Funkcje OptiRoutes

Co OptiRoutes robi dla firmy dostawczej?

Większość zespołów dystrybucyjnych prowadzi swój dzień w kilku narzędziach naraz: systemie zamówień, arkuszu z trasami, telefonach i wiadomościach do kierowców, papierowych dowodach dostawy i zeszycie kasowym. OptiRoutes zastępuje luki między nimi jednym przepływem. Zamówienia napływają i są weryfikowane; trasy są planowane i dopracowywane; kierowcy odbierają je na telefonie i raportują każdy przystanek z potwierdzeniem; biuro śledzi pracę w terenie na żywo, a na koniec dnia kasa zamyka każdego kierowcę w zestawieniu z jego raportami.

Poniższe obszary funkcji odpowiadają temu przepływowi. Każdy ma własną stronę ze szczegółami, ustawieniami i pytaniami, które zwykle zadają planiści. Konfiguracja to krótki kreator pierwszych kroków, opisany na stronie jak to działa, a cena zależy od linii – szczegóły w cenniku.

Planowanie tras

Serce OptiRoutes: od zamówień z danego dnia do planu tras, każdej z kierowcą, pojazdem i przystankami we właściwej kolejności. Zamówienia wczytuje się z plików Excel, CSV lub z firmowego systemu, każdy adres jest weryfikowany na mapie przed planowaniem, a kreator planowania dzieli zamówienia według wybranej metody i limitów. Następnie na ekranie tras plan dopracowuje się, przeciągając przystanki na mapie lub między kartami tras.

• Pięć metod planowania – od planowania Learning AI po grupowanie według miast lub według linii z pliku zamówień.
• Linie priorytetowe dla kluczowych klientów lub typów zawartości, rundy dostaw oraz okna czasowe z kilkoma poziomami rygoru.
• Blokowanie, kopie zapasowe i jasny wybór, co zrobić z zamówieniami napływającymi po zaplanowaniu.

Więcej o planowaniu tras.

Planowanie AI i strefy

Planowanie Learning AI dzieli przystanki danego dnia między kierowców i ustala kolejność na każdej trasie, budując linie na podstawie doświadczeń z ostatnich planowań i tras, którymi kierowcy faktycznie jeżdżą. Działa w granicach limitów przystanków, godzin, kilometrów i ładowności, a na każdej karcie trasy można otworzyć przesłanki stojące za trasą. Uzupełniają je obszary dostaw i strefy zamknięte, które dają stały podział tam, gdzie jest potrzebny.

• Metoda, która dostosowuje się do sposobu pracy: im częściej się z nią planuje, tym bliżej trasy są rzeczywistej działalności.
• Obszary dostaw rysowane na mapie, w szablonie na każdy dzień tygodnia, każdy ze stałym kierowcą.
• Strefy zamknięte, które zawsze są planowane jako osobne linie, przed jakimkolwiek innym planowaniem.

Więcej o planowaniu AI i strefach.

Aplikacja kierowcy

Kierowcy odbierają trasy na telefonie i realizują je przystanek po przystanku. Aplikacja otwiera nawigację, rejestruje przyjazd, dostawę lub niedostarczenie z powodem, odbiory, zwroty, pozycje i palety, a tam, gdzie firma tego wymaga, zbiera potwierdzenia i gotówkę. Przed zamknięciem dnia sprawdza, czy nic nie zostało niezaraportowane, i działa dalej mimo krótkich utrat zasięgu.

• Nawigacja w Waze lub w Mapach Apple na iPhonie, według adresu lub dokładnych współrzędnych.
• Wymogi dla każdego kierowcy: zdjęcie, podpis, nazwisko odbiorcy, raport palet i GPS.
• 34 języki, tryb rękawic z dużymi przyciskami i regulowany rozmiar tekstu.

Więcej o funkcjach aplikacji kierowcy lub o tym, jak pobrać aplikację.

Potwierdzenie dostawy

Klienci podpisują dowód dostawy na telefonie kierowcy – własny PDF zamówienia z firmowego systemu lub pusty szablon – z możliwością dołączenia do trzech zdjęć, uwag i zwrotów. Podpisane dowody są przechowywane z zamówieniem, wysyłane e-mailem według reguł i dostępne dla każdego dnia w jednym pliku ZIP, więc spór rozstrzyga dokument, a nie telefon.

• Podpisywanie można zablokować bez pliku oryginalnego dowodu lub przy wyłączonym GPS.
• Trzy ścieżki e-mail: każdy podpis, podpisy z uwagą, podpisy ze zwrotami.
• Dzienne archiwum POD i dostęp przez Files API dla firmowych systemów.

Więcej o potwierdzeniu dostawy.

