Збір готівки й закриття дня водія

Як працює збір готівки — від клієнта до звіту?

1. Клієнти з готівкою позначаються

   Клієнт, у назві якого є слово «готівка» будь-якою з 34 мов, вважається клієнтом, що платить готівкою; магазин «Cash & Carry» не враховується. Більше нічого налаштовувати не треба.

2. Водій отримує оплату

   У клієнта застосунок показує суму до сплати із замовлення, а водій фіксує готівку, чеки й кількість чеків. Для розбіжності потрібна причина.

3. Водій декларує

   Наприкінці дня водій декларує, що саме він привозить, і маршрут у касі отримує статус «очікує закриття».

4. Каса приймає водія

   Клієнт за клієнтом каса позначає документи, підтверджує суми, рахує піддони й пластикові ящики, а потім закриває день водія.

5. Диспетчер і фінансовий відділ закривають

   Диспетчер передає гроші фінансовому відділу, фінансовий відділ фіксує отримане, а бухгалтерія формує звіт за період.

Кожна цифра обчислюється один раз на сервері, тож панель, екран закриття й звіт ніколи не розходяться. Суми показано у валюті компанії, яку ви обираєте в даних компанії.

Панель каси

Перша вкладка каси показує кожен маршрут дня з його станом закриття. Вісім карток підсумовують день: маршрути, закриті, не повернулися, очікувано, за звітами, отримано, розбіжності та закриття з винятками. Блок сповіщень збирає все, що потребує уваги, — нестачі готівки, відсутні піддони, доставки, не закриті в POD, і недоставлені зупинки — за маршрутом і водієм.

Кожен рядок має п’ять перевірок — гроші, піддони, накладні, POD і постачання, — що відображаються зеленим (усе гаразд), червоним (розбіжність) або синім (ще не перевірено). Поки водій не задекларував кінець дня, перевірки показують риску, а не нуль, бо ще нічого не перевірено. Панель оновлюється щохвилини, а кожен стовпець можна сортувати й фільтрувати.

Приймання водія клієнт за клієнтом

Екран закриття дня водія розраховано на планшет на складі. Він показує клієнтів маршруту в порядку зупинок, кожного — з позначкою POD, оплатою (очікувано, за звітом водія й отримано) і маленькою позначкою для кожної виконаної перевірки. Натискання на клієнта відкриває панель із кожним документом і великою кнопкою-позначкою для кожної перевірки — наприклад, червона печатка й печатка; власні перевірки ви додаєте в налаштуваннях готових приміток.

Для клієнта з готівкою панель приймає готівку, чеки, кількість чеків і примітку до чеків — їх заповнено зі звіту водія, доки ви не введете інше, — а поруч показано поточну розбіжність. Підсумки маршруту — це сума за клієнтами, і вручну їх ніколи не вводять. Швидкі фільтри показують усіх клієнтів, ще не перевірених, клієнтів із готівкою або клієнтів із проблемами. Для контексту показано зняття коштів і витрати водія за день, бо вони часто пояснюють нестачу готівки.

Піддони, пластикові ящики й причини розбіжностей

Коли звітування про піддони ввімкнено, водій фіксує піддони, забрані на кожній зупинці, а каса вводить, скільки повернулося, порівняно з цим очікуванням; розбіжність позначається, і до неї можна додати примітку. Пластикові ящики рахуються як отримані, а число водія показано для інформації. Будь-яка нестача готівки потребує причини, перш ніж день можна буде закрити, — її обирають одним дотиком із ваших підготовлених причин або вводять вручну. Повідомлення під кнопкою закриття точно вказує, чого ще бракує: причини розбіжності, імені того, хто прийняв водія, або позначки підтвердження. Примітки до закриття приймають підготовлені примітки до закриття дня — кожне клацання додає одну — або довільний текст.

Закриття, повторне відкриття й передавання фінансовому відділу

Підтвердити й закрити день остаточно блокує день водія; Зберегти чернетку зберігає введене й лишає день відкритим. Зберігається: хто закрив, коли, хто прийняв водія, кожна сума, причина й примітка. Закритий день доступний лише для читання. Якщо звіти водія надходять після закриття, керівник може знову відкрити день із письмовою причиною, і те, хто відкрив його знову, коли й чому, потрапляє в примітки до закриття.

Прийнявши своїх водіїв, диспетчер закриває власний день: скільки готівки, скільки в чеках і скільки чеків він передає фінансовому відділу, з причиною будь-якої розбіжності. Закрити для бухгалтерії робить це одним дотиком саме з тим, що отримано від водіїв. У закритті дня фінансового відділу фінансисти фіксують, що вони фактично отримали, порівняно з передачею кожного диспетчера; після закриття керівник має знову відкрити його, перш ніж будь-яке закриття диспетчера за цю дату можна буде змінити.

Автоматично надсилаються два листи: після закриття дня кожен клієнт, який оплатив, отримує квитанцію із сумою, датою й маршрутом, а під час закриття водій отримує підтвердження здачі коштів із переданими сумами, тим, хто їх прийняв, і часом.

Звіти для бухгалтерії

Звіт за період показує кожне закриття дня водія між двома датами — по рядку на маршрут і день — з проміжними підсумками за днями та сумами за звітами, отриманими й розбіжностями. Експорт у CSV завантажує його для Excel із сумами у вигляді чисел, а також зі стовпцями, яких немає в таблиці, — готівка й чеки окремо, причина розбіжності й хто прийняв водія. Таблиця закриттів фінансового відділу пропонує те саме для днів фінансового відділу, до 92 днів за раз; місячний файл для бухгалтера — це період у місяць і одне клацання. Для місяця одного водія оберіть місяць, відфільтруйте стовпець водія й експортуйте саме ці рядки.

Хто що робить у касі

Диспетчер приймає водіїв і закриває власний день, а фінансову частину бачить лише для перегляду. Фінансовий відділ після входу потрапляє одразу в касу, закриває дні водіїв і день фінансового відділу. Керівник робить усе, зокрема знову відкриває закриті дні. Планувальники каси не бачать. Працівники, які приймають водіїв у дворі, можуть працювати й із телефона чи планшета: користувач із доступом до каси входить у застосунок водія й отримує там список днів і екран закриття для касира.

Поширені запитання