Χρονικά παράθυρα πελατών και ειδοποιήσεις άφιξης

Πώς ορίζετε το χρονικό παράθυρο ενός πελάτη;

Ανοίξτε τον πελάτη στη Διαχείριση πελατών και προσθέστε χρονικά παράθυρα στο κάτω μέρος του παραθύρου του πελάτη: κάθε γραμμή είναι μια ημέρα (ή «Όλες οι ημέρες»), μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης, και ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλές γραμμές. Ένα αρχείο πελατών με στήλες ώρας ανοίγματος και κλεισίματος δημιουργεί τα παράθυρα μαζικά. Το ίδιο παράθυρο ισχύει από εκεί και πέρα για κάθε παράδοση σε αυτόν τον πελάτη, οπότε κανείς δεν χρειάζεται να το πληκτρολογεί σε κάθε παραγγελία.

Δύο σχετικές ρυθμίσεις κάνουν τις ώρες άφιξης ρεαλιστικές. Ο χρόνος στη στάση στην καρτέλα του πελάτη είναι το πόσο μένει ο οδηγός — χρήσιμος για ένα σούπερ μάρκετ ή μια αποθήκη με πολύωρη εκφόρτωση. Η λίστα χρόνων αναμονής κατονομάζει πελάτες γνωστούς για μεγάλες αναμονές, όπως αλυσίδες με ουρά εκφόρτωσης, με βάση μέρος της επωνυμίας τους και έναν εκτιμώμενο αριθμό λεπτών: οι στάσεις τους επισημαίνονται στην κάρτα της διαδρομής και η αναμονή γίνεται ο χρόνος της στάσης.

Σέβεται ο σχεδιασμός διαδρομών τα χρονικά παράθυρα;

Ναι, και εσείς αποφασίζετε πόσο αυστηρά. Η αναδιάταξη μπορεί να είναι πλήρης αναδιάταξη βάσει χρονικών παραθύρων, μόνο επανυπολογισμός των ωρών με διατήρηση της σειράς ή πλήρης αναδιάταξη χωρίς παράθυρα. Μια στάση που δεν προλαβαίνει το παράθυρό της μπορεί να μείνει στη διαδρομή ή να μεταφερθεί στις μη ανατεθειμένες στάσεις, ενώ η αναχώρηση μπορεί να καθυστερήσει ώστε ο οδηγός να μην περιμένει μπροστά σε κλειστή πόρτα. Στον σχεδιασμό με AI που μαθαίνει, τα παράθυρα ελέγχονται με βάση τους πραγματικούς χρόνους οδήγησης κατά τον διαμερισμό των στάσεων. Η κάρτα μιας διαδρομής δείχνει προειδοποίηση όταν δεν μπορούν να εξυπηρετηθούν όλες οι στάσεις της μέσα στα παράθυρά τους. Οι πλήρεις επιλογές σχεδιασμού βρίσκονται στη σελίδα σχεδιασμού διαδρομών.

Για πιο χαλαρή λειτουργία, το «όλοι οι πελάτες ανοιχτοί έως το τέλος της εργάσιμης ημέρας» κρατά ως όριο μόνο την ώρα ανοίγματος κάθε πελάτη, και το «σειρά στάσεων βάσει ώρας παράδοσης» βάζει πρώτο έναν πελάτη που χρειάζεται πρωινή παράδοση, ακόμη κι αν βρίσκεται πιο μακριά.

Ποια μηνύματα SMS μπορούν να λαμβάνουν οι πελάτες;

Με ενεργό τον σύνδεσμο παρακολούθησης άφιξης, κάθε μήνυμα προς πελάτη περιέχει σύνδεσμο προς μια σελίδα που δείχνει πότε αναμένεται ο οδηγός. Αν το μήνυμα του οδηγού δεν έχει προσαρμοστεί, αποστέλλεται ένα τυπικό μήνυμα με το όνομα της επιχείρησης και αυτόν τον σύνδεσμο. Κάθε τύπος μηνύματος ενεργοποιείται χωριστά, και το μήνυμα της οθόνης διαδρομών σταματά απλώς σβήνοντας το κείμενό του.

Σύνταξη του μηνύματος: σύμβολα ώρας, ημερομηνίας και εύρους

Τα μηνύματα γράφονται μία φορά στις ρυθμίσεις SMS, με σύμβολα που το σύστημα αντικαθιστά για κάθε πελάτη:

• Τέσσερα σύμβολα # — η εκτιμώμενη ώρα άφιξης.
• Τέσσερις αστερίσκοι — η ημερομηνία.
• Το σύμβολο ^ — εύρος πριν από την ώρα άφιξης, και το σύμβολο @ — εύρος μετά από αυτήν· κάθε σύμβολο αντιστοιχεί σε μία ώρα.