Gotówka i zamknięcie dnia

Firmom, które pobierają pieniądze przy dostawie, OptiRoutes rejestruje gotówkę i czeki u klienta i zamyka dzień każdego kierowcy w kasie. Kasa przyjmuje kierowcę klient po kliencie, odhacza każdy dokument, liczy palety i skrzynki plastikowe i dokumentuje każdą różnicę z podaniem powodu; następnie dyspozytorzy przekazują rozliczenie działowi finansów, a księgowość eksportuje raport za wybrany okres.

• Klienci gotówkowi rozpoznawani po słowie oznaczającym gotówkę w nazwie, w dowolnym obsługiwanym języku.
• Sześć statusów zamknięcia, pięć kontroli na trasę i pole alertów dla każdej różnicy.
• Potwierdzenia wpłaty dla płacących klientów i potwierdzenia rozliczenia dla kierowców, e-mailem.

Więcej o gotówce i zamknięciu dnia.

Śledzenie na żywo i dyspozycja

Gdy trasy są w drodze, mapa dystrybucji w czasie rzeczywistym pokazuje trasę każdego kierowcy, status każdego przystanku i jego terminowość względem planu lub okna klienta. Przebieg dnia na ekranie głównym stawia na pierwszym miejscu to, co blokuje pracę – kierowcę bez lokalizacji, trasę, która nie wystartowała na czas, niedostarczone zamówienia – a historia przejazdów pokazuje faktycznie przejechaną drogę z dowolnego minionego dnia.

• Przystanki oznaczone jako dostarczone, niedostarczone, dostarczone z odstępstwem lub w toku, z terminowością: na czas, spóźnione lub przed czasem.
• Filtry: niedostarczone, jeszcze niezaraportowane i nieterminowe.
• SMS i WhatsApp do kierowców, podwykonawców, klientów i kierowników.

Więcej o śledzeniu na żywo i dyspozycji.

Palety i załadunek ciężarówki

OptiRoutes rozmieszcza zamówienia każdej trasy na paletach w ciężarówce w granicach limitów sztuk, objętości i wagi, rozdziela grupy, takie jak towary chłodzone i mrożone, a palety pierwszych przystanków ustawia przy drzwiach. Układ można przejrzeć i zmienić na ekranie, powierzyć kierowcy w aplikacji, wydrukować dla magazynierów i wyeksportować z numerami palet.

• Miejsca paletowe dla każdego typu pojazdu, strefa chłodzona i limity dla każdego typu palety.
• Cały klient na jednej palecie, własne palety dla dużych klientów i grupy konsolidacyjne.
• Kody kreskowe pojazdów do skanowania cross-dock – dla firm, które tak pracują.

Więcej o paletach i załadunku ciężarówki.

Powiadomienia dla klientów i okna czasowe

Każdy klient może mieć okna czasowe dostaw na poszczególne dni tygodnia, planowanie je respektuje, a klienci wiedzą, kiedy spodziewać się kierowcy. SMS-y zawierają własną szacowaną godzinę przyjazdu każdego klienta, opcjonalnie jako przedział godzin, oraz link do strony pokazującej, kiedy kierowca ma przyjechać. Później przegląd okresu mierzy, ile dostaw zrealizowano w oknie.

• Wiadomości z ekranu tras, z aplikacji kierowcy, na koniec poprzedniego przystanku i na początku trasy.
• Alert dla kierowników, gdy kierowca pominie przystanek.
• Czasy oczekiwania dla klientów znanych z długich kolejek do rozładunku.

Więcej o powiadomieniach i oknach czasowych.

Raporty i oceny kierowców

Raporty kierowców obejmują dowolny zakres dat – wyjątki od okien czasowych, wizyty, trasy, raporty dostaw z pozycjami, zwroty i palety, pobrania i wydatki – i eksportują się do Excela. Przegląd okresu porównuje ostatnie 7 lub 14 dni z poprzednim okresem. Wyniki kierowców oceniają kierowców względem własnych ważonych celów firmy i zamieniają zrealizowane cele na propozycje premii zatwierdzane przez kierownika.

• Wskaźnik dostaw, niedostarczone, dostawy w oknie i najczęstsze przyczyny niedostarczenia.
• Do 12 wskaźników, cele dzienne, tygodniowe i miesięczne, reguły premii z progami oraz rejestr.
• Kierowcy widzą w aplikacji tylko własne wyniki.

Więcej o raportach i ocenach kierowców.

Języki i kraje

System webowy, jego przewodniki i e-maile oraz aplikacja kierowcy są dostępne w 34 językach, w tym w zapisywanych od prawej do lewej hebrajskim i arabskim. Kraj adresu firmy ustala język firmy, walutę, jednostki, formaty liczb i dat oraz pierwszy dzień tygodnia, a każdy użytkownik pracuje we własnym języku.

