Janelas de horário dos clientes e avisos de chegada

Como definir a janela de horário de um cliente?

Abra o cliente em Gestão de clientes e adicione janelas de horário na parte de baixo da janela do cliente: cada linha é um dia (ou “Todos os dias”), um início e um fim de janela, e um cliente pode ter várias linhas. Um arquivo de clientes com colunas de horário de abertura e de fechamento cria as janelas em massa. A mesma janela passa a valer para todas as entregas a esse cliente, então ninguém precisa digitá-la em cada pedido.

Duas configurações relacionadas tornam os horários de chegada realistas. O tempo no local, na ficha do cliente, é quanto tempo o motorista fica ali — útil para um supermercado ou depósito com descarga demorada. A lista de tempos de espera identifica clientes conhecidos por longas esperas, como redes com fila de descarga, por parte do nome e por uma estimativa em minutos: as paradas deles ficam destacadas no cartão da rota, e a espera passa a ser o tempo na parada.

O planejamento de rotas respeita as janelas de horário?

Sim, e você decide com que rigor. A reordenação pode ser completa por janelas de horário, apenas um recálculo dos horários mantendo a ordem ou completa sem janelas. Uma parada que não consegue cumprir a janela pode ficar na rota ou ir para as paradas não atribuídas, e a saída pode ser adiada para que o motorista não espere diante de uma porta fechada. No Planejamento com IA de aprendizado, as janelas são verificadas com os tempos reais de direção enquanto as paradas são divididas. O cartão da rota mostra um aviso quando não é possível chegar a todas as paradas dentro das janelas. Todas as opções de planejamento estão na página de planejamento de rotas.

Para uma operação mais flexível, “todos os clientes abertos até o fim da jornada” mantém apenas o horário de abertura de cada cliente como limite, e “ordenar paradas pelo horário de entrega” coloca em primeiro lugar o cliente que precisa de uma entrega cedo, mesmo quando ele está mais longe.

Quais mensagens SMS os clientes podem receber?

Com o link de acompanhamento da chegada ativado, cada mensagem a um cliente leva um link para uma página que mostra quando o motorista é esperado. Se a mensagem do motorista não for personalizada, sai uma mensagem padrão em nome da empresa com esse link. Cada tipo de mensagem é ativado separadamente, e a mensagem da tela de rotas é interrompida simplesmente apagando o texto dela.

Como redigir a mensagem: símbolos de horário, data e intervalo

As mensagens são redigidas uma única vez nas configurações de SMS, com símbolos que o sistema substitui para cada cliente:

• Quatro cerquilhas — a previsão de chegada.
• Quatro asteriscos — a data.
• O sinal ^ — um intervalo antes do horário de chegada, e o sinal @ — um intervalo depois dele; cada sinal vale uma hora.

Por exemplo, “O entregador chega hoje entre ^^ e @@” dá a cada cliente uma janela de duas horas de cada lado da previsão. Uma janela, em vez de um horário exato, evita ligações de clientes perguntando por que o motorista ainda não chegou. A mensagem do app do motorista também é a que o próximo cliente recebe quando o envio ao concluir a parada está ativado, então redija-a de forma que sirva para os dois casos.

Instruções do cliente que acompanham cada entrega

Um bom atendimento também passa por o motorista saber o que o cliente espera. Cada ficha de cliente guarda observações de distribuição: uma observação permanente vinculada ao endereço do cliente, uma tarefa avulsa, uma entrega que exige confirmação, um endereço permanente e um indicador de cliente bloqueado, que impede o carregamento de novos pedidos. As observações automáticas acrescentam um texto fixo aos pedidos de clientes escolhidos assim que eles entram no sistema — por exemplo, uma instrução de descarga para todas as filiais de uma rede —, para que ninguém precise digitá-la em cada pedido; ela acompanha o pedido até a rota e o motorista.

Alertas aos gestores quando a ordem muda

Quando um motorista pula uma parada por conta própria e passa para uma posterior, uma mensagem pode ir na hora para o celular dos gestores, para que o escritório avise o cliente antes que ele ligue. Os mesmos celulares dos gestores podem receber um SMS quando um motorista não fez uma tarefa em um cliente ou concluiu uma rota. Ative o relatório de paradas puladas quando os clientes tiverem janelas de horário apertadas.

Como medir a pontualidade das entregas

A tolerância da janela de horário define quantos minutos fora da janela ainda contam como ok no cartão da rota. No mapa ao vivo, uma chegada fora da janela do cliente é marcada como atrasada ou adiantada; para clientes sem janela, só conta uma diferença de mais de duas horas em relação ao horário planejado. Depois, três lugares mostram como foi o desempenho:

• Exceções de janela de horário — um relatório de motoristas com as entregas comparadas à janela do cliente.
• Revisão do período — “dentro da janela do cliente”: dos pedidos entregues a um cliente com janela para aquele dia da semana, quantos foram registrados dentro dela, sem tolerância, além da cobertura das entregas que tinham janela.
• Fluxo do dia — pedidos registrados fora do horário, incluindo os adiantados, listados como itens a verificar.

Os horários ao vivo e a visão do despachante estão descritos na página de acompanhamento ao vivo, e os relatórios por motorista, na página de relatórios.

Perguntas frequentes