Planification des tournées pour la distribution pharmaceutique et médicale

À quoi ressemble la journée d’un planificateur dans la distribution pharmaceutique et médicale ?

Une tournée de fournitures médicales mêle des clients très différents : pharmacies d’officine qui réceptionnent le matin avant l’affluence, cliniques qui n’acceptent les livraisons qu’entre deux rendez-vous, magasins hospitaliers avec un guichet de réception et une heure limite stricte, et maisons de retraite où une infirmière doit signer. Beaucoup de commandes sont petites et de grande valeur, et certaines sont urgentes. Le rôle du planificateur est de les faire tenir dans quelques tournées sans manquer un créneau et sans laisser un chauffeur deviner qui est habilité à signer.

La pression s’exerce autant après la livraison qu’avant. Lorsqu’une pharmacie affirme qu’un carton n’est jamais arrivé, le bureau a besoin du bon signé, du nom de la personne qui l’a réceptionné, de l’heure de la livraison et, idéalement, de l’endroit où se trouvait le chauffeur au moment de la signature. Les retours — produits périmés, erreurs d’articles, emballages endommagés — doivent être enregistrés à l’arrêt et parvenir à la personne qui les traite.

Enfin, le distributeur doit tenir sa propre maison en ordre : permis des chauffeurs, contrôles techniques des véhicules et agréments frigorifiques ont des dates d’expiration, et les chauffeurs sur la route doivent être visibles par le bureau en temps réel lorsqu’un client appelle pour savoir où en est sa livraison.

Quelles fonctionnalités d’OptiRoutes comptent le plus pour la pharmacie et les fournitures médicales ?

• Signature numérique sur le bon de livraison. Le client signe le bon dans l’application chauffeur, avec jusqu’à trois photos, remarques et retours. Lorsqu’une commande n’a pas de bon propre, le client signe un modèle vierge du bon de l’entreprise. Voir preuve de livraison.
• Nom du destinataire et signature obligatoires. Par chauffeur, exigez le nom du destinataire, une signature, une photo du bon de livraison ou une déclaration des palettes. Un élément obligatoire empêche le chauffeur de terminer la livraison tant qu’il n’est pas rempli.
• Des signatures géolocalisées. « Bloquer la signature quand le GPS est désactivé » garantit une position pour chaque signature. « Bloquer la signature si le fichier du bon de livraison original manque » oblige les clients à ne signer que le bon original.
• Bons signés par e-mail. Trois adresses de réception : toutes les signatures, les signatures avec remarque et les signatures avec retours. Les bons partent du compte Gmail de l’entreprise.
• Un motif obligatoire en cas de non-livraison. Le chauffeur ne peut pas terminer une déclaration de non-livraison sans un motif, choisi dans une courte liste de remarques prêtes que vous préparez.
• Plages horaires et temps d’arrêt. Des créneaux par client et par jour de la semaine, un temps d’arrêt par client pour les procédures de réception longues, et une méthode de réordonnancement qui suit les créneaux.
• Distribution en temps réel. Suivez sur la carte la tournée de chaque chauffeur, les arrêts dans l’ordre, l’arrivée réelle et le statut de chaque arrêt : livré, non livré ou livré avec anomalie.
• Messages d’arrivée aux clients. Un SMS avec l’heure d’arrivée estimée, avec en option un lien vers une page indiquant quand le chauffeur doit arriver. Voir notifications clients.
• Permis et contrôles. Les dates d’expiration du permis de conduire, du contrôle technique, de l’agrément frigorifique et de l’inspection du hayon sont conservées par chauffeur (sans rappels automatiques).

Comment prouver une livraison lorsqu’un client la conteste ?

Partez de la commande. Sur l’écran de distribution en temps réel, un arrêt clôturé avec un bon de livraison porte une icône de document qui ouvre le fichier POD. Les rapports de livraison des chauffeurs montrent ce que le chauffeur a déclaré à chaque arrêt, et la version avec articles ouvre le bon de livraison signé. Pour la tournée elle-même, l’historique des trajets affiche le trajet réellement parcouru en trait plein à côté de la tournée prévue en pointillés, avec l’heure et la vitesse en différents points du parcours.

Pour une archive complète, l’archive POD de l’écran des chauffeurs télécharge en un seul fichier ZIP tous les documents de livraison signés de l’entreprise pour le jour choisi. Les bons signés peuvent aussi être envoyés par e-mail au fil des signatures, ou récupérés via l’API de fichiers.

Comment intégrer les commandes urgentes dans des tournées déjà planifiées ?

Une commande urgente peut être ajoutée directement dans une tournée depuis le menu de la tournée — une commande, un enlèvement ou une tâche — tant que la tournée n’est pas verrouillée. Lorsqu’un lot de nouvelles commandes arrive, la planification demande d’abord où les placer : dans de nouvelles tournées, dans les arrêts non affectés pour un placement manuel, dans la tournée ouverte la plus proche, ou indifféremment dans les tournées ouvertes et verrouillées. Les tournées déjà parties peuvent être verrouillées pour que rien ne les modifie.

Après l’ajout d’un arrêt, réordonnez la tournée pour recalculer les heures d’arrivée. Si les clients de la tournée reçoivent des messages d’arrivée, le message envoyé depuis le menu de la tournée part vers chacun d’eux avec sa propre heure d’arrivée estimée. Lorsqu’un chauffeur saute un arrêt de lui-même pour passer à un arrêt suivant, un rapport SMS optionnel en informe immédiatement les responsables, pour que le bureau prévienne le client avant qu’il n’appelle.

Quels KPI un distributeur pharmaceutique doit-il suivre ?

Un exemple illustratif aux chiffres fictifs pour un distributeur de fournitures médicales qui fait 6 tournées par jour. Il ne décrit les résultats d’aucun client d’OptiRoutes.

Comment démarrer ?

Importez un PDF de votre bon de livraison vierge comme modèle de signature, activez la signature numérique, et choisissez les champs que le chauffeur et le client voient pendant la signature. Définissez ensuite les éléments obligatoires par chauffeur et les adresses e-mail des signatures. Essayez gratuitement pendant 3 jours, jusqu’à 50 adresses par jour, sans carte bancaire.

Questions fréquentes