• Menu języków uporządkowane według kraju firmy.
• Waluta i jednostki jako etykiety, nigdy ukryte przeliczenia.
• Kierowcy i pracownicy biura – każdy we własnym języku – na tych samych trasach.

Więcej o językach i krajach oraz o łączeniu firmowych systemów na stronie integracji.

Klienci, pojazdy i ustawienia firmy

Za codziennymi ekranami stoją dane, dzięki którym planowanie jest precyzyjne. Zarządzanie klientami przechowuje zweryfikowany adres każdego klienta na mapie obok pierwotnego, czas postoju, okna czasowe i uwagi dystrybucyjne; to, co tam zapisano, towarzyszy klientowi przy każdej dostawie, a plik klientów wczytuje lub aktualizuje wielu klientów naraz. Ustawienia pojazdów zawierają ładowność i miejsca paletowe każdego typu pojazdu oraz przewożone typy zawartości. Linie wiążą stały numer linii z jej stałym kierowcą i pojazdem, więc wybór jednego uzupełnia resztę.

Kontrola pozostaje w rękach kierownika. Użytkownicy i role decydują, kto się loguje i co widzi każda rola, z przełącznikiem podglądu i edycji dla każdego ekranu i roli. Użytkownik jest zalogowany jednocześnie tylko na jednym urządzeniu, a dziennik zmian ustawień rejestruje każdy zapis – kto, kiedy, stara i nowa wartość. Klucze API dla firmowych systemów tworzy, ogranicza i unieważnia kierownik, a każde wywołanie jest rejestrowane.

Pomoc wbudowana w każdy ekran

Każdy ekran ma przycisk Przewodnik, który otwiera przewodnik obok ekranu, nie blokując pracy, w języku użytkownika. Wyszukiwarka obejmuje wszystkie przewodniki i otwiera wynik we właściwym rozdziale, nazwy pól w przewodniku podświetlają pole na ekranie, a ikona „i” przy każdym ustawieniu wyjaśnia, co ono robi i kiedy działa. Wskazówki są oznaczone według rodzaju – skrót, uwaga, zalecane, oszczędność czasu, częsty błąd – i wyświetlają się na zmianę na ekranie podczas obliczania tras.

Ekran Wersje wymienia prostymi słowami, co zawiera każda opublikowana wersja, z linkami do zaktualizowanych przewodników, a dzwonek Wiadomości gromadzi komunikaty od zespołu OptiRoutes, z ważnymi oznaczonymi gwiazdką. Nowe firmy dostają też kreator pierwszych kroków, który może być otwarty obok przewodnika i konfigurowanego ekranu.

Planowanie ręczne, arkusze kalkulacyjne czy OptiRoutes?

Wiele zespołów zaczyna od tras układanych ręcznie lub w arkuszu kalkulacyjnym. Poniższa tabela porównuje trzy sposoby pracy przy zadaniach dnia dystrybucji. Opisuje typową praktykę, a nie konkretny produkt.

Porównania z konkretnymi produktami do planowania tras znajdują się na stronach porównań.

Które funkcje skonfigurować najpierw?

1. Dane firmy, kierowcy i zamówienia z jednego dnia – obejmuje je kreator pierwszych kroków, który planuje też pierwsze trasy.
2. Pojazdy i ich ładowność – aby planowanie poprawnie wypełniało każdą ciężarówkę i oznaczało trasy przekraczające ładowność.
3. Okna czasowe i czasy postoju klientów – dla klientów, którzy przyjmują towar w ustalonych godzinach lub długo rozładowują.
4. Wymogi aplikacji kierowcy – przed startem warto zdecydować, którzy kierowcy potrzebują zdjęcia, podpisu lub raportu palet.
5. Dodatki, z których korzysta firma – kasa przy płatności przy odbiorze, układanie palet przy ładunkach paletowych, automatyczne wczytywanie lub Files API, gdy ERP ma zasilać OptiRoutes, oraz oceny kierowców, gdy zbierze się kilka tygodni danych.

Kto korzysta z jakich funkcji?

OptiRoutes ma cztery role biurowe i trzy role w aplikacji, a każda widzi to, czego potrzebuje do pracy. Kierownik firmy może zmieniać, ekran po ekranie, która rola co widzi lub edytuje.

Różne branże opierają się na różnych funkcjach – dystrybutorzy w łańcuchu chłodniczym na paletach i typach zawartości, firmy z płatnością przy odbiorze na kasie. Na stronach branżowych widać, jak wygląda dzień planisty w każdej z nich.

Najczęściej zadawane pytania