Incasso dei contanti e chiusura giornata autista

Come funziona l'incasso dei contanti, dal cliente al report?

1. I clienti a pagamento in contanti vengono contrassegnati

   Un cliente il cui nome contiene la parola "contanti" è un cliente a pagamento in contanti, in una qualsiasi delle 34 lingue; un negozio "Cash & Carry" non conta. Non serve configurare nient'altro.

2. L'autista incassa

   Presso il cliente l'app mostra l'importo dovuto preso dall'ordine, e l'autista registra contanti, assegni e numero di assegni. Ogni differenza richiede un motivo.

3. L'autista dichiara

   A fine giornata l'autista dichiara ciò che riporta, e il percorso passa allo stato "in attesa di chiusura" alla Cassa.

4. La Cassa riceve l'autista

   Cliente per cliente, la Cassa spunta i documenti, conferma gli importi e conta pallet e plastoni, poi chiude la giornata dell'autista.

5. Chiudono dispatcher e amministrazione

   Il dispatcher consegna il denaro all'amministrazione, l'amministrazione registra quanto ha ricevuto e la contabilità esegue il report per intervallo di date.

Ogni cifra viene calcolata una sola volta sul server, quindi cruscotto, schermata di chiusura e report non sono mai in disaccordo. Gli importi sono mostrati nella valuta aziendale che scegli nei dati dell'azienda.

Il cruscotto della Cassa

La prima scheda della Cassa elenca tutti i percorsi del giorno con il relativo stato di chiusura. Otto riquadri riassumono la giornata: percorsi, chiusi, non rientrati, previsto, dichiarato, ricevuto, differenze e chiusure con eccezioni. Un riquadro di avvisi raccoglie tutto ciò che va gestito (differenze di cassa, pallet mancanti, consegne non chiuse nella POD e fermate non consegnate) per percorso e per autista.

Ogni riga riporta cinque verifiche (denaro, pallet, bolle, POD e fornitura) mostrate in verde (tutto a posto), rosso (una differenza) o blu (non ancora verificato). Finché un autista non dichiara la fine della giornata, le verifiche mostrano un trattino anziché uno zero, perché non è ancora stato verificato nulla. Il cruscotto si aggiorna da solo ogni minuto, e ogni colonna può essere ordinata e filtrata.

Ricevere un autista cliente per cliente

La schermata di chiusura autista è pensata per un tablet al deposito. Elenca i clienti del percorso in ordine di fermata, ciascuno con un indicatore POD, l'incasso (previsto, dichiarato dall'autista e ricevuto) e una piccola spunta per ogni verifica fatta. Toccando un cliente si apre un pannello con ogni documento e un grande pulsante di spunta per ciascuna verifica, ad esempio timbro rosso e timbro; le tue verifiche personalizzate si aggiungono nelle impostazioni delle osservazioni predefinite.

Per un cliente a pagamento in contanti il pannello raccoglie contanti, assegni, numero di assegni e una nota sugli assegni, precompilati con il rapporto dell'autista finché non scrivi altro, con la differenza aggiornata in tempo reale accanto. I totali del percorso sono la somma dei clienti e non si digitano mai a mano. Filtri rapidi mostrano tutti i clienti, quelli non ancora verificati, i clienti a pagamento in contanti o quelli con problemi. Prelievi e spese dell'autista nella giornata sono mostrati come contesto, perché spesso spiegano una differenza di cassa.

Pallet, plastoni e motivi delle differenze

Quando il rapporto pallet è attivo, l'autista registra i pallet raccolti a ogni fermata, e la Cassa inserisce quanti ne sono rientrati rispetto a quanto previsto; una differenza viene segnalata e può avere una nota. I plastoni vengono contati come ricevuti, con il numero dell'autista mostrato a titolo informativo. Ogni differenza di cassa richiede un motivo prima di poter chiudere la giornata, scelto con un tocco tra i motivi predefiniti oppure scritto. Il messaggio sotto il pulsante di chiusura indica esattamente che cosa manca ancora: un motivo di differenza, il nome di chi ha ricevuto l'autista o la spunta di conferma. Le note di chiusura accettano osservazioni predefinite di chiusura giornata (ogni clic ne aggiunge una) o testo libero.

Chiusura, riapertura e passaggio all'amministrazione

Conferma e chiudi la giornata blocca definitivamente la giornata dell'autista; Salva bozza conserva ciò che è stato inserito e la lascia aperta. Che cosa viene salvato: chi ha chiuso, quando, chi ha ricevuto l'autista, ogni importo, motivo e nota. Una giornata chiusa è di sola lettura. Se i rapporti di un autista arrivano dopo la chiusura, un manager può riaprire la giornata con un motivo scritto, e chi l'ha riaperta, quando e perché finisce nelle note di chiusura.

Dopo aver ricevuto i propri autisti, il dispatcher chiude la propria giornata: quanti contanti, quanto in assegni e quanti assegni consegna all'amministrazione, con un motivo per ogni differenza. Chiudi verso la contabilità lo fa con un tocco, con esattamente ciò che è stato ricevuto dagli autisti. Nella chiusura giornata dell'amministrazione, l'amministrazione registra ciò che ha effettivamente ricevuto rispetto alla consegna di ogni dispatcher; una volta chiusa, un manager deve riaprirla prima che qualsiasi chiusura dei dispatcher di quella data possa cambiare.

Partono automaticamente due e-mail: dopo la chiusura della giornata, ogni cliente pagante riceve una ricevuta con importo, data e percorso, e alla chiusura l'autista riceve una conferma di versamento con gli importi consegnati, chi li ha ricevuti e quando.

Report per la contabilità

Il report per intervallo di date elenca ogni chiusura autista tra due date, una riga per percorso e giorno, con subtotali giornalieri e totali dichiarati, ricevuti e delle differenze. Esporta CSV lo scarica per Excel con gli importi in formato numerico, più colonne che la tabella non ha: contanti e assegni separati, motivo della differenza e chi ha ricevuto l'autista. La tabella delle chiusure dell'amministrazione offre lo stesso per le giornate dell'amministrazione, fino a 92 giorni alla volta; un file mensile per il commercialista è l'intervallo di un mese e un clic. Per il mese di un solo autista, scegli il mese, filtra la colonna dell'autista ed esporta esattamente quelle righe.

Chi fa che cosa alla Cassa

Un dispatcher riceve gli autisti e chiude la propria giornata, e vede la parte dell'amministrazione in sola lettura. L'amministrazione arriva direttamente alla Cassa dopo l'accesso e chiude le giornate degli autisti e la giornata dell'amministrazione. Un manager fa tutto, compresa la riapertura delle giornate chiuse. I pianificatori non vedono la Cassa. Il personale che riceve gli autisti nel piazzale può lavorare anche da telefono o tablet: un utente con accesso alla Cassa accede all'app per gli autisti e lì trova l'elenco giornaliero del cassiere e la schermata di chiusura.

Domande frequenti