Készpénzbeszedés és a sofőr napzárása

Hogyan működik a készpénzbeszedés az ügyféltől a jelentésig?

1. A készpénzes ügyfelek jelölése

   Az az ügyfél, akinek a nevében szerepel a készpénz szó, készpénzes ügyfél – a(z) 34 nyelv bármelyikén; egy „Cash & Carry” áruház nem számít annak. Semmi mást nem kell beállítani.

2. A sofőr beszedi a pénzt

   Az ügyfélnél az alkalmazás a rendelés alapján mutatja a fizetendő összeget, a sofőr pedig rögzíti a készpénzt, a csekkeket és a csekkek számát. Eltéréshez indoklás kell.

3. A sofőr nyilatkozik

   A nap végén a sofőr nyilatkozik arról, mit hoz vissza, és az útvonal a pénztárban „zárásra vár” állapotba kerül.

4. A pénztár átveszi a sofőrt

   A pénztár ügyfélről ügyfélre kipipálja a dokumentumokat, megerősíti az összegeket, megszámolja a raklapokat és a rekeszeket, majd lezárja a sofőr napját.

5. A diszpécser és a pénzügy zár

   A diszpécser átadja a pénzt a pénzügynek, a pénzügy rögzíti, mit kapott, a könyvelés pedig lefuttatja az időszakos jelentést.

Minden számot egyszer, a szerveren számolunk ki, így az irányítópult, a zárási képernyő és a jelentés soha nem mond ellent egymásnak. Az összegek a cégadatokban választott céges pénznemben jelennek meg.

A pénztár irányítópultja

A pénztár első füle a nap minden útvonalát felsorolja a zárási állapotával. Nyolc kártya összegzi a napot: útvonalak, lezárva, nem tért vissza, várt, lejelentett, átvett, eltérések és kivételes zárások. Egy figyelmeztetési doboz útvonal és sofőr szerint gyűjt össze mindent, amivel foglalkozni kell – készpénzeltérések, hiányzó raklapok, a POD-ban le nem zárt kiszállítások és ki nem szállított megállók.

Minden sor öt ellenőrzést tartalmaz – pénz, raklapok, szállítólevelek, POD és szállítás –, amelyek zöldek (rendben), pirosak (eltérés) vagy kékek (még nincs ellenőrizve). Amíg a sofőr nem nyilatkozik a nap végéről, az ellenőrzések nulla helyett gondolatjelet mutatnak, mert még semmi sincs ellenőrizve. Az irányítópult percenként magától frissül, és minden oszlop rendezhető és szűrhető.

A sofőr átvétele ügyfélről ügyfélre

A sofőrzárási képernyő a telephelyen használt táblagépre készült. Az útvonal ügyfeleit megállósorrendben sorolja fel, mindegyiknél POD-címkével, a beszedéssel (várt, a sofőr által lejelentett és átvett), valamint egy kis pipával minden elvégzett ellenőrzésnél. Egy ügyfélre koppintva megnyílik egy panel minden dokumentummal és ellenőrzésenként egy nagy pipa gombbal – például piros pecsét és pecsét; saját ellenőrzéseit az előre megírt megjegyzések beállításaiban adhatja hozzá.

Készpénzes ügyfélnél a panel bekéri a készpénzt, a csekkeket, a csekkek számát és egy csekkmegjegyzést; ezek a sofőr jelentéséből töltődnek ki, amíg mást nem ír be, mellettük pedig élőben látható az eltérés. Az útvonal végösszegei az ügyfelek összegei, és soha nem kézzel írják be őket. Gyorsszűrők mutatják az összes ügyfelet, a még nem ellenőrzötteket, a készpénzes ügyfeleket vagy a problémás ügyfeleket. A sofőr aznapi kivétei és költségei tájékoztatásként láthatók, mert gyakran megmagyaráznak egy készpénzeltérést.

