Routeplanning voor distributie van farmaceutische en medische benodigdheden

Hoe ziet de dag van een planner in de farmaceutische en medische distributie eruit?

Een route met medische benodigdheden combineert heel verschillende klanten: openbare apotheken die 's ochtends ontvangen voordat de rij ontstaat, klinieken die alleen tussen afspraken door leveringen aannemen, ziekenhuismagazijnen met een ontvangstbalie en een strikte sluitingstijd, en zorginstellingen waar een verpleegkundige moet tekenen. Veel orders zijn klein en waardevol, en sommige zijn spoedeisend. De taak van de planner is ze in een paar routes te passen zonder een tijdvenster te missen en zonder een chauffeur te laten gissen wie mag tekenen.

De druk komt na de levering minstens zo hard als ervoor. Zegt een apotheek dat een doos nooit is aangekomen, dan heeft het kantoor de ondertekende bon nodig, de naam van de persoon die hem heeft ontvangen, het tijdstip van de levering en idealiter waar de chauffeur was toen de klant tekende. Retouren — verlopen voorraad, verkeerde artikelen, beschadigde verpakking — moeten bij de stop worden vastgelegd en terechtkomen bij degene die ze afhandelt.

Tot slot moet de distributeur zijn eigen zaken op orde houden: rijbewijzen, voertuigkeuringen en koelgoedkeuringen hebben vervaldatums, en chauffeurs onderweg moeten realtime zichtbaar zijn voor het kantoor als een klant belt om te vragen waar de levering is.

Welke functies van OptiRoutes tellen het meest voor farmaceutische en medische benodigdheden?

• Digitale handtekening op de afleverbon. De klant ondertekent de bon in de chauffeursapp, met maximaal drie foto's, opmerkingen en retouren. Heeft een order geen eigen bonbestand, dan ondertekent de klant een blanco sjabloon van de bon van het bedrijf. Zie afleverbewijs.
• Naam van ontvanger en handtekening verplicht. Stel per chauffeur de naam van de ontvanger, een handtekening, een foto van de afleverbon of een palletrapport verplicht. Zolang een verplicht onderdeel ontbreekt, kan de chauffeur de levering niet afronden.
• Handtekeningen met een locatie. "Ondertekenen blokkeren zolang GPS uitstaat" zorgt dat elke handtekening een locatie heeft. "Ondertekenen blokkeren als het originele bonbestand ontbreekt" zorgt dat klanten alleen de originele bon ondertekenen.
• Ondertekende bonnen per e-mail. Drie ontvangstadressen: elke handtekening, handtekeningen met een opmerking, en handtekeningen met retouren. De bonnen worden verstuurd vanuit het eigen Gmail-account van het bedrijf.
• Verplichte reden bij niet-levering. De chauffeur kan een melding van niet-levering niet afronden zonder een reden, gekozen uit een korte lijst standaardopmerkingen die u opstelt.
• Tijdvensters en stoptijden. Tijdvensters per klant en weekdag, een stoptijd per klant voor lange ontvangstprocedures, en een herschikmethode die de tijdvensters volgt.
• Realtime distributie. Volg de route van elke chauffeur op de kaart, de stops op volgorde, de werkelijke aankomst en de status van elke stop: geleverd, niet geleverd of geleverd met een uitzondering.
• Aankomstberichten voor klanten. Een SMS met de verwachte aankomsttijd, eventueel met een link naar een pagina die toont wanneer de chauffeur zou moeten aankomen. Zie klantmeldingen.
• Rijbewijzen en keuringen. De vervaldatums van het rijbewijs, de voertuigkeuring, de koelgoedkeuring en de keuring van de laadklep worden per chauffeur bewaard (zonder automatische herinneringen).

Hoe bewijst u een levering als een klant die betwist?

Begin bij de order. Op het scherm Realtime distributie heeft een stop die met een afleverbon is afgesloten een documentpictogram dat het POD-bestand opent. De leveringsrapporten van de chauffeurs tonen wat de chauffeur bij elke stop heeft gemeld, en de versie met artikelen opent de ondertekende afleverbon. Voor de route zelf toont de rittengeschiedenis het werkelijk gereden traject als doorgetrokken lijn naast de gestippelde geplande route, met tijd en snelheid op punten onderweg.

Voor een volledig archief downloadt het POD-archief op het chauffeursscherm alle ondertekende leveringsdocumenten van het bedrijf voor de gekozen dag als één ZIP-bestand. Ondertekende bonnen kunnen ook worden gemaild zodra ze zijn ondertekend, of worden opgehaald via de bestanden-API.

Hoe passen spoedorders in routes die al zijn gepland?

Een spoedorder kan rechtstreeks via het routemenu aan een route worden toegevoegd — een order, een ophaalorder of een taak — zolang de route niet is vergrendeld. Komt er een reeks nieuwe orders binnen, dan vraagt de planning eerst waar ze heen moeten: naar nieuwe routes, naar de niet-toegewezen stops om handmatig te plaatsen, naar de dichtstbijzijnde open route, of naar zowel open als vergrendelde routes. Routes die al zijn vertrokken, kunnen worden vergrendeld zodat niets ze wijzigt.

Herschik de route na het toevoegen van een stop om de aankomsttijden opnieuw te berekenen. Krijgen de klanten op de route aankomstberichten, dan gaat het bericht vanuit het routemenu naar elke klant op de route met zijn eigen verwachte aankomsttijd. Slaat een chauffeur op eigen initiatief een stop over en gaat hij naar een latere, dan meldt een optioneel SMS-rapport dat meteen aan de managers, zodat het kantoor de klant kan informeren voordat die belt.

Welke KPI's moet een farmaceutische distributeur volgen?

Een illustratief voorbeeld met fictieve cijfers voor een distributeur van medische benodigdheden met 6 routes per dag. Het beschrijft niet de resultaten van een klant van OptiRoutes.

Hoe begint u?

Upload een pdf van uw blanco afleverbon als ondertekeningssjabloon, schakel de digitale handtekening in, en kies welke velden de chauffeur en de klant tijdens het ondertekenen zien. Stel daarna de verplichte onderdelen per chauffeur en de e-mailadressen voor handtekeningen in. Probeer het 3 dagen gratis, met maximaal 50 adressen per dag, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen