การเก็บเงินสดและการปิดยอดประจำวันของคนขับ

การเก็บเงินสดทำงานอย่างไร ตั้งแต่ลูกค้าจนถึงรายงาน

1. ระบุลูกค้าเงินสด

   ลูกค้าที่ชื่อมีคำว่าเงินสดถือเป็นลูกค้าเงินสด ในภาษาใดก็ได้จาก 34 ภาษา ยกเว้นร้านแบบ “Cash & Carry” ไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มเติม

2. คนขับเก็บเงิน

   ที่ลูกค้า แอปจะแสดงยอดที่ต้องเก็บจากคำสั่งซื้อ และคนขับบันทึกเงินสด เช็ค และจำนวนเช็ค หากมีส่วนต่างต้องระบุเหตุผล

3. คนขับแจ้งยอด

   เมื่อจบวัน คนขับแจ้งยอดที่นำกลับมา และเส้นทางจะเปลี่ยนสถานะเป็น “รอปิดยอด” ที่แคชเชียร์

4. แคชเชียร์รับคนขับ

   แคชเชียร์ติ๊กเอกสาร ยืนยันยอดเงิน และนับพาเลทกับลังพลาสติกทีละลูกค้า แล้วปิดยอดประจำวันของคนขับ

5. ผู้ควบคุมการเดินรถและฝ่ายการเงินปิดยอด

   ผู้ควบคุมการเดินรถส่งเงินต่อให้ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินบันทึกยอดที่ได้รับ และฝ่ายบัญชีเรียกรายงานตามช่วงวันที่

ตัวเลขทุกตัวคำนวณเพียงครั้งเดียวบนเซิร์ฟเวอร์ แดชบอร์ด หน้าจอปิดยอด และรายงานจึงตรงกันเสมอ ยอดเงินแสดงเป็นสกุลเงินของบริษัทที่คุณเลือกในข้อมูลธุรกิจ

แดชบอร์ดแคชเชียร์

แท็บแรกของแคชเชียร์แสดงทุกเส้นทางของวันพร้อมสถานะการปิดยอด แปดการ์ดสรุปภาพรวมของวัน ได้แก่ เส้นทาง ปิดแล้ว ยังไม่กลับ ยอดที่คาดไว้ ยอดที่รายงาน ยอดที่ได้รับ ส่วนต่าง และการปิดยอดที่มีข้อยกเว้น กล่องแจ้งเตือนรวบรวมทุกเรื่องที่ต้องจัดการ ได้แก่ ส่วนต่างเงินสด พาเลทที่ขาด การจัดส่งที่ยังไม่ปิดใน POD และจุดจอดที่ยังไม่ได้ส่ง แยกตามเส้นทางและคนขับ

แต่ละแถวมีการตรวจห้าด้าน ได้แก่ เงิน พาเลท เอกสาร POD และการส่งมอบสินค้า แสดงเป็นสีเขียว (เรียบร้อย) สีแดง (มีส่วนต่าง) หรือสีน้ำเงิน (ยังไม่ได้ตรวจ) จนกว่าคนขับจะแจ้งจบวัน การตรวจจะแสดงเป็นขีดแทนศูนย์ เพราะยังไม่มีอะไรถูกตรวจ แดชบอร์ดรีเฟรชเองทุกนาที และทุกคอลัมน์เรียงลำดับและกรองได้

การรับคนขับทีละลูกค้า

หน้าจอปิดยอดของคนขับออกแบบมาสำหรับแท็บเล็ตที่คลังสินค้า แสดงลูกค้าในเส้นทางตามลำดับจุดจอด แต่ละรายมีป้าย POD ยอดเก็บเงิน (ยอดที่คาดไว้ ยอดที่คนขับรายงาน และยอดที่ได้รับ) และเครื่องหมายติ๊กเล็ก ๆ สำหรับทุกการตรวจที่ทำแล้ว แตะที่ลูกค้าเพื่อเปิดแผงที่แสดงเอกสารแต่ละฉบับพร้อมปุ่มติ๊กขนาดใหญ่ต่อการตรวจ เช่น ตราประทับสีแดงและตราประทับ คุณเพิ่มรายการตรวจของคุณเองได้ในการตั้งค่าหมายเหตุสำเร็จรูป

สำหรับลูกค้าเงินสด แผงจะรับข้อมูลเงินสด เช็ค จำนวนเช็ค และบันทึกเกี่ยวกับเช็ค โดยดึงค่าจากรายงานของคนขับจนกว่าคุณจะพิมพ์ค่าอื่น พร้อมแสดงส่วนต่างแบบสดอยู่ข้าง ๆ ยอดรวมของเส้นทางคือผลรวมของลูกค้าทุกราย และไม่มีการพิมพ์เอง ตัวกรองด่วนแสดงลูกค้าทั้งหมด ลูกค้าที่ยังไม่ได้ตรวจ ลูกค้าเงินสด หรือลูกค้าที่มีปัญหา ยอดเบิกและค่าใช้จ่ายของคนขับในวันนั้นจะแสดงไว้เป็นข้อมูลประกอบ เพราะมักอธิบายส่วนต่างเงินสดได้

