Plages horaires des clients et notifications d’arrivée

Comment définir la plage horaire d’un client ?

Ouvrez le client dans Gestion des clients et ajoutez des plages horaires en bas de la fenêtre client : chaque ligne correspond à un jour (ou « Tous les jours »), un début et une fin de créneau, et un client peut avoir plusieurs lignes. Un fichier clients comportant des colonnes d’heure d’ouverture et de fermeture crée les créneaux en masse. Le même créneau s’applique ensuite à chaque livraison à ce client : personne n’a à le saisir sur chaque commande.

Deux paramètres associés rendent les heures d’arrivée réalistes. Le temps sur place de la fiche client correspond à la durée de l’arrêt du chauffeur — utile pour un supermarché ou un entrepôt où le déchargement est long. La liste des temps d’attente désigne les clients connus pour leurs longues attentes, comme les enseignes avec une file au déchargement, par une partie de leur nom et une estimation en minutes : leurs arrêts sont mis en évidence sur la carte de tournée et l’attente devient le temps d’arrêt.

La planification des tournées respecte-t-elle les plages horaires ?

Oui, et vous décidez avec quelle rigueur. Le réordonnancement peut être complet selon les plages horaires, limité à un recalcul des heures en gardant l’ordre, ou complet sans tenir compte des créneaux. Un arrêt qui ne peut pas respecter son créneau peut rester dans la tournée ou passer dans les arrêts non affectés, et le départ peut être retardé pour qu’un chauffeur n’attende pas devant une porte fermée. Avec la Planification IA avec apprentissage, les créneaux sont vérifiés par rapport aux temps de trajet réels lors de la répartition des arrêts. Une carte de tournée affiche un avertissement lorsque tous ses arrêts ne peuvent pas être atteints dans leurs créneaux. Toutes les options de planification sont décrites sur la page Planification des tournées.

Pour une organisation plus souple, « tous les clients ouverts jusqu’à la fin de la journée » ne garde comme limite que l’heure d’ouverture de chaque client, et « ordonner les arrêts par heure de livraison » place en premier un client qui a besoin d’être livré tôt, même s’il est plus éloigné.

Quels SMS les clients peuvent-ils recevoir ?

Avec le lien de suivi de l’arrivée activé, chaque message envoyé à un client contient un lien vers une page indiquant quand le chauffeur est attendu. Si le message du chauffeur n’est pas personnalisé, un message standard part au nom de l’entreprise avec ce lien. Chaque type de message s’active séparément, et le message de l’écran des tournées se désactive simplement en effaçant son texte.

Rédiger le message : symboles d’heure, de date et de plage

Les messages sont rédigés une fois dans les paramètres SMS, avec des symboles que le système remplace pour chaque client :

• Quatre dièses — l’heure d’arrivée estimée.
• Quatre astérisques — la date.
• Le signe ^ — une plage avant l’heure d’arrivée, et le signe @ — une plage après ; chaque signe vaut une heure.

Par exemple, « Le livreur arrive aujourd’hui entre ^^ et @@ » donne à chaque client une fenêtre de deux heures de part et d’autre de son estimation. Une plage plutôt qu’une heure exacte évite les appels de clients qui demandent pourquoi le chauffeur n’est pas encore là. Le message de l’application du chauffeur est aussi celui que reçoit le client suivant lorsque l’envoi en fin d’arrêt est activé : formulez-le pour qu’il convienne aux deux cas.

Des consignes client qui accompagnent chaque livraison

Un bon service client, c’est aussi un chauffeur qui sait ce que le client attend. Chaque fiche client contient des notes de distribution : une note permanente rattachée à l’adresse du client, une tâche ponctuelle, une livraison qui exige une confirmation, une adresse permanente, et un indicateur client bloqué qui empêche le chargement de nouvelles commandes. Les notes automatiques ajoutent un texte fixe aux commandes des clients choisis dès leur entrée dans le système — par exemple une consigne de déchargement pour chaque magasin d’une enseigne — : personne n’a à la saisir sur chaque commande, et elle suit la commande jusqu’à la tournée et au chauffeur.

Des alertes aux responsables quand l’ordre change

Lorsqu’un chauffeur saute un arrêt de lui-même pour passer à un arrêt suivant, un message peut partir immédiatement sur le téléphone des responsables, pour que le bureau prévienne le client avant qu’il n’appelle. Les mêmes téléphones peuvent recevoir un SMS lorsqu’un chauffeur n’a pas effectué une tâche chez un client ou a terminé une tournée. Activez le rapport de saut lorsque vos clients ont des créneaux serrés.

Mesurer la ponctualité des livraisons

Une tolérance de plage horaire définit combien de minutes hors créneau restent acceptables sur la carte de tournée. Sur la carte en direct, une arrivée hors du créneau d’un client est marquée en retard ou en avance ; pour les clients sans créneau, seul un écart de plus de deux heures par rapport à l’heure prévue compte. Ensuite, trois endroits vous montrent le résultat :

• Exceptions de plages horaires — un rapport chauffeurs des livraisons comparées au créneau du client.
• Bilan de la période — « dans le créneau du client » : parmi les commandes livrées à un client ayant un créneau ce jour-là, combien ont été déclarées dans ce créneau, sans tolérance, ainsi que la part des livraisons qui avaient un créneau.
• Déroulement de la journée — les commandes déclarées hors délai, y compris en avance, listées comme points à vérifier.

Le suivi des horaires en direct et la vue du dispatcheur sont décrits sur la page Suivi en temps réel, et les rapports par chauffeur sur la page Rapports.

Questions fréquentes