Η εφαρμογή οδηγού: από την πρώτη στάση έως το τέλος της ημέρας

Τι κάνουν οι οδηγοί στην εφαρμογή του OptiRoutes;

Ο οδηγός συνδέεται με το e-mail και τον κωδικό που όρισε το γραφείο, βλέπει τη διαδρομή που του στάλθηκε και την εκτελεί στάση προς στάση. Σε κάθε πελάτη δηλώνει την άφιξη, σημειώνει την παράδοση ως πραγματοποιημένη ή όχι, συλλέγει υπογραφή και φωτογραφίες όταν απαιτούνται, καταγράφει μετρητά και επιταγές και μετράει παλέτες. Στο τέλος της ημέρας η εφαρμογή ελέγχει ότι δεν έμεινε τίποτα χωρίς αναφορά και ο οδηγός κλείνει την ημέρα.

Η εφαρμογή είναι φτιαγμένη για τον δρόμο: μεγάλα κουμπιά, μια λίστα που δείχνει μόνο ό,τι έχει σημασία σε μια στάση και γρήγορα κουμπιά για τις συνηθισμένες περιπτώσεις. Λειτουργεί σε 34 γλώσσες και διατίθεται για iOS και Android. Αυτή η σελίδα εξηγεί τη ροή εργασίας· η σελίδα της εφαρμογής οδηγού καλύπτει την εγκατάσταση, τη σύνδεση, τις άδειες και το απόρρητο.

Η λίστα της διαδρομής: οι σημερινές στάσεις με τη σειρά

Η λίστα της διαδρομής είναι η αρχική οθόνη του οδηγού. Μια διαδρομή εμφανίζεται εκεί μόλις το γραφείο τη στείλει από την οθόνη διαδρομών· ανάλογα με τη ρύθμιση της εταιρείας, ο οδηγός μπορεί να βλέπει και διαδρομές που δεν έχουν κλείσει ακόμη ή διαδρομές των επόμενων ημερών. Δίπλα σε κάθε στάση η λίστα μπορεί να δείχνει την ποσότητα — με μια χρωματιστή κουκκίδα ανά τύπο φορτίου, όπως ψυχόμενα ή κατεψυγμένα — τον αριθμό παραγγελίας και τον αριθμό τιμολογίου, καθώς και σύμβολο νομίσματος δίπλα σε πελάτη μετρητοίς, ώστε ο οδηγός να θυμάται να εισπράξει.

Το γραφείο αποφασίζει τι μπορεί να αλλάξει ο οδηγός στη διαδρομή:

• Παράδοση με ένα πάτημα — ένα κουμπί V σημειώνει μια στάση ως παραδομένη και ένα κουμπί X ως μη παραδομένη, όταν δεν απαιτείται υπογραφή ή φωτογραφία.
• Συγχώνευση πελατών σε μία στάση όταν πολλές παραγγελίες πηγαίνουν στο ίδιο σημείο.
• Επιλογή στάσης εκκίνησης με το εικονίδιο καρφίτσας, αφού ξεκινήσει η διαδρομή.
• Αναδιάταξη της διαδρομής στον διακομιστή από το κινητό.
• Προσθήκη παραγγελίας για υπάρχοντα πελάτη.

Μια άλλη ρύθμιση μεταφέρει τις χθεσινές μη παραδομένες παραγγελίες στο τέλος της σημερινής διαδρομής όταν ο οδηγός την ανοίγει, ώστε να μην ξεχνιέται τίποτα. Τα βέλη ημερών επιτρέπουν στον οδηγό να βλέπει άλλες ημέρες, εκτός αν η εταιρεία τα αποκρύψει ώστε ο οδηγός να βλέπει μόνο την τρέχουσα ημέρα. Με ενεργή την αναφορά σε μελλοντικές ημέρες, ένας οδηγός μπορεί ακόμη και να ξεκινήσει νωρίτερα την αυριανή διαδρομή και να αναφέρει τις παραδόσεις της.

