Tijdvensters van klanten en aankomstmeldingen

Hoe stelt u het tijdvenster van een klant in?

Open de klant in Klantbeheer en voeg onderaan het klantvenster tijdvensters toe: elke rij is een dag (of “Alle dagen”), een begin en een einde, en een klant kan meerdere rijen hebben. Een klantenbestand met kolommen voor openings- en sluitingstijd maakt de tijdvensters in één keer aan. Hetzelfde tijdvenster geldt vanaf dan voor elke levering aan die klant, dus niemand hoeft het bij elke order in te typen.

Twee verwante instellingen maken aankomsttijden realistisch. Tijd op locatie op de klantkaart is hoe lang de chauffeur blijft — handig voor een supermarkt of magazijn waar het lossen lang duurt. De wachttijdenlijst noemt klanten die bekendstaan om lange wachttijden, zoals ketens met een wachtrij bij het lossen, op basis van een deel van hun naam en een geschat aantal minuten: hun stops worden gemarkeerd op de routekaart en de wachttijd wordt de tijd bij de stop.

Houdt de routeplanning rekening met tijdvensters?

Ja, en u bepaalt hoe strikt. Herschikken kan een volledige herschikking op tijdvensters zijn, alleen een herberekening van de tijden met behoud van de volgorde, of een volledige herschikking zonder tijdvensters. Een stop die zijn tijdvenster niet haalt, kan in de route blijven of naar de niet-toegewezen stops gaan, en het vertrek kan worden uitgesteld zodat een chauffeur niet voor een gesloten deur staat te wachten. Bij Zelflerende AI-planning worden tijdvensters tijdens het verdelen van de stops getoetst aan echte rijtijden. Een routekaart toont een waarschuwing als niet alle stops binnen hun tijdvenster te bereiken zijn. Alle planningsopties staan op de pagina over routeplanning.

Voor een minder strakke operatie houdt “alle klanten open tot het einde van de werkdag” alleen de openingstijd van elke klant als grens aan, en zet “stops sorteren op leveringstijd” een klant die vroeg moet worden beleverd vooraan, ook als die verder weg ligt.

Welke SMS-berichten kunnen klanten ontvangen?

Met Link voor aankomst volgen ingeschakeld bevat elk bericht aan een klant een link naar een pagina die toont wanneer de chauffeur wordt verwacht. Is het bericht van de chauffeur niet aangepast, dan gaat er een standaardbericht op naam van het bedrijf uit met die link. Elk berichttype wordt apart ingeschakeld, en het bericht vanaf het routescherm stopt u eenvoudig door de tekst te wissen.

Het bericht opstellen: symbolen voor tijd, datum en bereik

Berichten worden één keer opgesteld in de SMS-instellingen, met symbolen die het systeem per klant vervangt:

• Vier hekjes — de verwachte aankomsttijd.
• Vier sterretjes — de datum.
• Het teken ^ — een bereik vóór de aankomsttijd, en het teken @ — een bereik erna; elk teken staat voor één uur.

Bijvoorbeeld: “De koerier komt vandaag tussen ^^ en @@” geeft elke klant een tijdvenster van twee uur aan elke kant van de verwachte tijd. Een tijdvenster in plaats van één exact tijdstip scheelt telefoontjes van klanten die vragen waarom de chauffeur er nog niet is. Het appbericht van de chauffeur is ook het bericht dat de volgende klant krijgt als verzenden bij afronden van een stop aanstaat, dus formuleer het zo dat het in beide gevallen past.

Klantinstructies die met elke levering meereizen

Goede klantenservice betekent ook dat de chauffeur weet wat de klant verwacht. Elke klantkaart bevat distributienotities: een vaste notitie die bij het adres van de klant blijft, een eenmalige taak, een levering die bevestiging vereist, een vast adres, en een markering geblokkeerde klant die voorkomt dat nieuwe orders worden geladen. Automatische notities voegen een vaste tekst toe aan de orders van gekozen klanten zodra die het systeem binnenkomen — bijvoorbeeld een losinstructie voor elk filiaal van een keten — zodat niemand die bij elke order hoeft te typen, en ze reist met de order mee naar de route en de chauffeur.

Meldingen aan managers als de volgorde verandert

Als een chauffeur op eigen initiatief een stop overslaat en naar een latere gaat, kan er meteen een bericht naar de telefoons van de managers gaan, zodat het kantoor de klant kan informeren voordat die belt. Dezelfde managerstelefoons kunnen een SMS krijgen als een chauffeur een taak bij een klant niet heeft uitgevoerd of een route heeft afgerond. Zet de melding bij overslaan aan als klanten krappe tijdvensters hebben.

Meten hoeveel leveringen op tijd zijn

Een tolerantie voor tijdvensters bepaalt hoeveel minuten buiten het tijdvenster op de routekaart nog als in orde gelden. Op de livekaart wordt een aankomst buiten het tijdvenster van een klant gemarkeerd als te laat of te vroeg; voor klanten zonder tijdvenster telt alleen een afwijking van meer dan twee uur ten opzichte van de geplande tijd. Achteraf ziet u op drie plaatsen hoe het ging:

• Uitzonderingen op tijdvensters — een chauffeursrapport van leveringen tegenover het tijdvenster van de klant.
• Periodeoverzicht — “binnen tijdvenster klant”: van de orders die zijn geleverd aan een klant met een tijdvenster voor die weekdag, hoeveel er binnen het venster zijn gemeld, zonder tolerantie, plus het aandeel leveringen dat een tijdvenster had.
• Dagverloop — orders die buiten de tijd zijn gemeld, te vroege inbegrepen, als te controleren punten.

Live timing en het overzicht van de ritopvolger worden beschreven op de pagina over live volgen, en rapporten per chauffeur op de pagina over rapporten.

Veelgestelde vragen