Teslimat kanıtı: imzalı irsaliyeler, fotoğraflar ve arşiv

OptiRoutes'ta teslimat kanıtı neleri kapsar?

Teslimat kanıtı (POD), bir teslimatın müşteriye ulaştığının ve neyin teslim edildiğinin kaydıdır. OptiRoutes, birleştirebileceğiniz ve sürücü bazında ayarlayabileceğiniz birkaç seviyeyi destekler:

Her “zorunlu” anahtarı, tamamlanana kadar sürücünün teslimatı bitirmesini engeller; böylece ofiste bildirilen bir teslimat her zaman istediğiniz kanıtı taşır. İmzalı irsaliye isteyen müşterilere hizmet veren sürücüler için “imza zorunlu” ve “teslim alanın adı zorunlu” açılabilir.

İrsaliyede dijital imza nasıl çalışır?

Sürücü uygulaması ayarlarında dijital imzayı açın; müşteri belgeyi sürücünün telefonunda imzalar. Belge uygulamaya iki yoldan ulaşır:

• Siparişin kendi irsaliyesi — sisteminiz, Files API ya da dosya sunucusu üzerinden şirketin POD klasörüne sipariş numarası başına bir PDF koyar ve müşteri tam olarak o belgeyi imzalar.
• Boş imza şablonunuz — bir siparişin kendine ait irsaliye dosyası olmadığında müşteri, ayarlarda bir kez yüklenen işletmenizin boş irsaliye PDF'ini imzalar.

Müşterilerin yalnızca orijinal belgeyi imzalamasını sağlamak için orijinal irsaliye dosyası yoksa imzayı engelle seçeneğini açın: dosya olmadan sürücü imza ekranını açamaz. Her imzanın bir konumu olması için GPS kapalıyken imzayı engelle seçeneğini açın. İmza sırasında gösterilen alanlar bölümünde, sürücünün ve müşterinin imza ekranında göreceği sipariş alanlarını — örneğin sipariş numarası, miktar ya da tutar — listelersiniz.

Teslimatta müşteri en fazla üç fotoğraf, açıklamalar ve iadelerle birlikte imzalar. Çekimin zayıf olduğu yerlerde imzayı arka planda gönder, imza arka planda gönderilirken sürücünün hemen yola devam etmesini sağlar; sunucu bir imzayı kabul etmezse uygulama onu yeniden gönderir ve ulaşana kadar gün sonunda listeler.

Teslimat kanıtının ayarlanması

1. Gereksinimleri seçin

   Sürücüler ekranında, ihtiyaç duyan sürücüler için fotoğraf, imza, teslim alanın adı ya da palet raporunu açın.

2. Dijital imzayı açın

   Sürücü uygulaması ayarlarında irsaliyede dijital imzayı işaretleyin ve imza sırasında gösterilecek alanları listeleyin.

3. Boş şablonu yükleyin

   Boş irsaliyenizin PDF'ini seçin; dosyayı seçtiğiniz anda kaydedilir.

4. E-posta yönlendirmesini ayarlayın

   Her imza, açıklamalı imzalar ve iadeli imzalar için adresleri ve gönderen Gmail hesabını uygulama şifresiyle birlikte girin.

5. Tek bir sürücüyle test edin

   Sürücüler yeni ayarları giriş yaptıklarında alır; bu yüzden herkese duyurmadan önce bir sürücüden çıkış yapıp yeniden giriş yapmasını ve bir test teslimatını imzalatmasını isteyin.

İmzalı irsaliyeler nereye gider?

İmzalı irsaliyeler, her biri onunla ilgilenen kişiye ulaşsın diye üç alıcı adresiyle otomatik olarak e-postayla gönderilir:

• Her imza — imzalı her irsaliyenin bir kopyasını alan bir adres; örneğin arka ofisiniz ya da arşiv posta kutunuz.
• Açıklamalı imza — müşteri açıklamalarını takip eden kişi için.
• İadeli imza — iadeleri ve alacak dekontlarını yöneten kişi için.

E-postalar, işletmenizin kendi Gmail hesabından, işletmenizin adıyla, Google'ın güvenlik ayarlarında oluşturduğunuz bir Google uygulama şifresi kullanılarak gönderilir — asla hesabın normal şifresi kullanılmaz. İmzalı her irsaliyenin bir kopyası, sistemlerinizin alabileceği şirket klasöründe de saklanır.

Tutarlı kalan açıklamalar ve iadeler

İmzalı bir irsaliye, yanındaki ifadeler kadar işe yarar. Sürücüler teslimat açıklamalarını ve iade notlarını her seferinde yeni bir ifade yazmak yerine ofisin yönettiği hazır listelerden seçer; böylece raporlar sürücüler ve haftalar arasında karşılaştırılabilir. Listeler ayarlarda düzenlenir, yeniden sıralanabilir, silinmeden gizlenebilir ve sürücü giriş yaptığında uygulamaya ulaşır. İadeli bir imza iade adresine e-postayla gönderilir; böylece alacak dekontunu düzenleyen kişi aynı gün görür.

Bir POD'u daha sonra bulmak

Kanıt, ancak müşteri sorduğunda bulabiliyorsanız işe yarar. OptiRoutes imzalı bir irsaliyeye geri dönmenin birkaç yolunu sunar:

• Canlı sevkiyat — irsaliyeyle kapatılan bir durakta bir belge simgesi görünür; tıklamak POD dosyasını yeni bir sekmede açar.
• Teslimat raporları — sürücülerin ürünlü raporları her durakta neyin bildirildiğini listeler ve imzalı irsaliyeyi açar.
• POD arşivi — sürücüler ekranında bir gün seçin ve şirketin o güne ait imzalı tüm teslimat belgelerini tek bir ZIP olarak indirin.
• Files API — yazılımınız bir günün POD dosyalarını listeler ve indirir: imzalı PDF, imza ve fotoğraflar ayrı ayrı ya da günün tamamı tek bir ZIP olarak; bkz. entegrasyonlar.

İmzalı dosyalar şirket klasöründe gün gün, sipariş numarasıyla adlandırılarak saklanır; böylece bir belgenin ait olduğu siparişe kadar izi sürülebilir.

Gün sonunda POD kontrolü

POD ayrı bir angarya değil, günün kapanışının bir parçasıdır. Kasada bir rotadaki her müşteri bir POD etiketi gösterir — kapandığında yeşil, POD olmadan teslim edildiğinde kırmızı, teslim edilmediğinde gri — ve uyarı kutusu POD'da kapatılmamış teslimatları rota ve sürücüye göre toplar. Ana ekrandaki gün akışı ve dönem incelemesi, imza hatası olan ya da irsaliyesiz teslimatları sayar; böylece bir eksik ay sonunda değil, ertesi sabah fark edilir. Sürücü uygulamasının kendisi de, gün kapanmadan önce imzalı irsaliyesi sunucuda bulunamayan her teslim edilmiş siparişi listeler.

Teslimat raporlarını kendi sistemlerinize göndermek

Belgelerin yanı sıra her teslimat raporu başka bir sisteminize de iletilebilir. Sürücü uygulaması ayarlarında teslimat raporları adresini doldurun; her rapor oraya da gönderilir ve ERP'niz ya da müşteri portalınız kendiliğinden güncellenir. Müşteri yerinde bir kopya istediğinde sürücüler imzalı irsaliyeyi doğrudan telefondan da paylaşabilir.

Sıkça sorulan sorular