พาเลท ลังพลาสติก และเหตุผลของส่วนต่าง

เมื่อเปิดการรายงานพาเลท คนขับจะบันทึกพาเลทที่เก็บกลับที่แต่ละจุดจอด และแคชเชียร์กรอกจำนวนที่กลับมาจริงเทียบกับยอดที่คาดไว้ หากไม่ตรงระบบจะแจ้งเตือนและแนบบันทึกได้ ลังพลาสติกนับตามยอดที่ได้รับ โดยแสดงตัวเลขของคนขับไว้เพื่อเป็นข้อมูล ส่วนต่างเงินสดทุกรายการต้องมีเหตุผลก่อนปิดยอดของวัน เลือกจากเหตุผลส่วนต่างที่เตรียมไว้ได้ในแตะเดียว หรือพิมพ์เอง ข้อความใต้ปุ่มปิดยอดบอกชัดเจนว่ายังขาดอะไร ได้แก่ เหตุผลของส่วนต่าง ชื่อผู้รับคนขับ หรือเครื่องหมายยืนยัน หมายเหตุการปิดยอดใช้หมายเหตุการปิดยอดประจำวันสำเร็จรูป ซึ่งแต่ละคลิกจะเพิ่มหนึ่งรายการ หรือพิมพ์ข้อความอิสระ

การปิดยอด การเปิดใหม่ และการส่งต่อให้ฝ่ายการเงิน

ยืนยันและปิดยอดของวัน จะล็อกวันของคนขับอย่างถาวร ส่วน บันทึกแบบร่าง จะเก็บสิ่งที่พิมพ์ไว้และเปิดค้างไว้ สิ่งที่บันทึก ได้แก่ ใครปิด เมื่อใด ใครรับคนขับ รวมถึงทุกยอดเงิน เหตุผล และบันทึก วันที่ปิดแล้วจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว หากรายงานของคนขับมาถึงหลังปิดยอด ผู้จัดการเปิดวันนั้นใหม่ได้โดยเขียนเหตุผล และข้อมูลว่าใครเปิดใหม่ เมื่อใด และเพราะเหตุใด จะบันทึกไว้ในหมายเหตุการปิดยอด

เมื่อผู้ควบคุมการเดินรถรับคนขับครบแล้ว ก็ปิดยอดประจำวันของตนเอง ระบุเงินสด ยอดเช็ค และจำนวนเช็คที่ส่งต่อให้ฝ่ายการเงิน พร้อมเหตุผลของส่วนต่างใด ๆ ปุ่ม ปิดยอดส่งฝ่ายบัญชี ทำทั้งหมดนี้ในแตะเดียวด้วยยอดที่ได้รับจากคนขับพอดี ในการปิดยอดประจำวันของฝ่ายการเงิน ฝ่ายการเงินบันทึกยอดที่ได้รับจริงเทียบกับการส่งต่อของผู้ควบคุมการเดินรถแต่ละคน หลังปิดแล้ว ผู้จัดการต้องเปิดใหม่ก่อน การปิดยอดของผู้ควบคุมการเดินรถในวันนั้นจึงจะเปลี่ยนแปลงได้

อีเมลสองฉบับจะส่งออกโดยอัตโนมัติ หลังปิดยอดของวัน ลูกค้าที่ชำระเงินทุกรายจะได้รับใบเสร็จที่ระบุยอดเงิน วันที่ และเส้นทาง และเมื่อปิดยอด คนขับจะได้รับการยืนยันการนำส่งเงินพร้อมยอดที่ส่งมอบ ผู้รับ และเวลา

รายงานสำหรับฝ่ายบัญชี

รายงานตามช่วงวันที่แสดงการปิดยอดของคนขับทุกครั้งระหว่างสองวันที่ หนึ่งแถวต่อเส้นทางต่อวัน พร้อมยอดรวมย่อยรายวันและยอดรวมของยอดที่รายงาน ยอดที่ได้รับ และส่วนต่าง ส่งออก CSV ดาวน์โหลดไฟล์สำหรับ Excel โดยยอดเงินเป็นตัวเลข พร้อมคอลัมน์ที่ตารางไม่มี ได้แก่ เงินสดกับเช็คแยกกัน เหตุผลของส่วนต่าง และผู้รับคนขับ ตารางการปิดยอดของฝ่ายการเงินให้ข้อมูลแบบเดียวกันสำหรับวันของฝ่ายการเงิน ครั้งละไม่เกิน 92 วัน ไฟล์รายเดือนสำหรับนักบัญชีคือช่วงวันที่หนึ่งเดือนและคลิกเดียว สำหรับข้อมูลรายเดือนของคนขับคนเดียว ให้เลือกเดือน กรองคอลัมน์คนขับ แล้วส่งออกเฉพาะแถวเหล่านั้น

ใครทำอะไรที่แคชเชียร์

ผู้ควบคุมการเดินรถรับคนขับและปิดยอดประจำวันของตนเอง และเห็นส่วนของฝ่ายการเงินแบบดูอย่างเดียว ฝ่ายการเงินจะเข้ามาที่แคชเชียร์หลังเข้าสู่ระบบ ปิดยอดประจำวันของคนขับและของฝ่ายการเงิน ผู้จัดการทำได้ทุกอย่าง รวมถึงเปิดวันที่ปิดแล้วใหม่ ผู้วางแผนไม่เห็นแคชเชียร์ พนักงานที่รับคนขับที่ลานจอดยังทำงานจากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแคชเชียร์เข้าสู่ระบบในแอปคนขับ แล้วจะได้รายการวันของแคชเชียร์และหน้าจอปิดยอดในแอป

คำถามที่พบบ่อย