Comprovante de entrega: notas assinadas, fotos e arquivo

O que conta como comprovante de entrega na OptiRoutes?

O comprovante de entrega (POD) é o registro de que uma entrega chegou ao cliente e do que foi entregue. A OptiRoutes oferece vários níveis, que você pode combinar e definir por motorista:

Cada chave de “obrigatório” impede o motorista de concluir a entrega até que o item seja cumprido, então uma entrega registrada no escritório sempre traz o comprovante que você pediu. Para os clientes que precisam de nota assinada, ative “assinatura obrigatória” e “nome do recebedor obrigatório” nos motoristas que os atendem.

Como funciona a assinatura digital na nota de entrega?

Ative a assinatura digital nas configurações do app do motorista, e o cliente assina o documento no celular do motorista. O documento chega ao app de duas formas:

• A própria nota de entrega do pedido — o seu sistema coloca um PDF por número de pedido na pasta de POD da empresa, pela Files API ou pelo servidor de arquivos, e o cliente assina exatamente esse documento.
• O seu modelo de assinatura em branco — quando um pedido não tem arquivo de nota próprio, o cliente assina um PDF em branco da nota da sua empresa, carregado uma única vez nas configurações.

Para que os clientes assinem apenas o documento original, ative bloquear assinatura quando faltar o arquivo original da nota de entrega: sem o arquivo, o motorista não consegue abrir a assinatura. Para ter a localização de cada assinatura, ative bloquear assinatura com o GPS desligado. Em campos exibidos durante a assinatura, você lista os campos do pedido — por exemplo, número do pedido, quantidade ou valor — que o motorista e o cliente veem na tela de assinatura.

Na entrega, o cliente assina com até três fotos, observações e devoluções. Onde o sinal é fraco, enviar a assinatura em segundo plano permite que o motorista siga em frente na hora enquanto a assinatura é enviada nos bastidores; se o servidor não aceitar uma assinatura, o app a reenvia e a lista no fim do dia até que ela chegue.

Como configurar o comprovante de entrega

1. Escolha as exigências

   Na tela de motoristas, ative foto, assinatura, nome do recebedor ou relatório de paletes para os motoristas que precisam deles.

2. Ative a assinatura digital

   Nas configurações do app do motorista, marque a assinatura digital na nota de entrega e liste os campos exibidos durante a assinatura.

3. Carregue o modelo em branco

   Escolha um PDF da sua nota de entrega em branco; ele é salvo assim que você seleciona o arquivo.

4. Defina o envio por e-mail

   Preencha os endereços para todas as assinaturas, para assinaturas com observação e para assinaturas com devoluções, além da conta Gmail remetente com a senha de app dela.

5. Teste com um motorista

   Os motoristas recebem as novas configurações ao entrar, então peça a um motorista que saia e entre de novo e assine uma entrega de teste antes de avisar todo mundo.

Para onde vão as notas de entrega assinadas?

As notas assinadas são enviadas por e-mail automaticamente, com três endereços de destino, para que cada nota chegue a quem cuida dela:

• Todas as assinaturas — um endereço que recebe cópia de todas as notas assinadas, por exemplo a caixa do backoffice ou do arquivo.
• Assinatura com observação — para quem acompanha as observações dos clientes.
• Assinatura com devoluções — para quem trata devoluções e notas de crédito.

Os e-mails saem da própria conta Gmail da sua empresa, em nome da empresa, usando uma senha de app do Google que você cria nas configurações de segurança do Google — nunca a senha normal da conta. Uma cópia de cada nota assinada também fica na pasta da empresa, de onde os seus sistemas podem buscá-la.

Observações e devoluções padronizadas

Uma nota assinada só é útil se as palavras ao lado dela também forem. Os motoristas escolhem observações de entrega e notas de devolução em listas prontas mantidas pelo escritório, em vez de digitar um texto novo a cada vez, para que os relatórios possam ser comparados entre motoristas e semanas. As listas são editadas nas configurações, podem ser reordenadas e ocultadas sem exclusão e chegam ao app quando o motorista entra. Uma assinatura com devoluções é enviada por e-mail ao endereço de devoluções, para que quem emite o crédito a veja no mesmo dia.

Como encontrar um POD depois

O comprovante só é útil se você conseguir encontrá-lo quando o cliente perguntar. A OptiRoutes oferece vários caminhos de volta a uma nota assinada:

• Despacho ao vivo — uma parada fechada com nota de entrega mostra um ícone de documento; um clique abre o arquivo do POD em uma nova aba.
• Relatórios de entrega — os relatórios dos motoristas com itens listam o que foi registrado em cada parada e abrem a nota de entrega assinada.
• Arquivo de POD — na tela de motoristas, escolha um dia e baixe em um único ZIP todos os documentos de entrega assinados da empresa naquele dia.
• Files API — o seu software lista e baixa os arquivos de POD de um dia, o PDF assinado, a assinatura e as fotos separadamente, ou o dia inteiro em um único ZIP; veja integrações.

Os arquivos assinados ficam guardados por dia na pasta da empresa, nomeados pelo número do pedido, para que cada documento possa ser associado ao pedido ao qual pertence.

Como conferir o POD no fim do dia

O POD faz parte do fechamento do dia, e não é uma tarefa à parte. No Caixa, cada cliente de uma rota mostra um indicador de POD — verde quando fechado, vermelho quando entregue sem POD, cinza quando não entregue —, e o quadro de alertas reúne as entregas não fechadas no POD por rota e por motorista. O Fluxo do dia na tela inicial e a revisão do período contam as entregas com falha na assinatura ou sem nota de entrega, para que uma falha seja vista na manhã seguinte, e não no fim do mês. O próprio app do motorista lista, antes que o dia possa ser fechado, qualquer pedido entregue cuja nota assinada não foi encontrada no servidor.

Como enviar os relatórios de entrega aos seus próprios sistemas

Além dos documentos, cada relatório de entrega pode ser enviado a outro sistema seu. Preencha o endereço de relatórios de entrega nas configurações do app do motorista, e cada relatório também é enviado para lá, de modo que o seu ERP ou portal do cliente se atualiza sozinho. Os motoristas também podem compartilhar uma nota de entrega assinada direto do celular quando o cliente pede uma cópia na hora.

Perguntas frequentes