Raklapok, rekeszek és eltérési okok

Bekapcsolt raklapjelentésnél a sofőr minden megállónál rögzíti a begyűjtött raklapokat, a pénztár pedig beírja, mennyi érkezett vissza ehhez képest; az eltérés jelölést kap, és megjegyzés fűzhető hozzá. A rekeszeket átvettként számoljuk, a sofőr számát tájékoztatásként mutatva. Minden készpénzeltéréshez indoklás kell, mielőtt a nap lezárható – egy koppintással választható az előre elkészített eltérési okok közül, vagy beírható. A zárás gomb alatti üzenet pontosan megmondja, mi hiányzik még: eltérési ok, a sofőrt átvevő személy neve vagy a megerősítő pipa. A zárási megjegyzésekhez előre megírt napzárási megjegyzések használhatók – minden kattintás egyet hozzáfűz –, vagy szabad szöveg.

Zárás, újranyitás és átadás a pénzügynek

A Megerősítés és a nap lezárása véglegesen lezárja a sofőr napját; a Piszkozat mentése megőrzi a beírtakat, és nyitva hagyja a napot. Mentésre kerül: ki zárt, mikor, ki vette át a sofőrt, valamint minden összeg, indoklás és megjegyzés. Egy lezárt nap csak olvasható. Ha a sofőr jelentései a zárás után érkeznek, egy vezető írásos indoklással újranyithatja a napot, és az, hogy ki, mikor és miért nyitotta újra, bekerül a zárási megjegyzések közé.

Miután a diszpécser átvette a sofőrjeit, lezárja a saját napját: mennyi készpénzt, mennyit csekkben és hány csekket ad át a pénzügynek, minden eltéréshez indoklással. Az Átadás a könyvelésnek egy koppintással elvégzi ezt pontosan azzal, amit a sofőröktől átvett. A pénzügyi napzárásban a pénzügy minden diszpécser átadásával szemben rögzíti, mit kapott ténylegesen; lezárás után egy vezetőnek újra kell nyitnia, mielőtt az adott dátum bármely diszpécserzárása módosulhatna.

Két e-mail megy ki automatikusan: a nap lezárása után minden fizető ügyfél nyugtát kap az összeggel, a dátummal és az útvonallal, a zárásnál pedig a sofőr befizetési igazolást kap az átadott összegekkel, azzal, hogy ki vette át őket, és mikor.

Jelentések a könyvelésnek

Az időszakos jelentés két dátum között minden sofőrzárást felsorol, útvonalanként és naponként egy sorban, napi részösszegekkel, valamint a lejelentett, átvett és eltérő végösszegekkel. A CSV-export Excelhez tölti le, számként kezelt összegekkel, olyan további oszlopokkal, amelyek a táblázatból hiányoznak – külön készpénz és csekk, eltérési ok és a sofőrt átvevő személy. A pénzügyi zárások táblázata ugyanezt kínálja a pénzügyi napokra, egyszerre legfeljebb 92 napra; a könyvelőnek szóló havi fájl egy hónapnyi időszak és egy kattintás. Egy sofőr hónapjához válassza ki a hónapot, szűrje a sofőr oszlopot, és exportálja pontosan ezeket a sorokat.

Ki mit csinál a pénztárban?

A diszpécser átveszi a sofőröket és lezárja a saját napját, a pénzügyi részt pedig csak megtekintheti. A pénzügy bejelentkezés után a pénztárra érkezik, lezárja a sofőrök napját és a pénzügyi napot. A vezető mindent elvégezhet, beleértve a lezárt napok újranyitását is. A tervezők nem látják a pénztárat. Az udvaron sofőröket átvevő munkatársak telefonról vagy táblagépről is dolgozhatnak: a pénztár-hozzáféréssel rendelkező felhasználó bejelentkezik a sofőralkalmazásba, és ott megkapja a pénztáros napi listáját és zárási képernyőjét.

Gyakran ismételt kérdések