Πλοήγηση σε κάθε στάση

Από οποιαδήποτε στάση ο οδηγός ανοίγει την πλοήγηση στο Waze — στην εφαρμογή Waze όταν είναι εγκατεστημένη, αλλιώς στον σύνδεσμο του Waze — ή στους Χάρτες της Apple σε iPhone. Ο προορισμός αποστέλλεται ως κείμενο διεύθυνσης ή, όταν η εταιρεία ενεργοποιήσει την πλοήγηση βάσει συντεταγμένων, ως το ακριβές σημείο του πελάτη στον χάρτη. Οι συντεταγμένες βοηθούν όταν οι διευθύνσεις των πελατών είναι ανακριβείς· σε συνδυασμό με την πρόταση διόρθωσης της διεύθυνσης ενός πελάτη από τη θέση του οδηγού, ο οδηγός φτάνει στη σωστή είσοδο και η διεύθυνση διορθώνεται για την επόμενη φορά.

Ένα κουμπί τηλεφώνου καλεί τον πελάτη, και ο οδηγός μπορεί να του στείλει μήνυμα με την εκτιμώμενη άφιξη, με διατύπωση που γράφει το γραφείο στις ρυθμίσεις SMS.

Αναφορά παράδοσης στον πελάτη

Με ενεργό το κουμπί Έφτασα, ο οδηγός δηλώνει πρώτα την άφιξη και καταγράφεται η ώρα· οι επιλογές παράδοσης ανοίγουν μόνο μετά από αυτό. Στη συνέχεια ο οδηγός αναφέρει τι έγινε:

• Παραδόθηκε, μερική παράδοση ή δεν παραδόθηκε — μια μη παράδοση μπορεί να απαιτεί αιτιολογία, επιλεγμένη από την έτοιμη λίστα του γραφείου αντί να πληκτρολογείται.
• Παραλαβές — παρελήφθη ή δεν παρελήφθη, για παραγγελίες που συλλέγονται από τον πελάτη.
• Επιστροφές — με σημείωση επιστροφής από έτοιμη λίστα.
• Είδη — με τη διαχείριση ειδών, ο οδηγός ενημερώνει πόση ποσότητα από κάθε κωδικό είδους παραδόθηκε.
• Παλέτες — πόσες παραδόθηκαν και πόσες παραλήφθηκαν, απλές παλέτες ή πλαστικά κιβώτια, όταν η αναφορά παλετών είναι ενεργή.
• Θέση πελάτη — ενημέρωση της θέσης του πελάτη από το κινητό όταν το σημείο στον χάρτη είναι λάθος.

Μια αναφορά που στάλθηκε κατά λάθος δεν είναι πρόβλημα: το Ακύρωση και νέα αναφορά ανοίγει ξανά την παραγγελία στο κινητό και ακυρώνει και στον διακομιστή την προηγούμενη αναφορά, μαζί με την αναφορά είσπραξής της.

Απόδειξη παράδοσης στην εφαρμογή

Όταν απαιτείται απόδειξη, ο οδηγός δεν μπορεί να ολοκληρώσει μια παράδοση χωρίς αυτήν. Το γραφείο μπορεί να απαιτεί φωτογραφία του δελτίου παράδοσης, την υπογραφή του παραλήπτη στην οθόνη, το όνομα του παραλήπτη και αναφορά παλετών, για όλους τους οδηγούς ή ανά οδηγό. Με ενεργή την ψηφιακή υπογραφή στο δελτίο παράδοσης, ο πελάτης υπογράφει στην εφαρμογή με έως τρεις φωτογραφίες, παρατηρήσεις και επιστροφές — στο δελτίο παράδοσης της ίδιας της παραγγελίας όταν το έστειλε το σύστημά σας ή στο δικό σας κενό πρότυπο υπογραφής όταν δεν το έστειλε.

