Pobieranie gotówki i zamknięcie dnia kierowcy

Jak działa pobieranie gotówki – od klienta do raportu?

1. Klienci gotówkowi są oznaczani

   Klient, którego nazwa zawiera słowo oznaczające gotówkę w dowolnym z 34 języków, jest klientem gotówkowym; sklep typu „Cash & Carry” się nie liczy. Niczego więcej nie trzeba konfigurować.

2. Kierowca pobiera należność

   U klienta aplikacja pokazuje kwotę do zapłaty z zamówienia, a kierowca rejestruje gotówkę, czeki i liczbę czeków. Różnica wymaga podania powodu.

3. Kierowca składa deklarację

   Na koniec dnia kierowca deklaruje, co przywozi, a trasa otrzymuje w kasie status „oczekuje na zamknięcie”.

4. Kasa przyjmuje kierowcę

   Klient po kliencie kasa odznacza dokumenty, potwierdza kwoty i liczy palety oraz skrzynki plastikowe, a następnie zamyka dzień kierowcy.

5. Zamknięcie dyspozytora i działu finansów

   Dyspozytor przekazuje pieniądze działowi finansów, dział finansów rejestruje, co otrzymał, a księgowość generuje raport za wybrany okres.

Każda wartość jest obliczana raz na serwerze, więc pulpit, ekran zamknięcia i raport nigdy się nie różnią. Kwoty są wyświetlane w walucie firmy wybranej w danych firmy.

Pulpit kasy

Pierwsza zakładka kasy zawiera listę wszystkich tras danego dnia ze stanem ich zamknięcia. Osiem kart podsumowuje dzień: trasy, zamknięte, niepowrócone, oczekiwane, zgłoszone, przyjęte, różnice i zamknięcia z wyjątkami. Pole alertów zbiera wszystko, co wymaga obsługi – różnice w gotówce, brakujące palety, dostawy niezamknięte w POD i niedostarczone przystanki – według trasy i kierowcy.

Każdy wiersz zawiera pięć kontroli – pieniądze, palety, dokumenty, POD i dostawa towaru – oznaczonych kolorem zielonym (w porządku), czerwonym (różnica) lub niebieskim (jeszcze niesprawdzone). Dopóki kierowca nie zadeklaruje końca dnia, kontrole pokazują kreskę zamiast zera, bo nic nie zostało jeszcze sprawdzone. Pulpit odświeża się co minutę, a każdą kolumnę można sortować i filtrować.

Przyjmowanie kierowcy klient po kliencie

Ekran zamknięcia kierowcy jest przystosowany do tabletu w bazie. Wymienia klientów trasy w kolejności przystanków, każdego ze znacznikiem POD, pobraniem (oczekiwane, zgłoszone przez kierowcę i przyjęte) oraz małym znacznikiem przy każdej wykonanej kontroli. Dotknięcie klienta otwiera panel z każdym dokumentem i dużym przyciskiem odhaczenia dla każdej kontroli – np. czerwona pieczątka i pieczątka; własne kontrole dodaje się w ustawieniach gotowych uwag.

Dla klienta gotówkowego panel przyjmuje gotówkę, czeki, liczbę czeków i notatkę do czeków – wypełnione danymi z raportu kierowcy, dopóki nie wpisze się czegoś innego – z bieżącą różnicą obok. Sumy trasy są sumą klientów i nigdy nie wpisuje się ich ręcznie. Szybkie filtry pokazują wszystkich klientów, jeszcze niesprawdzonych, klientów gotówkowych lub klientów z problemami. Dla kontekstu wyświetlane są wypłaty i wydatki kierowcy z danego dnia, bo często wyjaśniają różnicę w gotówce.

Palety, skrzynki plastikowe i powody różnic

Gdy raportowanie palet jest włączone, kierowca rejestruje palety odebrane na każdym przystanku, a kasa wpisuje, ile faktycznie wróciło w stosunku do tej wartości; różnica jest sygnalizowana i można do niej dodać notatkę. Skrzynki plastikowe są liczone jako przyjęte, a liczba podana przez kierowcę jest widoczna informacyjnie. Każda różnica w gotówce wymaga powodu przed zamknięciem dnia – wybranego jednym dotknięciem z przygotowanych powodów różnic lub wpisanego. Komunikat pod przyciskiem zamknięcia mówi dokładnie, czego jeszcze brakuje: powodu różnicy, nazwiska osoby, która przyjęła kierowcę, lub zaznaczenia potwierdzenia. Notatki zamknięcia przyjmują gotowe uwagi do zamknięcia dnia – każde kliknięcie dodaje jedną – lub dowolny tekst.

Zamykanie, ponowne otwieranie i przekazanie do działu finansów

Potwierdź i zamknij dzień ostatecznie blokuje dzień kierowcy; Zapisz wersję roboczą zachowuje wpisane dane i pozostawia dzień otwarty. Zapisywane są: kto zamknął, kiedy, kto przyjął kierowcę, każda kwota, powód i notatka. Zamknięty dzień jest tylko do odczytu. Jeśli raporty kierowcy dotrą po zamknięciu, kierownik może ponownie otworzyć dzień, podając pisemny powód, a informacja, kto, kiedy i dlaczego go otworzył, trafia do notatek zamknięcia.

Gdy dyspozytor przyjmie swoich kierowców, zamyka własny dzień: ile gotówki, jaką kwotę w czekach i ile czeków przekazuje działowi finansów, z powodem każdej różnicy. Zamknij do księgowości robi to jednym dotknięciem, dokładnie z tym, co przyjęto od kierowców. W zamknięciu dnia działu finansów dział finansów rejestruje, co faktycznie otrzymał, w zestawieniu z przekazaniem każdego dyspozytora; po zamknięciu kierownik musi je ponownie otworzyć, zanim jakiekolwiek zamknięcie dyspozytora z tej daty będzie można zmienić.

Automatycznie wysyłane są dwa e-maile: po zamknięciu dnia każdy płacący klient otrzymuje potwierdzenie wpłaty z kwotą, datą i trasą, a przy zamknięciu kierowca otrzymuje potwierdzenie rozliczenia z przekazanymi kwotami, informacją, kto je przyjął i kiedy.

Raporty dla księgowości

Raport za wybrany okres wymienia wszystkie zamknięcia kierowców między dwiema datami, jeden wiersz na trasę i dzień, z sumami dziennymi oraz sumami zgłoszonymi, przyjętymi i różnicami. Eksportuj CSV pobiera go do Excela z kwotami jako liczbami oraz kolumnami, których nie ma w tabeli – osobno gotówka i czeki, powód różnicy i osoba, która przyjęła kierowcę. Tabela zamknięć działu finansów oferuje to samo dla dni działu finansów, do 92 dni naraz; miesięczny plik dla księgowego to zakres jednego miesiąca i jedno kliknięcie. Dla miesiąca jednego kierowcy wystarczy wybrać miesiąc, przefiltrować kolumnę kierowcy i wyeksportować dokładnie te wiersze.

Kto co robi w kasie

Dyspozytor przyjmuje kierowców i zamyka własny dzień, a część działu finansów widzi tylko do wglądu. Dział finansów po zalogowaniu trafia od razu do kasy, zamyka dni kierowców i dzień działu finansów. Kierownik może wszystko, w tym ponownie otwierać zamknięte dni. Planiści nie widzą kasy. Pracownicy przyjmujący kierowców na placu mogą też pracować na telefonie lub tablecie: użytkownik z dostępem do kasy loguje się do aplikacji kierowcy i ma tam listę dni kasjera i ekran zamknięcia.

Najczęściej zadawane pytania