Kontantinnkreving og dagsoppgjør for sjåfør

Hvordan fungerer kontantinnkrevingen, fra kunde til rapport?

1. Kontantkunder markeres

   En kunde med ordet for kontant i navnet er en kontantkunde, på hvilket som helst av de 34 språkene; en «Cash & Carry»-butikk teller ikke. Ingenting annet må settes opp.

2. Sjåføren krever inn

   Hos kunden viser appen beløpet som skal betales ifølge ordren, og sjåføren registrerer kontanter, sjekker og antall sjekker. Et avvik krever en begrunnelse.

3. Sjåføren erklærer

   Ved dagens slutt erklærer sjåføren hva som tas med tilbake, og ruten får statusen «venter på oppgjør» i kassen.

4. Kassen tar imot sjåføren

   Kunde for kunde krysser kassen av dokumentene, bekrefter beløpene og teller paller og plastkasser, og avslutter så sjåførens dag.

5. Trafikkleder og økonomi gjør opp

   Trafikklederen overleverer pengene til økonomi, økonomi registrerer hva som ble mottatt, og regnskap kjører perioderapporten.

Hvert tall beregnes én gang på serveren, så dashbordet, oppgjørsskjermen og rapporten er alltid enige. Beløpene vises i bedriftsvalutaen du velger i bedriftsopplysningene.

Dashbordet i kassen

Den første fanen i kassen viser alle dagens ruter med oppgjørsstatus. Åtte kort oppsummerer dagen: ruter, avsluttet, ikke tilbake, forventet, rapportert, mottatt, avvik og oppgjør med unntak. En varselboks samler alt som må håndteres – kontantavvik, manglende paller, leveringer som ikke er avsluttet i POD, og stopp som ikke er levert – etter rute og sjåfør.

Hver rad har fem kontroller – penger, paller, følgesedler, POD og levering – vist som grønn (i orden), rød (avvik) eller blå (ikke kontrollert ennå). Til en sjåfør har erklært dagens slutt, viser kontrollene en strek i stedet for null, fordi ingenting er kontrollert ennå. Dashbordet oppdateres av seg selv hvert minutt, og alle kolonner kan sorteres og filtreres.

Mottak av en sjåfør kunde for kunde

Oppgjørsskjermen for sjåfør er laget for et nettbrett på depotet. Den viser rutens kunder i stopprekkefølge, hver med en POD-markør, innkrevingen (forventet, rapportert av sjåføren og mottatt) og en liten hake for hver kontroll som er utført. Trykker du på en kunde, åpnes et panel med hvert dokument og en stor hakeknapp per kontroll – for eksempel rødt stempel og stempel; du legger til egne kontroller i innstillingene for ferdige merknader.

For en kontantkunde tar panelet imot kontanter, sjekker, antall sjekker og et sjekknotat, forhåndsutfylt fra sjåførens rapport til du skriver noe annet, med avviket vist fortløpende ved siden av. Rutens totaler er summen av kundene og skrives aldri inn manuelt. Hurtigfiltre viser alle kunder, de som ikke er kontrollert ennå, kontantkunder eller kunder med avvik. Sjåførens uttak og utgifter for dagen vises som bakgrunn, fordi de ofte forklarer et kontantavvik.

Paller, plastkasser og begrunnelser for avvik

Når pallrapportering er slått på, registrerer sjåføren pallene som er samlet inn ved hvert stopp, og kassen skriver inn hvor mange som kom tilbake, mot denne forventningen; et avvik flagges og kan få et notat. Plastkasser telles som mottatt, med sjåførens tall vist til informasjon. Ethvert kontantavvik må ha en begrunnelse før dagen kan avsluttes – valgt med ett trykk blant de ferdige begrunnelsene dine, eller skrevet inn. Meldingen under avslutt-knappen sier nøyaktig hva som fortsatt mangler: en begrunnelse for avvik, navnet på den som tok imot sjåføren, eller bekreftelseshaken. Oppgjørsnotatene tar imot ferdige merknader for dagsoppgjør – hvert klikk legger til én – eller fritekst.

Avslutning, gjenåpning og overlevering til økonomi

Bekreft og avslutt dagen låser sjåførens dag for godt; Lagre utkast beholder det som er skrevet inn, og lar dagen stå åpen. Dette lagres: hvem som avsluttet, når, hvem som tok imot sjåføren og hvert beløp, hver begrunnelse og hvert notat. En avsluttet dag er skrivebeskyttet. Kommer det rapporter fra en sjåfør etter avslutningen, kan en leder åpne dagen på nytt med en skriftlig begrunnelse, og hvem som åpnet den, når og hvorfor, føres inn i oppgjørsnotatene.

Når trafikklederen har tatt imot sjåførene sine, avslutter trafikklederen sin egen dag: hvor mye kontanter, hvor mye i sjekker og hvor mange sjekker som overleveres til økonomi, med begrunnelse for eventuelle differanser. Avslutt til regnskap gjør det med ett trykk, med nøyaktig det som ble mottatt fra sjåførene. I økonomis dagsoppgjør registrerer økonomi hva som faktisk ble mottatt, mot hver trafikkleders overlevering; når det er avsluttet, må en leder åpne det på nytt før noe trafikklederoppgjør for den datoen kan endres.

To e-poster sendes automatisk: Når dagen er avsluttet, får hver betalende kunde en kvittering med beløp, dato og rute, og ved avslutning får sjåføren en bekreftelse på innleveringen med beløpene som ble overlevert, hvem som tok imot dem, og når.

Rapporter til regnskap

Perioderapporten viser alle sjåføroppgjør mellom to datoer, én rad per rute og dag, med delsummer per dag og totaler for rapportert, mottatt og avvik. Eksporter CSV laster den ned for Excel med beløp som tall, pluss kolonner tabellen ikke har – kontanter og sjekker hver for seg, begrunnelse for avvik og hvem som tok imot sjåføren. Tabellen over økonomioppgjør gir det samme for økonomidager, opptil 92 dager om gangen; en månedsfil til regnskapsføreren er en måneds periode og ett klikk. For én sjåførs måned velger du måneden, filtrerer sjåførkolonnen og eksporterer nøyaktig de radene.

Hvem gjør hva i kassen

En trafikkleder tar imot sjåfører og avslutter sin egen dag, og ser økonomidelen kun i lesemodus. Økonomi lander i kassen etter innlogging og avslutter sjåførenes dager og økonomidagen. En leder kan gjøre alt, også åpne avsluttede dager på nytt. Planleggere ser ikke kassen. Ansatte som tar imot sjåfører på gårdsplassen, kan også jobbe fra telefon eller nettbrett: En bruker med tilgang til kassen logger inn i sjåførappen og får kasserens dagsliste og oppgjørsskjerm der.

Vanlige spørsmål