Για παράδειγμα, το «Ο κούριερ φτάνει σήμερα μεταξύ ^^ και @@» δίνει σε κάθε πελάτη ένα παράθυρο δύο ωρών σε κάθε πλευρά της εκτίμησής του. Ένα παράθυρο αντί για μία ακριβή ώρα γλιτώνει τηλεφωνήματα από πελάτες που ρωτούν γιατί ο οδηγός δεν έχει φτάσει ακόμη. Το μήνυμα της εφαρμογής του οδηγού είναι επίσης αυτό που λαμβάνει ο επόμενος πελάτης όταν είναι ενεργή η αποστολή στο τέλος της στάσης, οπότε διατυπώστε το ώστε να ταιριάζει και στις δύο περιπτώσεις.

Οδηγίες πελατών που ταξιδεύουν με κάθε παράδοση

Η καλή εξυπηρέτηση πελατών σημαίνει επίσης ότι ο οδηγός ξέρει τι περιμένει ο πελάτης. Κάθε καρτέλα πελάτη περιέχει σημειώσεις διανομής: μια μόνιμη σημείωση που συνδέεται με τη διεύθυνση του πελάτη, μια εφάπαξ εργασία, μια παράδοση που απαιτεί επιβεβαίωση, μια μόνιμη διεύθυνση και μια σήμανση αποκλεισμένου πελάτη που εμποδίζει τη φόρτωση νέων παραγγελιών. Οι αυτόματες σημειώσεις προσθέτουν ένα σταθερό κείμενο στις παραγγελίες επιλεγμένων πελατών καθώς εισέρχονται στο σύστημα — για παράδειγμα μια οδηγία εκφόρτωσης για κάθε κατάστημα μιας αλυσίδας — ώστε κανείς να μην το πληκτρολογεί σε κάθε παραγγελία, και ταξιδεύει μαζί με την παραγγελία έως τη διαδρομή και τον οδηγό.

Ειδοποιήσεις στους υπευθύνους όταν αλλάζει η σειρά

Όταν ένας οδηγός παρακάμπτει μόνος του μια στάση και περνά σε επόμενη, μπορεί να σταλεί αμέσως μήνυμα στα κινητά των υπευθύνων, ώστε το γραφείο να ενημερώσει τον πελάτη πριν εκείνος τηλεφωνήσει. Τα ίδια κινητά των υπευθύνων μπορούν να λαμβάνουν SMS όταν ένας οδηγός δεν εκτέλεσε μια εργασία σε πελάτη ή όταν ολοκλήρωσε μια διαδρομή. Ενεργοποιήστε την αναφορά παράκαμψης όταν οι πελάτες έχουν στενά χρονικά παράθυρα.

Μέτρηση της έγκαιρης παράδοσης

Η ανοχή χρονικού παραθύρου ορίζει πόσα λεπτά εκτός παραθύρου θεωρούνται ακόμη εντάξει στην κάρτα της διαδρομής. Στον ζωντανό χάρτη, μια άφιξη εκτός του παραθύρου ενός πελάτη επισημαίνεται ως καθυστερημένη ή πρόωρη· για πελάτες χωρίς παράθυρο, μετράει μόνο απόκλιση μεγαλύτερη από δύο ώρες από την προγραμματισμένη ώρα. Στη συνέχεια, τρία σημεία δείχνουν πώς τα πήγατε:

• Εξαιρέσεις χρονικών παραθύρων — αναφορά οδηγών με τις παραδόσεις σε σχέση με το παράθυρο του πελάτη.
• Επισκόπηση περιόδου — «εντός παραθύρου πελάτη»: από τις παραγγελίες που παραδόθηκαν σε πελάτη με παράθυρο για εκείνη την ημέρα της εβδομάδας, πόσες αναφέρθηκαν μέσα σε αυτό, χωρίς ανοχή, καθώς και η κάλυψη των παραδόσεων που είχαν παράθυρο.
• Ροή ημέρας — οι παραγγελίες που αναφέρθηκαν εκτός ώρας, μαζί με τις πρόωρες, ως στοιχεία προς έλεγχο.

Ο ζωντανός χρονισμός και η εικόνα του υπευθύνου αποστολών περιγράφονται στη σελίδα ζωντανής παρακολούθησης, ενώ οι αναφορές σε επίπεδο οδηγού στη σελίδα αναφορών.

Συχνές ερωτήσεις