dibaca. Hanya pengurus boleh membukanya semula, dengan sebab bertulis; hari itu kembali menjadi draf dengan angka semasa, dan siapa yang membukanya semula, bila dan mengapa dimasukkan ke dalam nota penutupan. Pengguna kewangan boleh menutup tetapi tidak boleh membuka semula. Setelah hari kewangan bagi sesuatu tarikh ditutup, tiada penutupan penyelaras pada tarikh itu boleh berubah sehingga pengurus membuka semula hari kewangan terlebih dahulu. Setiap penutupan menyimpan siapa yang menutupnya, bila, siapa yang menerima pemandu, setiap jumlah, sebab dan nota.
Peranan memastikan kerja diasingkan: kewangan terus ke kaunter tunai selepas log masuk dan mengemas kini penutupan kewangan; penyelaras penghantaran menerima pemandu dan menutup harinya sendiri, serta melihat bahagian kewangan dalam mod paparan sahaja; pengurus melakukan segala-galanya; perancang tidak melihat kaunter tunai.
Bagaimanakah penyelaras menyerahkan tunai kepada kewangan?
Setelah penyelaras penghantaran menerima pemandunya, dia menutup harinya sendiri: berapa banyak tunai, berapa banyak dalam cek dan berapa keping cek yang diserahkan kepada kewangan. Kad memaparkan apa yang diterima daripada pemandu yang ditutup pada tarikh itu, laluan yang belum diterima disenaraikan dalam warna merah, dan sebarang perbezaan memerlukan sebab bertulis. “Tutup kepada perakaunan” menyerahkan tepat apa yang diterima daripada pemandu hari ini dan menutup hari penyelaras dengan satu ketikan.
Kewangan kemudian melaporkan apa yang benar-benar diterima dalam penutupan hari kewangan — satu bagi setiap hari, berbanding setiap serahan penyelaras pada tarikh itu. Laporan bulanan untuk akauntan ialah satu eksport CSV daripada jadual penutupan kewangan, dengan tunai dan cek secara berasingan, kiraan, perbezaan dan sebab.
KPI manakah yang patut dipantau oleh operasi tunai semasa penghantaran?
Contoh ilustrasi dengan angka rekaan untuk pengedar yang 10 pemandunya mengutip tunai setiap hari. Ia bukan dakwaan tentang mana-mana pelanggan OptiRoutes.
| KPI | Di mana Anda melihatnya dalam OptiRoutes | Minggu ilustrasi |
|---|---|---|
| Hari ditutup dengan pengecualian | Kaunter tunai, kad “Ditutup dengan pengecualian” | 3 daripada 50 |
| Jumlah perbezaan dalam mata wang syarikat | Kaunter tunai, kad “Perbezaan” | −$412 |
| Pelanggan tunai yang dihantar tanpa laporan kutipan | Amaran kaunter tunai dan akhir hari pemandu | 5 |
| Laluan yang belum ditutup di kaunter tunai | Aliran hari, kad penutupan hari | 0 pada hujung minggu |
| Resit yang gagal dihantar | Skrin penutupan, status resit | 2 (tiada e-mel pada kad pelanggan) |
Bagaimanakah memulakan tunai semasa penghantaran dalam OptiRoutes?
Tambah perkataan untuk tunai pada nama pelanggan tunai Anda, tetapkan harga pada pesanan mereka supaya jumlah yang perlu dibayar diketahui, dan sediakan sebab perbezaan tunai Anda di Tetapan → Catatan sedia. Berikan setiap pelanggan tunai e-mel pada kad pelanggan jika Anda mahu resit dihantar. Kemudian jalankan satu hari melalui percubaan — 3 hari percuma, sehingga 50 alamat sehari, tanpa kad.
Mahu kami membimbing kaunter tunai Anda melalui hari ujian? Bercakap dengan kami.
Percubaan percuma 3 hari · sehingga 50 alamat sehari · tanpa kad kredit
Soalan lazim
Bagaimanakah aplikasi mengetahui pelanggan mana yang membayar tunai?
Melalui nama: pelanggan yang namanya mengandungi perkataan untuk tunai ialah pelanggan tunai. Pemandu melihat simbol mata wang di sebelahnya dalam senarai hentian, dan ketibaan membuka amaran kutipan.
Bolehkah pemandu mengutip cek juga?
Ya. Skrin kutipan merekod tunai, jumlah cek, bilangan cek dan nota cek seperti nombor dan bank.
Bagaimana jika pelanggan membayar kurang daripada jumlah yang perlu dibayar?
Aplikasi mewajibkan sebab bagi perbezaan itu, dipilih daripada catatan perbezaan tunai yang Anda sediakan. Di kaunter tunai, perbezaan dipaparkan pada pelanggan dan laluan, dan penutupan dengan perbezaan memerlukan sebab.
Siapakah yang boleh membuka semula hari yang ditutup?
Hanya pengurus, dengan sebab sekurang-kurangnya dua aksara. Hari itu kembali menjadi draf dan mesti ditutup semula; pembukaan semula dicatat dalam nota penutupan.
Adakah pelanggan yang membayar menerima resit?
Ya. Selepas hari ditutup, setiap pelanggan yang membayar dan mempunyai e-mel pada kad pelanggan menerima resit dengan jumlah, tarikh dan laluan. Pelanggan tanpa e-mel tidak menerima apa-apa, dan skrin penutupan memaparkan “tiada e-mel”.
Mulakan percubaan percuma — 3 hari, tanpa kad
Percubaan percuma 3 hari · sehingga 50 alamat sehari · tanpa kad kredit