Penagihan tunai dan tutup hari pengemudi

Bagaimana penagihan tunai berjalan, dari pelanggan hingga laporan?

1. Pelanggan tunai ditandai

   Pelanggan yang namanya mengandung kata untuk “tunai” adalah pelanggan tunai, dalam salah satu dari 34 bahasa; toko “Cash & Carry” tidak termasuk. Tidak ada hal lain yang perlu diatur.

2. Pengemudi menagih

   Di pelanggan, aplikasi menampilkan jumlah tagihan dari pesanan, dan pengemudi mencatat tunai, cek, dan jumlah lembar cek. Setiap selisih memerlukan alasan.

3. Pengemudi membuat pernyataan

   Di akhir hari, pengemudi menyatakan apa yang dibawanya kembali, dan rute berstatus “menunggu penutupan” di Kas.

4. Kas menerima pengemudi

   Pelanggan demi pelanggan, Kas mencentang dokumen, mengonfirmasi jumlah, dan menghitung palet serta krat plastik, lalu menutup hari pengemudi.

5. Petugas pemantauan dan keuangan menutup

   Petugas pemantauan menyerahkan uang ke bagian keuangan, bagian keuangan mencatat apa yang diterimanya, dan bagian akuntansi menjalankan laporan rentang tanggal.

Setiap angka dihitung satu kali di server, sehingga dasbor, layar penutupan, dan laporan tidak pernah berbeda. Jumlah ditampilkan dalam mata uang perusahaan yang Anda pilih di detail bisnis.

Dasbor Kas

Tab pertama Kas mencantumkan setiap rute hari itu beserta status penutupannya. Delapan kartu merangkum hari: rute, sudah ditutup, belum kembali, diharapkan, dilaporkan, diterima, selisih, dan penutupan dengan pengecualian. Kotak peringatan mengumpulkan semua yang perlu ditangani — selisih kas, palet yang hilang, pengiriman yang belum ditutup di POD, dan perhentian yang tidak terkirim — per rute dan pengemudi.

Setiap baris memuat lima pemeriksaan — uang, palet, surat jalan, POD, dan pasokan — yang ditampilkan hijau (baik), merah (ada selisih), atau biru (belum diperiksa). Sampai pengemudi menyatakan akhir hari, pemeriksaan menampilkan tanda strip, bukan nol, karena belum ada yang diperiksa. Dasbor diperbarui sendiri setiap menit, dan setiap kolom dapat diurutkan dan difilter.

Menerima pengemudi pelanggan demi pelanggan

Layar penutupan pengemudi dirancang untuk tablet di depo. Layar ini mencantumkan pelanggan rute sesuai urutan perhentian, masing-masing dengan label POD, penagihan (diharapkan, dilaporkan pengemudi, dan diterima), serta centang kecil untuk setiap pemeriksaan yang sudah dilakukan. Mengetuk pelanggan membuka panel berisi setiap dokumen dan tombol centang besar per pemeriksaan — misalnya stempel merah dan stempel biasa; Anda dapat menambahkan pemeriksaan sendiri di pengaturan keterangan siap pakai.

Untuk pelanggan tunai, panel ini menerima tunai, cek, jumlah lembar cek, dan catatan cek, yang terisi dari laporan pengemudi sampai Anda mengetik nilai lain, dengan selisih langsung terlihat di sampingnya. Total rute adalah jumlah dari semua pelanggan dan tidak pernah diketik manual. Filter cepat menampilkan semua pelanggan, yang belum diperiksa, pelanggan tunai, atau pelanggan yang bermasalah. Penarikan dan pengeluaran pengemudi hari itu ditampilkan sebagai konteks, karena sering kali menjelaskan selisih kas.

Palet, krat plastik, dan alasan selisih

Jika pelaporan palet aktif, pengemudi mencatat palet yang diambil di setiap perhentian, dan Kas mengetik berapa yang kembali dibandingkan dengan perkiraan itu; selisih ditandai dan dapat diberi catatan. Krat plastik dihitung sebagai jumlah yang diterima, dengan angka dari pengemudi ditampilkan sebagai informasi. Setiap selisih kas memerlukan alasan sebelum hari dapat ditutup — dipilih dari alasan selisih yang sudah disiapkan dengan satu ketukan, atau diketik. Pesan di bawah tombol tutup menyebutkan dengan tepat apa yang masih kurang: alasan selisih, nama orang yang menerima pengemudi, atau centang konfirmasi. Catatan penutupan dapat diisi dengan keterangan tutup hari yang sudah disiapkan — setiap klik menambahkan satu — atau teks bebas.

Menutup, membuka kembali, dan menyerahkan ke bagian keuangan

Konfirmasi dan tutup hari mengunci hari pengemudi secara final; Simpan draf menyimpan apa yang sudah diketik dan membiarkannya terbuka. Yang disimpan: siapa yang menutup, kapan, siapa yang menerima pengemudi, setiap jumlah, alasan, dan catatan. Hari yang sudah ditutup bersifat hanya-baca. Jika laporan pengemudi masuk setelah penutupan, manajer dapat membuka kembali hari tersebut dengan alasan tertulis, dan siapa yang membukanya, kapan, dan mengapa dicatat dalam catatan penutupan.

Setelah petugas pemantauan menerima para pengemudinya, ia menutup harinya sendiri: berapa uang tunai, berapa nilai cek, dan berapa lembar cek yang diserahkannya ke bagian keuangan, dengan alasan untuk setiap selisih. Tutup ke akuntansi melakukannya dengan satu ketukan, persis sesuai apa yang diterima dari para pengemudi. Dalam tutup hari keuangan, bagian keuangan mencatat apa yang benar-benar diterimanya dibandingkan dengan serah terima setiap petugas pemantauan; setelah ditutup, manajer harus membukanya kembali sebelum penutupan petugas pemantauan pada tanggal itu dapat diubah.

Dua e-mail terkirim otomatis: setelah hari ditutup, setiap pelanggan pembayar menerima tanda terima berisi jumlah, tanggal, dan rute, dan saat penutupan, pengemudi menerima konfirmasi setoran berisi jumlah yang diserahkan, siapa yang menerimanya, dan kapan.

Laporan untuk akuntansi

Laporan rentang tanggal mencantumkan setiap penutupan pengemudi di antara dua tanggal, satu baris per rute dan hari, dengan subtotal harian dan total yang dilaporkan, diterima, dan selisihnya. Ekspor CSV mengunduhnya untuk Excel dengan jumlah dalam format angka, ditambah kolom yang tidak ada di tabel — tunai dan cek terpisah, alasan selisih, dan siapa yang menerima pengemudi. Tabel penutupan keuangan menyediakan hal yang sama untuk hari keuangan, hingga 92 hari sekaligus; file bulanan untuk akuntan cukup dengan rentang satu bulan dan satu klik. Untuk satu pengemudi selama sebulan, pilih bulannya, filter kolom pengemudi, dan ekspor tepat baris-baris tersebut.

Siapa melakukan apa di Kas

Petugas pemantauan menerima pengemudi dan menutup harinya sendiri, serta hanya dapat melihat bagian keuangan. Keuangan langsung masuk ke Kas setelah login, menutup hari pengemudi dan hari keuangan. Manajer dapat melakukan semuanya, termasuk membuka kembali hari yang sudah ditutup. Perencana tidak melihat Kas. Staf yang menerima pengemudi di halaman depo juga dapat bekerja dari ponsel atau tablet: pengguna dengan akses Kas masuk ke aplikasi pengemudi dan mendapatkan daftar hari serta layar penutupan kasir di sana.

Pertanyaan yang sering diajukan