Είσπραξη μετρητών και κλείσιμο ημέρας οδηγού

Πώς λειτουργεί η είσπραξη μετρητών, από τον πελάτη έως την αναφορά;

1. Επισημαίνονται οι πελάτες μετρητοίς

   Ένας πελάτης του οποίου η επωνυμία περιέχει τη λέξη για τα μετρητά είναι πελάτης μετρητοίς, σε οποιαδήποτε από τις 34 γλώσσες· ένα κατάστημα «Cash & Carry» δεν μετράει. Δεν χρειάζεται καμία άλλη ρύθμιση.

2. Ο οδηγός εισπράττει

   Στον πελάτη η εφαρμογή δείχνει το οφειλόμενο ποσό από την παραγγελία και ο οδηγός καταγράφει μετρητά, επιταγές και τον αριθμό των επιταγών. Μια διαφορά χρειάζεται αιτιολογία.

3. Ο οδηγός δηλώνει

   Στο τέλος της ημέρας ο οδηγός δηλώνει τι φέρνει πίσω και η διαδρομή περνά στο ταμείο σε κατάσταση «αναμονή κλεισίματος».

4. Το ταμείο παραλαμβάνει τον οδηγό

   Πελάτη προς πελάτη, το ταμείο τσεκάρει τα έγγραφα, επιβεβαιώνει τα ποσά και μετράει παλέτες και πλαστικά κιβώτια, και στη συνέχεια κλείνει την ημέρα του οδηγού.

5. Κλείνουν ο υπεύθυνος αποστολών και το οικονομικό τμήμα

   Ο υπεύθυνος αποστολών παραδίδει τα χρήματα στο οικονομικό τμήμα, το οικονομικό τμήμα καταγράφει τι παρέλαβε και το λογιστήριο εκτελεί την αναφορά περιόδου.

Κάθε αριθμός υπολογίζεται μία φορά στον διακομιστή, οπότε ο πίνακας ελέγχου, η οθόνη κλεισίματος και η αναφορά δεν διαφωνούν ποτέ. Τα ποσά εμφανίζονται στο νόμισμα της εταιρείας που επιλέγετε στα στοιχεία της επιχείρησης.

Ο πίνακας ελέγχου του ταμείου

Η πρώτη καρτέλα του ταμείου παραθέτει κάθε διαδρομή της ημέρας με την κατάσταση κλεισίματός της. Οκτώ κάρτες συνοψίζουν την ημέρα: διαδρομές, κλειστές, δεν επέστρεψαν, αναμενόμενα, δηλωμένα, παραληφθέντα, διαφορές και κλεισίματα με εξαιρέσεις. Ένα πλαίσιο ειδοποιήσεων συγκεντρώνει ό,τι χρειάζεται διαχείριση — διαφορές μετρητών, παλέτες που λείπουν, παραδόσεις που δεν έκλεισαν στο POD και στάσεις που δεν παραδόθηκαν — ανά διαδρομή και οδηγό.

Κάθε γραμμή του πίνακα έχει πέντε ελέγχους — χρήματα, παλέτες, δελτία, POD και τροφοδοσία — που εμφανίζονται πράσινοι (εντάξει), κόκκινοι (διαφορά) ή μπλε (δεν έχουν ελεγχθεί ακόμη). Μέχρι ο οδηγός να δηλώσει το τέλος της ημέρας, οι έλεγχοι δείχνουν παύλα αντί για μηδέν, επειδή τίποτα δεν έχει ελεγχθεί ακόμη. Ο πίνακας ελέγχου ανανεώνεται αυτόματα κάθε λεπτό και κάθε στήλη μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί.

Παραλαβή οδηγού πελάτη προς πελάτη

Η οθόνη κλεισίματος οδηγού είναι φτιαγμένη για tablet στην αποθήκη. Παραθέτει τους πελάτες της διαδρομής με τη σειρά των στάσεων, ο καθένας με ένδειξη POD, την είσπραξη (αναμενόμενη, δηλωμένη από τον οδηγό και παραληφθείσα) και ένα μικρό τικ για κάθε έλεγχο που έγινε. Πατώντας έναν πελάτη ανοίγει ένα πλαίσιο με κάθε έγγραφο και ένα μεγάλο κουμπί τικ ανά έλεγχο — για παράδειγμα κόκκινη σφραγίδα και σφραγίδα· προσθέτετε τους δικούς σας ελέγχους στις ρυθμίσεις έτοιμων παρατηρήσεων.

Για πελάτη μετρητοίς, το πλαίσιο δέχεται μετρητά, επιταγές, αριθμό επιταγών και σημείωση επιταγών, συμπληρωμένα από την αναφορά του οδηγού μέχρι να πληκτρολογήσετε κάτι άλλο, με τη διαφορά να εμφανίζεται ζωντανά δίπλα τους. Τα σύνολα της διαδρομής είναι το άθροισμα των πελατών και δεν πληκτρολογούνται ποτέ με το χέρι. Γρήγορα φίλτρα δείχνουν όλους τους πελάτες, όσους δεν έχουν ελεγχθεί ακόμη, τους πελάτες μετρητοίς ή τους πελάτες με ζητήματα. Οι αναλήψεις και τα έξοδα του οδηγού για την ημέρα εμφανίζονται για πλαίσιο, επειδή συχνά εξηγούν μια διαφορά μετρητών.

