Rapports, bilan de la période et scores des chauffeurs

Quels rapports OptiRoutes propose-t-il ?

Sur l’écran Chauffeurs et rapports, choisissez un chauffeur ou Tous les chauffeurs, ouvrez un onglet de rapport et choisissez une date, une période ou un mois ; le rapport se recharge aussitôt et Télécharger le rapport enregistre les lignes affichées dans un fichier pour Excel. Filtrez d’abord avec la recherche du rapport, et le fichier contiendra exactement ce dont vous avez besoin.

Bilan de la période : comment se sont passées les deux dernières semaines ?

Le bilan de la période est un regard en arrière pour la direction : les 7 ou 14 derniers jours jusqu’à hier comparés à la période précédente, ce qui reste ouvert depuis hier, et là où les choses coincent régulièrement — par jour, par chauffeur et par motif. Six indicateurs affichent chacun la valeur précédente, l’évolution et une courbe par jour ; une flèche verte signale une amélioration et une rouge une dégradation, tandis que commandes, tournées et kilomètres s’affichent en gris, sans jugement.

• Taux de livraison — les commandes livrées sur l’ensemble des commandes déclarées dans les tournées, le nombre de commandes non déclarées étant affiché à part.
• Non livrées — les commandes non livrées ou sautées.
• Dans le créneau du client — parmi les commandes livrées à un client ayant un créneau ce jour de la semaine, combien ont été déclarées dans ce créneau.
• Tournées — les tournées de la période et le nombre moyen de commandes par tournée.
• Km planifiés — la distance de la dernière planification, et non la distance parcourue.
• Motifs de non-livraison — les cinq motifs les plus fréquents indiqués par les chauffeurs.

Ouvert depuis hier ne liste que ce qui reste à traiter, chaque ligne avec un lien : tournées parties mais non terminées, commandes non déclarées, commandes non livrées avec leurs trois motifs les plus fréquents, livraisons avec échec de signature ou sans bon de livraison, et — pour les responsables et la comptabilité — tournées non clôturées à la caisse. Commencez la matinée par là, puis, une fois la veille entièrement clôturée, passez au déroulement de la journée en cours.

Un jour coloré dans le tableau jour par jour signale un problème ; un clic ouvre le déroulement de ce jour-là avec tout ce qui l’a bloqué. Un tiret signifie qu’il n’y a rien à partir de quoi calculer — le système n’invente jamais de valeur.

Performance et primes des chauffeurs

L’écran Performance et primes des chauffeurs mesure les chauffeurs par rapport aux objectifs que vous fixez et transforme les objectifs atteints en propositions de primes. Choisissez jusqu’à 12 indicateurs parmi les tournées, les commandes et les déclarations de palettes — par exemple les arrêts, le taux de livraison ou les non-livraisons — et attribuez à chacun un objectif par jour, par semaine et par mois ainsi qu’un poids de 0 à 10 (0 signifie affiché mais non noté). Le système calcule dans quelle mesure chaque chauffeur a atteint chaque objectif, et un score égal à la moyenne pondérée : 100 signifie que tous les objectifs sont atteints.

Le classement liste tous les chauffeurs par score, en vert pour un objectif atteint, en orange entre 80 % et 99 % et en rouge sous 80 %. Un indicateur que l’entreprise ne peut pas mesurer affiche « n/d » et ne fait pas baisser le score, et un chauffeur qui a trop peu de jours travaillés sur la période — moins de 2 dans une semaine ou de 5 dans un mois — figure dans « Non classé » plutôt qu’en dernière position. L’onglet chauffeur détaille un chauffeur jour par jour, jusqu’aux commandes d’une tournée et aux motifs qu’il a déclarés.

Les règles de prime transforment un objectif atteint en proposition : un seuil et un montant, des paliers supérieurs pour de meilleurs résultats, et éventuellement un montant par tranche d’unités au-delà de l’objectif, avec un plafond. À la fin d’un jour, d’une semaine ou d’un mois, un responsable valide ou écarte les propositions, marque les primes validées comme payées dans le registre, et peut ajouter une prime manuelle ou une correction négative. Une prime validée conserve les données sur lesquelles elle repose : modifier un objectif plus tard ne la change pas, et le registre s’exporte en CSV pour la paie.

Que voient les chauffeurs de leur propre performance ?

Dans l’application, « Ma performance » montre à chaque chauffeur ses objectifs et sa progression, son score, la moyenne de l’équipe et, si vous l’autorisez, sa place et l’état de sa prime. Un chauffeur ne voit jamais que lui-même : même sa place s’affiche sous la forme « 3 sur 12 », jamais avec les noms ou les chiffres des autres. Pour bien démarrer, n’affichez que les objectifs et le score, puis ajoutez la place et l’état de la prime une fois les objectifs stabilisés. Le module est ouvert par défaut ; le fermer retire l’écran de tous les menus sauf de celui des responsables, ainsi que de l’application, sans rien supprimer.

Consommation mensuelle et autres historiques

La consommation mensuelle montre au responsable de l’entreprise combien de tournées de distribution ont été construites chaque jour et sur le mois, la moyenne par jour ouvré, et quels utilisateurs du bureau — responsable, planificateur, dispatcheur, comptabilité — ont travaillé dans le système et pendant combien de jours, avec export CSV. Les chauffeurs, chargeurs et déchargeurs ne sont pas comptés comme utilisateurs. Les autres historiques se trouvent là où le travail se fait : la caisse dispose d’un rapport sur une période de chaque clôture de journée, l’écran des chauffeurs d’une archive POD quotidienne en ZIP, et un journal des modifications de paramètres indique aux responsables qui a enregistré quel paramètre, quand, avec l’ancienne et la nouvelle valeur.

Questions fréquentes