גביית מזומן וסגירת יום נהג

איך עובדת גביית מזומן, מהלקוח ועד הדוח?

1. לקוחות מזומן מסומנים

   לקוח שבשמו מופיעה המילה “מזומן” הוא לקוח מזומן, בכל אחת מ־34 השפות; חנות “Cash & Carry” לא נחשבת. אין צורך להגדיר שום דבר נוסף.

2. הנהג גובה

   אצל הלקוח האפליקציה מציגה את הסכום לתשלום לפי ההזמנה, והנהג רושם מזומן, צ'קים ומספר צ'קים. פער מחייב סיבה.

3. הנהג מצהיר

   בסוף היום הנהג מצהיר על מה שהוא מחזיר, והמסלול עובר בקופה למצב “ממתין לסגירה”.

4. הקופה מקבלת את הנהג

   לקוח אחרי לקוח, הקופה מסמנת את המסמכים, מאשרת את הסכומים וסופרת משטחים ופלסטונים, ואז סוגרת את היום של הנהג.

5. הסדרן והכספים סוגרים

   הסדרן מעביר את הכסף לכספים, הכספים רושמים מה קיבלו, והנהלת החשבונות מפיקה את הדוח לטווח תאריכים.

כל נתון מחושב פעם אחת בשרת, כך שלוח הבקרה, מסך הסגירה והדוח תמיד מראים אותו דבר. הסכומים מוצגים במטבע החברה שבוחרים בפרטי העסק.

לוח הבקרה של הקופה

הלשונית הראשונה בקופה מציגה את כל מסלולי היום עם מצב הסגירה של כל אחד. שמונה כרטיסים מסכמים את היום: מסלולים, נסגרו, לא חזרו, צפוי, דווח, התקבל, הפרשים וסגירות עם חריגה. תיבת התראות מרכזת את כל מה שדורש טיפול — פערי מזומן, משטחים חסרים, משלוחים שלא נסגרו ב־POD ותחנות שלא נמסרו — לפי מסלול ונהג.

בכל שורה יש חמש בדיקות — כסף, משטחים, תעודות, POD ואספקה — בירוק (תקין), באדום (פער) או בכחול (עוד לא נבדק). עד שהנהג מצהיר על סוף היום, הבדיקות מציגות קו במקום אפס, כי עוד לא נבדק כלום. לוח הבקרה מתרענן מעצמו כל דקה, ואפשר למיין ולסנן כל עמודה.

קבלת נהג לקוח אחרי לקוח

מסך סגירת הנהג בנוי לטאבלט במחסן. הוא מציג את לקוחות המסלול לפי סדר התחנות, ולכל אחד תג POD, הגבייה (צפוי, דווח על ידי הנהג והתקבל) ו־V קטן לכל בדיקה שבוצעה. לחיצה על לקוח פותחת חלונית עם כל מסמך וכפתור V גדול לכל בדיקה — למשל חותמת אדומה וחותמת; בדיקות משלכם מוסיפים בהגדרות ההערות המוכנות.

בלקוח מזומן החלונית מקבלת מזומן, צ'קים, מספר צ'קים והערה על הצ'קים — ממולאים לפי הדיווח של הנהג עד שמקלידים משהו אחר — ולצדם הפער בזמן אמת. סכומי המסלול הם סכום הלקוחות, ואף פעם לא מוקלדים ידנית. מסננים מהירים מציגים את כל הלקוחות, את אלה שעוד לא נבדקו, לקוחות מזומן או לקוחות עם בעיות. המשיכות וההוצאות של הנהג באותו יום מוצגות להשלמת התמונה, כי לא פעם הן מסבירות פער במזומן.

משטחים, פלסטונים וסיבות לפערים

כשדיווח משטחים פעיל, הנהג רושם את המשטחים שנאספו בכל תחנה, והקופה מקלידה כמה חזרו בפועל מול הציפייה; פער מסומן ואפשר לצרף לו הערה. פלסטונים נספרים כמה שהתקבל, והמספר של הנהג מוצג לידיעה. כל פער במזומן מחייב סיבה לפני שאפשר לסגור את היום — בוחרים בלחיצה אחת מתוך סיבות הפער שהכנתם, או מקלידים. ההודעה מתחת לכפתור הסגירה אומרת בדיוק מה עוד חסר: סיבת פער, שם מי שקיבל את הנהג או סימון האישור. בהערות הסגירה אפשר להשתמש בהערות סגירת יום מוכנות — כל לחיצה מוסיפה אחת — או בטקסט חופשי.

סגירה, פתיחה מחדש והעברה לכספים

אישור וסגירת היום נועל את היום של הנהג סופית; שמירת טיוטה שומרת את מה שהוקלד ומשאירה אותו פתוח. מה נשמר: מי סגר, מתי, מי קיבל את הנהג, כל סכום, סיבה והערה. יום סגור הוא לקריאה בלבד. אם דיווחים של נהג מגיעים אחרי הסגירה, מנהל יכול לפתוח את היום מחדש עם סיבה כתובה, ומי פתח, מתי ולמה נרשם בהערות הסגירה.

אחרי שהסדרן קיבל את הנהגים שלו, הוא סוגר את היום שלו: כמה מזומן, כמה בצ'קים וכמה צ'קים הוא מעביר לכספים, עם סיבה לכל הפרש. סגירה להנהלת חשבונות עושה את זה בלחיצה אחת, בדיוק לפי מה שהתקבל מהנהגים. בסגירת יום כספים, הכספים רושמים מה קיבלו בפועל מול ההעברה של כל סדרן; אחרי שהיא נסגרת, מנהל צריך לפתוח אותה מחדש לפני שאפשר לשנות סגירת סדרן כלשהי מאותו תאריך.

שני מיילים יוצאים אוטומטית: אחרי סגירת היום, כל לקוח משלם מקבל קבלה עם הסכום, התאריך והמסלול, ובסגירה הנהג מקבל אישור הפקדה עם הסכומים שמסר, מי קיבל אותם ומתי.

דוחות להנהלת החשבונות

הדוח לטווח תאריכים מציג כל סגירת נהג בין שני תאריכים, שורה לכל מסלול ויום, עם סיכומי ביניים ליום וסיכומים של דווח, התקבל והפרש. ייצוא CSV מוריד אותו ל־Excel עם סכומים כמספרים, ועוד עמודות שאין בטבלה — מזומן וצ'קים בנפרד, סיבת הפער ומי קיבל את הנהג. טבלת סגירות הכספים מציעה את אותו הדבר לימי הכספים, עד 92 ימים בכל פעם; קובץ חודשי לרואה החשבון הוא טווח של חודש ולחיצה אחת. לחודש של נהג אחד, בוחרים את החודש, מסננים את עמודת הנהג ומייצאים בדיוק את השורות האלה.

מי עושה מה בקופה

סדרן מקבל נהגים וסוגר את היום שלו, ורואה את חלק הכספים לצפייה בלבד. כספים נכנסים ישר לקופה אחרי ההתחברות, וסוגרים את ימי הנהגים ואת יום הכספים. מנהל עושה הכול, כולל פתיחה מחדש של ימים סגורים. מתכננים לא רואים את הקופה. עובדים שמקבלים נהגים בחצר יכולים לעבוד גם מטלפון או מטאבלט: משתמש עם הרשאה לקופה מתחבר לאפליקציית הנהג ומקבל שם את רשימת הימים של הקופאי ואת מסך הסגירה.

שאלות נפוצות