Παλέτες, πλαστικά κιβώτια και αιτιολογίες διαφορών

Όταν η αναφορά παλετών είναι ενεργή, ο οδηγός καταγράφει τις παλέτες που παρέλαβε σε κάθε στάση και το ταμείο πληκτρολογεί πόσες επέστρεψαν σε σχέση με αυτή την προσδοκία· μια διαφορά επισημαίνεται και μπορεί να συνοδεύεται από σημείωση. Τα πλαστικά κιβώτια μετρώνται ως παραληφθέντα, με τον αριθμό του οδηγού να εμφανίζεται ενημερωτικά. Κάθε διαφορά μετρητών χρειάζεται αιτιολογία πριν κλείσει η ημέρα — επιλεγμένη με ένα πάτημα από τις έτοιμες αιτιολογίες διαφορών σας ή πληκτρολογημένη. Το μήνυμα κάτω από το κουμπί κλεισίματος λέει ακριβώς τι λείπει ακόμη: μια αιτιολογία διαφοράς, το όνομα αυτού που παρέλαβε τον οδηγό ή το τικ επιβεβαίωσης. Οι σημειώσεις κλεισίματος δέχονται έτοιμες παρατηρήσεις κλεισίματος ημέρας — κάθε κλικ προσθέτει μία — ή ελεύθερο κείμενο.

Κλείσιμο, επανάνοιγμα και παράδοση στο οικονομικό τμήμα

Το Επιβεβαίωση και κλείσιμο ημέρας κλειδώνει οριστικά την ημέρα του οδηγού· το Αποθήκευση πρόχειρου κρατά ό,τι πληκτρολογήθηκε και την αφήνει ανοιχτή. Αποθηκεύονται: ποιος έκλεισε, πότε, ποιος παρέλαβε τον οδηγό, κάθε ποσό, αιτιολογία και σημείωση. Μια κλειστή ημέρα είναι μόνο για ανάγνωση. Αν οι αναφορές ενός οδηγού φτάσουν μετά το κλείσιμο, ένας διαχειριστής μπορεί να ξανανοίξει την ημέρα με γραπτή αιτιολογία, και το ποιος την ξανάνοιξε, πότε και γιατί καταχωρείται στις σημειώσεις κλεισίματος.

Όταν ο υπεύθυνος αποστολών έχει παραλάβει τους οδηγούς του, κλείνει τη δική του ημέρα: πόσα μετρητά, πόσα σε επιταγές και πόσες επιταγές παραδίδει στο οικονομικό τμήμα, με αιτιολογία για κάθε διαφορά. Το Κλείσιμο προς λογιστήριο το κάνει με ένα πάτημα, με ακριβώς όσα παραλήφθηκαν από τους οδηγούς. Στο κλείσιμο ημέρας του οικονομικού τμήματος, το τμήμα καταγράφει τι πραγματικά παρέλαβε σε σχέση με την παράδοση κάθε υπευθύνου αποστολών· αφού κλείσει, ένας διαχειριστής πρέπει να το ξανανοίξει για να μπορεί να αλλάξει οποιοδήποτε κλείσιμο υπευθύνου αποστολών εκείνης της ημερομηνίας.

Δύο e-mail αποστέλλονται αυτόματα: μετά το κλείσιμο της ημέρας, κάθε πελάτης που πλήρωσε λαμβάνει απόδειξη με το ποσό, την ημερομηνία και τη διαδρομή, και κατά το κλείσιμο ο οδηγός λαμβάνει επιβεβαίωση κατάθεσης με τα ποσά που παρέδωσε, ποιος τα παρέλαβε και πότε.

Αναφορές για το λογιστήριο

Η αναφορά περιόδου παραθέτει κάθε κλείσιμο οδηγού μεταξύ δύο ημερομηνιών, μία γραμμή ανά διαδρομή και ημέρα, με υποσύνολα ανά ημέρα και σύνολα δηλωμένων, παραληφθέντων και διαφορών. Το Εξαγωγή CSV την κατεβάζει για Excel με τα ποσά ως αριθμούς, μαζί με στήλες που δεν έχει ο πίνακας — μετρητά και επιταγές χωριστά, αιτιολογία διαφοράς και ποιος παρέλαβε τον οδηγό. Ο πίνακας κλεισιμάτων του οικονομικού τμήματος προσφέρει τα ίδια για τις ημέρες του τμήματος, έως 92 ημέρες κάθε φορά· ένα μηνιαίο αρχείο για τον λογιστή είναι απλώς η περίοδος ενός μήνα και ένα κλικ. Για τον μήνα ενός οδηγού, επιλέξτε τον μήνα, φιλτράρετε τη στήλη του οδηγού και εξαγάγετε ακριβώς αυτές τις γραμμές.

Ποιος κάνει τι στο ταμείο

Ένας υπεύθυνος αποστολών παραλαμβάνει οδηγούς και κλείνει τη δική του ημέρα, ενώ βλέπει το κομμάτι του οικονομικού τμήματος μόνο για ανάγνωση. Το οικονομικό τμήμα μεταβαίνει στο ταμείο μετά τη σύνδεση και κλείνει τις ημέρες των οδηγών και την ημέρα του τμήματος. Ένας διαχειριστής κάνει τα πάντα, μεταξύ άλλων και το επανάνοιγμα κλειστών ημερών. Οι σχεδιαστές δεν βλέπουν το ταμείο. Το προσωπικό που παραλαμβάνει τους οδηγούς στην αυλή μπορεί επίσης να δουλεύει από κινητό ή tablet: ένας χρήστης με πρόσβαση στο ταμείο συνδέεται στην εφαρμογή οδηγού και βρίσκει εκεί τη λίστα ημερών του ταμία και την οθόνη κλεισίματος.

Συχνές ερωτήσεις