Planowanie tras w dystrybucji z płatnością przy odbiorze

Jak wygląda dzień w firmie z płatnością przy odbiorze?

W wielu firmach dystrybucyjnych część klientów wciąż płaci kierowcy: małe sklepy spożywcze, kioski, stoiska targowe i restauracje, które płacą gotówką lub czekiem przy dostawie. Te pieniądze są częścią trasy. Kierowca musi wiedzieć, którzy klienci płacą, ile każdy jest winien i co robić, gdy klient zapłaci mniej lub później. Bez systemu to wszystko żyje na kartkach w kabinie.

Biuro ma trudniejszą część. Gdy kierowcy wracają, ktoś musi przyjąć każdego z nich: przeliczyć pieniądze, sprawdzić czeki, porównać je z należnościami, zebrać podpisane dowody dostawy i zwrócone palety oraz ustalić, dlaczego na trasie 4 brakuje kilkuset. Potem dyspozytor przekazuje gotówkę z danego dnia działowi finansów, dział finansów liczy, co otrzymał od wszystkich dyspozytorów, a księgowość chce raportu za dzień, za kierowcę i za miesiąc.

Każdy krok to okazja do różnicy, której tydzień później nikt nie potrafi wyjaśnić. Cel jest prosty: każda kwota zapisana raz, u źródła, a każda różnica z powodem i nazwiskiem.

Które funkcje OptiRoutes są najważniejsze przy płatności przy odbiorze?

• Klienci gotówkowi według nazwy. Klient, którego nazwa zawiera słowo oznaczające gotówkę – we własnym języku lub po hebrajsku – jest klientem gotówkowym i ma symbol waluty na liście przystanków kierowcy. Niczego więcej nie trzeba konfigurować.
• Komunikat o pobraniu przy przyjeździe. Oznaczenie przyjazdu do klienta gotówkowego otwiera komunikat z kwotą należną według zamówienia. Bez ceny w zamówieniu komunikat pokazuje „kwota nieznana”, a kierowca wpisuje, co pobrał.
• Gotówka, czeki i powód każdej różnicy. Ekran pobrania przyjmuje gotówkę, kwotę czeków, liczbę czeków i dowolną notatkę. Gdy pobrana kwota różni się od należnej, aplikacja wymaga powodu z listy uwag o różnicach w gotówce.
• Deklaracja na koniec dnia. Aplikacja pokazuje sumy według raportów, a kierowca deklaruje, co faktycznie przywozi. Trasa otrzymuje wtedy w kasie status „oczekuje na zamknięcie”.
• Kasa. Pulpit dzienny z każdą trasą, jej kwotami, pięcioma kontrolami – pieniądze, palety, dokumenty, POD i dostawa towaru – oraz statusem: niepowrócone, oczekuje na zamknięcie, wersja robocza, zamknięte, zamknięte z wyjątkiem, wymaga uwagi. Zobacz gotówka i zamknięcie dnia.
• Przyjmowanie kierowcy klient po kliencie. Dla każdego klienta: dokumenty z przyciskiem V dla każdej kontroli (np. czerwonej pieczątki), gotówka i czeki przyjęte w zestawieniu z raportem kierowcy oraz bieżąca różnica.
• Zamknięcia dyspozytora i działu finansów. Dyspozytor zamyka swój dzień i przekazuje gotówkę i czeki działowi finansów; dział finansów zamyka dzień finansowy w zestawieniu z każdym przekazaniem dyspozytora z danej daty.
• Potwierdzenia e-mailem. Po zamknięciu dnia każdy płacący klient otrzymuje potwierdzenie wpłaty z kwotą, datą i trasą, a kierowca – potwierdzenie rozliczenia.
• Raporty dla księgowości. Raport wszystkich zamknięć za wybrany okres z sumami dziennymi i eksportem CSV oraz tabela zamknięć działu finansów z sumami.

Co się dzieje, gdy zamknięty dzień okazuje się błędny?

Zamknięty dzień jest tylko do odczytu. Ponownie otworzyć go może wyłącznie kierownik, podając pisemny powód; dzień wraca do wersji roboczej z bieżącymi liczbami, a informacja, kto, kiedy i dlaczego go otworzył, trafia do notatek zamknięcia. Użytkownik działu finansów może zamknąć dzień, ale nie może go ponownie otworzyć. Gdy dzień finansowy danej daty jest zamknięty, żadnego zamknięcia dyspozytora z tej daty nie można zmienić, dopóki kierownik najpierw nie otworzy ponownie dnia finansowego. Każde zamknięcie zachowuje informację, kto je wykonał, kiedy, kto przyjął kierowcę, oraz każdą kwotę, powód i notatkę.

Role rozdzielają pracę: dział finansów po zalogowaniu trafia od razu do kasy i aktualizuje zamknięcie finansowe; dyspozytor przyjmuje kierowców i zamyka własny dzień, a część działu finansów widzi tylko do wglądu; kierownik może wszystko; planiści nie widzą kasy.

Jak dyspozytor przekazuje gotówkę działowi finansów?

Gdy dyspozytor przyjmie swoich kierowców, zamyka własny dzień: ile gotówki, jaką kwotę w czekach i ile czeków przekazuje działowi finansów. Karty pokazują, co przyjął od kierowców zamkniętych w danym dniu, trasy jeszcze nieprzyjęte są wyświetlane na czerwono, a różnica wymaga pisemnego powodu. „Zamknij do księgowości” przekazuje dokładnie to, co dziś przyjęto od kierowców, i zamyka dzień dyspozytora jednym dotknięciem.

Następnie dział finansów raportuje, co faktycznie otrzymał, w zamknięciu dnia działu finansów – jednym na dzień, w zestawieniu z każdym przekazaniem dyspozytora z danej daty. Miesięczny raport dla księgowego to jeden eksport CSV z tabeli zamknięć działu finansów, z osobno wykazaną gotówką i czekami, liczbami, różnicami i powodami.

Jakie KPI powinna śledzić firma z płatnością przy odbiorze?

Przykład poglądowy z fikcyjnymi liczbami dla dystrybutora, którego 10 kierowców codziennie pobiera gotówkę. Nie jest to twierdzenie dotyczące żadnego klienta OptiRoutes.

Jak zacząć z płatnością przy odbiorze w OptiRoutes?

Wystarczy dodać słowo oznaczające gotówkę do nazw klientów gotówkowych, ustawić ceny w ich zamówieniach, aby kwota do zapłaty była znana, i przygotować powody różnic w gotówce w sekcji Ustawienia → Gotowe uwagi. Jeśli mają być wysyłane potwierdzenia wpłaty, każdy klient gotówkowy powinien mieć adres e-mail na karcie klienta. Następnie warto przeprowadzić jeden dzień w okresie próbnym – 3 dni za darmo, do 50 adresów dziennie, bez karty.

Najczęściej zadawane pytania