หลักฐานการจัดส่ง: ใบส่งของที่ลงนาม รูปถ่าย และคลังเอกสาร

อะไรนับเป็นหลักฐานการจัดส่งใน OptiRoutes

หลักฐานการจัดส่ง (POD) คือบันทึกว่าการจัดส่งถึงมือลูกค้าแล้วและส่งมอบอะไรไปบ้าง OptiRoutes รองรับหลายระดับ ซึ่งใช้ร่วมกันและตั้งค่ารายคนขับได้:

สวิตช์ “ต้อง…” แต่ละรายการจะทำให้คนขับจบการจัดส่งไม่ได้จนกว่าจะทำครบ การจัดส่งที่รายงานถึงสำนักงานจึงมีหลักฐานที่คุณต้องการเสมอ สำหรับลูกค้าที่ต้องการใบส่งของที่ลงนาม ให้เปิด “ต้องมีลายเซ็น” และ “ต้องระบุชื่อผู้รับ” ให้คนขับที่ดูแลลูกค้าเหล่านั้น

ลายเซ็นดิจิทัลบนใบส่งของทำงานอย่างไร

เปิดลายเซ็นดิจิทัลในการตั้งค่าแอปคนขับ แล้วลูกค้าจะลงนามบนเอกสารในโทรศัพท์ของคนขับ เอกสารเข้าสู่แอปได้สองวิธี:

• ใบส่งของของคำสั่งซื้อนั้นเอง ระบบของคุณวางไฟล์ PDF หนึ่งไฟล์ต่อเลขที่คำสั่งซื้อไว้ในโฟลเดอร์ POD ของบริษัท ผ่าน Files API หรือเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ และลูกค้าลงนามบนเอกสารฉบับนั้นพอดี
• แม่แบบการลงนามเปล่าของคุณ เมื่อคำสั่งซื้อไม่มีไฟล์ใบส่งของของตนเอง ลูกค้าจะลงนามบน PDF เปล่าของใบส่งของธุรกิจคุณ ซึ่งอัปโหลดไว้ครั้งเดียวในการตั้งค่า

หากต้องการให้ลูกค้าลงนามบนเอกสารต้นฉบับเท่านั้น ให้เปิด ห้ามลงนามเมื่อไม่มีไฟล์ใบส่งของต้นฉบับ เมื่อไม่มีไฟล์ คนขับจะเปิดหน้าลงนามไม่ได้ หากต้องการตำแหน่งของทุกลายเซ็น ให้เปิด ห้ามลงนามขณะปิด GPS ใน ฟิลด์ที่แสดงขณะลงนาม คุณระบุฟิลด์ของคำสั่งซื้อ เช่น เลขที่คำสั่งซื้อ จำนวน หรือยอดเงิน ที่คนขับและลูกค้าจะเห็นบนหน้าจอลงนาม

เมื่อส่งของ ลูกค้าลงนามพร้อมรูปถ่ายสูงสุดสามรูป หมายเหตุ และสินค้าคืน ในจุดที่สัญญาณอ่อน ส่งลายเซ็นในเบื้องหลัง ให้คนขับไปต่อได้ทันทีขณะที่ลายเซ็นถูกส่งอยู่เบื้องหลัง หากเซิร์ฟเวอร์ไม่รับลายเซ็น แอปจะส่งใหม่และแสดงไว้ในรายการเมื่อจบวันจนกว่าจะส่งถึง

การตั้งค่าหลักฐานการจัดส่ง

1. เลือกข้อกำหนด

   บนหน้าจอคนขับ เปิดรูปถ่าย ลายเซ็น ชื่อผู้รับ หรือรายงานพาเลท ให้คนขับที่ต้องใช้

2. เปิดลายเซ็นดิจิทัล

   ในการตั้งค่าแอปคนขับ ติ๊กลายเซ็นดิจิทัลบนใบส่งของ และระบุฟิลด์ที่แสดงขณะลงนาม

3. อัปโหลดแม่แบบเปล่า

   เลือกไฟล์ PDF ของใบส่งของเปล่า ระบบจะจัดเก็บทันทีที่คุณเลือกไฟล์

4. ตั้งค่าการส่งอีเมล

   กรอกที่อยู่สำหรับทุกลายเซ็น ลายเซ็นที่มีหมายเหตุ และลายเซ็นที่มีสินค้าคืน รวมถึงบัญชี Gmail ที่ใช้ส่งพร้อมรหัสผ่านแอป

5. ทดสอบกับคนขับหนึ่งคน

   คนขับจะได้รับการตั้งค่าใหม่เมื่อเข้าสู่ระบบ จึงขอให้คนขับหนึ่งคนออกจากระบบแล้วเข้าใหม่ และลงนามการจัดส่งทดสอบก่อนแจ้งทุกคน

ใบส่งของที่ลงนามไปอยู่ที่ใด

ใบส่งของที่ลงนามจะส่งทางอีเมลโดยอัตโนมัติ ไปยังที่อยู่ผู้รับสามแห่ง เพื่อให้ใบส่งของแต่ละฉบับถึงคนที่ดูแล:

• ทุกลายเซ็น ที่อยู่ที่ได้รับสำเนาใบส่งของที่ลงนามทุกฉบับ เช่น กล่องอีเมลของฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายเก็บเอกสาร
• ลายเซ็นที่มีหมายเหตุ สำหรับผู้ที่ติดตามหมายเหตุของลูกค้า
• ลายเซ็นที่มีสินค้าคืน สำหรับผู้ที่ดูแลสินค้าคืนและใบลดหนี้

อีเมลส่งจากบัญชี Gmail ของธุรกิจคุณเอง ในนามธุรกิจของคุณ โดยใช้รหัสผ่านแอปของ Google ที่คุณสร้างในการตั้งค่าความปลอดภัยของ Google ไม่ใช่รหัสผ่านปกติของบัญชี สำเนาใบส่งของที่ลงนามทุกฉบับยังเก็บไว้ในโฟลเดอร์ของบริษัท ซึ่งระบบของคุณดึงไปใช้ได้

หมายเหตุและสินค้าคืนที่สม่ำเสมอ

ใบส่งของที่ลงนามจะมีประโยชน์เพียงใดขึ้นอยู่กับถ้อยคำที่อยู่ข้างกัน คนขับเลือกหมายเหตุการจัดส่งและบันทึกสินค้าคืนจากรายการสำเร็จรูปที่สำนักงานดูแล แทนการพิมพ์ถ้อยคำใหม่ทุกครั้ง รายงานจึงเปรียบเทียบกันได้ระหว่างคนขับและระหว่างสัปดาห์ รายการแก้ไขได้ในการตั้งค่า จัดลำดับใหม่และซ่อนได้โดยไม่ต้องลบ และส่งถึงแอปเมื่อคนขับเข้าสู่ระบบ ลายเซ็นที่มาพร้อมสินค้าคืนจะส่งทางอีเมลไปยังที่อยู่สำหรับสินค้าคืน ผู้ที่ออกใบลดหนี้จึงเห็นได้ภายในวันเดียวกัน

การค้นหา POD ภายหลัง

หลักฐานจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณหาเจอเมื่อลูกค้าถาม OptiRoutes มีหลายช่องทางกลับไปยังใบส่งของที่ลงนาม:

• การสั่งงานแบบสด จุดจอดที่ปิดพร้อมใบส่งของจะแสดงไอคอนเอกสาร คลิกเพื่อเปิดไฟล์ POD ในแท็บใหม่
• รายงานการจัดส่ง รายงานคนขับแบบมีรายการสินค้าแสดงสิ่งที่รายงานที่แต่ละจุดจอด และเปิดใบส่งของที่ลงนามได้
• คลัง POD บนหน้าจอคนขับ เลือกวันแล้วดาวน์โหลดเอกสารการจัดส่งที่ลงนามทุกฉบับของบริษัทในวันนั้นเป็นไฟล์ ZIP เดียว
• Files API ซอฟต์แวร์ของคุณแสดงรายการและดาวน์โหลดไฟล์ POD ของวันได้ ทั้ง PDF ที่ลงนาม ลายเซ็น และรูปถ่ายแยกกัน หรือทั้งวันเป็น ZIP เดียว ดูการเชื่อมต่อระบบ

ไฟล์ที่ลงนามจัดเก็บเป็นรายวันในโฟลเดอร์ของบริษัท ตั้งชื่อตามเลขที่คำสั่งซื้อ เอกสารจึงตรวจสอบย้อนกลับไปยังคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องได้

การตรวจ POD เมื่อจบวัน

POD เป็นส่วนหนึ่งของการปิดยอดประจำวัน ไม่ใช่งานแยกต่างหาก ที่แคชเชียร์ ลูกค้าทุกรายในเส้นทางมีป้าย POD สีเขียวเมื่อปิดแล้ว สีแดงเมื่อส่งของแล้วแต่ไม่มี POD และสีเทาเมื่อยังไม่ได้ส่ง และกล่องแจ้งเตือนรวบรวมการจัดส่งที่ยังไม่ปิดใน POD แยกตามเส้นทางและคนขับ ลำดับงานประจำวันในหน้าแรกและการทบทวนรายช่วงเวลานับการจัดส่งที่ลงนามไม่สำเร็จหรือไม่มีใบส่งของ จึงเห็นช่องโหว่ได้ในเช้าวันถัดไป ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน ตัวแอปคนขับเองก็แสดงรายการคำสั่งซื้อที่ส่งแล้วแต่ไม่พบใบส่งของที่ลงนามบนเซิร์ฟเวอร์ ก่อนให้ปิดวัน

การส่งรายงานการจัดส่งไปยังระบบของคุณเอง

นอกจากเอกสารแล้ว รายงานการจัดส่งทุกรายการยังส่งต่อไปยังระบบอื่นของคุณได้ กรอก ที่อยู่สำหรับรายงานการจัดส่ง ในการตั้งค่าแอปคนขับ แล้วรายงานแต่ละรายการจะถูกส่งไปที่นั่นด้วย ERP หรือพอร์ทัลลูกค้าของคุณจึงอัปเดตเองได้ คนขับยังแชร์ใบส่งของที่ลงนามจากโทรศัพท์ได้ทันทีเมื่อลูกค้าขอสำเนาที่หน้างาน

คำถามที่พบบ่อย