医薬品・医療用品の配送のためのルートプランニング
OptiRoutesは、医薬品や医療用品の配送事業者が、薬局、診療所、介護施設へのルートをそれぞれの受け入れ時間内で計画し、すべての配送を証明できるよう支援します。受取人はドライバーアプリで名前、写真、備考とともに納品書に署名し、GPSがオフの場合は署名をブロックできます。すべての報告は注文ごとに保存されます。
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医薬品・医療用品の配送でのプランナーの1日は？
医療用品のルートには、まったく異なる顧客が混在しています。行列ができる前の午前中に受け取る地域の薬局、診察の合間にしか配送を受け付けない診療所、受付窓口と厳格な締め切り時刻がある病院の倉庫、看護師の署名が必要な介護施設などです。注文の多くは小さく高価で、緊急のものもあります。プランナーの仕事は、時間枠を逃すことなく、誰が署名してよいかをドライバーに推測させることもなく、それらを数本のルートに収めることです。
プレッシャーは配送前と同じくらい配送後にもあります。薬局から「段ボールが届いていない」と言われたとき、オフィスには署名済みの納品書、受け取った人の名前、配送の時刻、そしてできれば顧客が署名したときにドライバーがどこにいたかが必要です。返品（期限切れの在庫、誤った品目、破損した包装）は停車先で記録され、その担当者に届かなければなりません。
最後に、配送事業者は自社の管理も整えておく必要があります。ドライバーの免許、車検、冷蔵設備の承認には有効期限があり、顧客から配送の状況について問い合わせがあったとき、配送中のドライバーをオフィスがリアルタイムで把握できなければなりません。
医薬品・医療用品にとって特に重要なOptiRoutesの機能は？
- 納品書への電子署名。顧客はドライバーアプリで、最大3枚の写真、備考、返品とともに納品書に署名します。注文に専用の納品書ファイルがない場合、顧客は自社の納品書の白紙テンプレートに署名します。詳しくは配送証明をご覧ください。
- 受取人の名前と署名の必須化。ドライバーごとに、受取人の名前、署名、納品書の写真、パレット報告を必須にできます。必須項目が完了するまで、ドライバーは配送を完了できません。
- 位置情報付きの署名。「GPSがオフの間は署名をブロック」で、すべての署名に位置情報が残るようにします。「元の納品書ファイルがない場合は署名をブロック」で、顧客は原本の納品書にのみ署名します。
- 署名済み納品書のメール送信。送信先アドレスは3つです。すべての署名、備考付きの署名、返品付きの署名。納品書は自社のGmailアカウントから送信されます。
- 未配達時の理由の必須化。用意した短い定型備考のリストから理由を選ばない限り、ドライバーは未配達の報告を完了できません。
- 時間枠と停車時間。顧客ごと・曜日ごとの時間枠、受け入れ手続きに時間がかかる顧客のための顧客ごとの停車時間、時間枠に従う並べ替えの方法。
- リアルタイム配送。各ドライバーの地図上のルート、順番どおりの停車先、実際の到着時刻、各停車先のステータス（配達済み、未配達、例外付きの配達済み）を追跡します。
- 顧客への到着メッセージ。到着予定時刻を記載したSMS。ドライバーの到着予定を示すページへのリンクを付けることもできます。詳しくは顧客への通知をご覧ください。
- 免許と検査。運転免許、車検、冷蔵設備の承認、昇降ランプの点検の有効期限がドライバーごとに保存されます（自動リマインダーはありません）。
顧客が配送に異議を唱えたとき、どう証明するか？
まず注文から確認します。リアルタイム配送画面では、納品書付きで完了した停車先に書類のアイコンがあり、PODファイルを開けます。ドライバーの配送レポートには各停車先でドライバーが報告した内容が表示され、品目付きの版では署名済みの納品書を開けます。ルート自体については、走行履歴で実際に走行した経路が実線で、計画ルートが破線で並べて表示され、経路上の各地点の時刻と速度もわかります。
完全なアーカイブが必要な場合は、ドライバー画面のPODアーカイブで、選んだ日の会社の署名済み配送書類をすべて1つのZIPファイルとしてダウンロードできます。署名済みの納品書は署名と同時にメールで送ることも、ファイルAPIで取得することもできます。
緊急の注文を、すでに計画済みのルートにどう組み込むか？
緊急の注文は、ルートがロックされていなければ、ルートメニューから注文、集荷の注文、作業としてルートに直接追加できます。新しい注文がまとめて届いた場合、計画ではまず行き先を尋ねます。新しいルート、手動で配置するための未割り当ての停車先、最も近い未ロックのルート、または未ロックとロック済みのルートの両方です。すでに出発したルートはロックしておけば、何も変更されません。
停車先を追加したら、ルートを並べ替えて到着時刻を再計算します。ルート上の顧客が到着メッセージを受け取る設定なら、ルートメニューからのメッセージがルート上のすべての顧客に、それぞれの到着予定時刻を記載して送られます。ドライバーが自分の判断で停車先を飛ばして後の停車先に移った場合は、オプションのSMS報告でただちに管理者に通知されるため、オフィスは顧客から電話がかかってくる前に連絡できます。
医薬品の配送事業者が追うべきKPIは？
1日6ルートを走らせる医療用品の配送事業者の架空の数値による例です。OptiRoutesの顧客の実績を示すものではありません。
| KPI | OptiRoutesでの確認場所 | 例示の1週間 |
|---|---|---|
| 署名済み納品書のある配送 | 期間レビュー、現金管理のPODチェック | 99.2% |
| 顧客の時間枠内に行われた配送 | 期間レビュー | 95% |
| 未配達とその主な理由 | 期間レビューの「未配達の理由」 | 9件。最も多い理由は「受付窓口が閉まっていた」 |
| 返品のあった配送 | ドライバーとレポートの返品とパレットのレポート | 17 |
| 遅延または早着した停車先 | リアルタイム配送の「定刻外」 | 6 |
どのように始めればよいか？
白紙の納品書のPDFを署名テンプレートとしてアップロードし、電子署名をオンにして、署名中にドライバーと顧客が見る項目を選びます。次に、ドライバーごとの必須項目と、署名済み納品書の送信先メールアドレスを設定します。3日間、1日最大50件の住所まで、カード不要で無料でお試しいただけます。
よくある質問
OptiRoutesですべての配送に受取人の名前を必須にできますか？
はい。「受取人名必須」と「配送時に署名が必須」はドライバーごとのスイッチです。両方をオンにすると、すべての配送に署名済みの納品書と受け取った人の名前が付きます。
署名したときにドライバーが顧客先にいたことを確認できますか？
「GPSがオフの間は署名をブロック」をオンにしてください。GPSがなければドライバーは署名を開けないため、すべての署名に位置情報が残ります。別の設定で、アプリ全体に位置情報とカメラへのアクセスを必須にすることもできます。
OptiRoutesは医薬品のロット番号や有効期限を管理しますか？
いいえ。OptiRoutesは配送を計画し、記録します。品目管理を使えば、各注文にコードと数量を持つ品目を設定でき、ドライバーがそれぞれの納品数を更新します。
署名済みの納品書はどこに送られますか？
注文とともに保存され、種類別（すべての署名、備考付き、返品付き）に最大3つのアドレスへメールで送ることができます。署名済みのすべての書類を日ごとにまとめたZIPはドライバー画面からダウンロードでき、ファイルAPIで取得することもできます。
最低契約期間はありますか？
いいえ。OptiRoutesは前払い制です。カードでクレジットを追加し、1日あたりの平均ライン数に応じて、1ラインあたり月額$49からお支払いいただきます。自動チャージは任意です。