Πεδία που επιλέγετε — για παράδειγμα ο αριθμός παραγγελίας και το ποσό — εμφανίζονται στον οδηγό και στον πελάτη κατά την υπογραφή. Όπου το σήμα είναι αδύναμο, η υπογραφή μπορεί να αποσταλεί στο παρασκήνιο ώστε ο οδηγός να συνεχίσει αμέσως. Μετά την υπογραφή, ο οδηγός μπορεί να μοιραστεί το υπογεγραμμένο δελτίο παράδοσης από το κινητό. Η πλήρης ροή, μαζί με το πού αποστέλλονται με e-mail τα υπογεγραμμένα δελτία, βρίσκεται στη σελίδα απόδειξης παράδοσης.

Είσπραξη μετρητών και επιταγών

Η σήμανση άφιξης σε πελάτη μετρητοίς ανοίγει ειδοποίηση με το οφειλόμενο ποσό σύμφωνα με την παραγγελία. Η οθόνη είσπραξης δέχεται μετρητά, ποσό επιταγών, αριθμό επιταγών και ελεύθερη σημείωση, με το οφειλόμενο ποσό να εμφανίζεται πάνω από τα πεδία. Αν το εισπραχθέν διαφέρει από το οφειλόμενο, η εφαρμογή απαιτεί αιτιολογία από τη λίστα αιτιολογιών διαφορών του γραφείου. Ένας πελάτης μετρητοίς που εξυπηρετήθηκε χωρίς αναφορά είσπραξης επισημαίνεται ως ελλιπής και ο οδηγός τη συμπληρώνει από τη λίστα στάσεων πριν κλείσει την ημέρα. Τι γίνεται στη συνέχεια στο γραφείο εξηγείται στη σελίδα μετρητών και κλεισίματος ημέρας.

Παλέτες και φόρτωση στην εφαρμογή

Οι εταιρείες που μεταφέρουν εμπορεύματα σε παλέτες μπορούν να αφήσουν τον οδηγό να διευθετεί τις παλέτες της διαδρομής στην εφαρμογή, αντί να τις διευθετεί το γραφείο στην οθόνη. Με ενεργή την αναφορά παλετών, ο οδηγός καταγράφει σε κάθε στάση πόσες παλέτες παραδόθηκαν και πόσες παραλήφθηκαν, χωριστά ή μαζί, και αν είναι απλές παλέτες ή πλαστικά κιβώτια· τα σύνολα εμφανίζονται στο e-mail που αποστέλλεται όταν τελειώνει η διαδρομή και καταμετρώνται στο ταμείο. Η πλήρης λογική των παλετών βρίσκεται στη σελίδα παλετών και φόρτωσης φορτηγού.

Το τέλος της ημέρας

Όταν έχουν αναφερθεί όλες οι παραγγελίες της διαδρομής, η εφαρμογή ρωτά αν ο οδηγός ολοκλήρωσε την ημέρα. Πριν επιτρέψει το κλείσιμο, ελέγχει και παραθέτει ό,τι είναι ακόμη ανοιχτό: παραγγελίες χωρίς αναφορά, υπογραφές που δεν έγιναν δεκτές από τον διακομιστή, παραδομένες παραγγελίες των οποίων το υπογεγραμμένο δελτίο δεν βρέθηκε στον διακομιστή, πελάτες μετρητοίς χωρίς αναφορά είσπραξης και αναφορές είσπραξης που απέτυχαν. Κάθε στοιχείο ανοίγει την παραγγελία στην οποία ανήκει και το Δοκιμάστε ξανά στέλνει εκ νέου ό,τι εκκρεμεί.

Στη συνέχεια ο οδηγός βλέπει τα σύνολα των αναφορών είσπραξης της ημέρας και δηλώνει τι πραγματικά φέρνει πίσω — μετρητά, επιταγές και αριθμό επιταγών. Αυτή η δήλωση μεταφέρει τη διαδρομή στην κατάσταση «αναμονή κλεισίματος» στο ταμείο του γραφείου. Από προεπιλογή, οι στάσεις που ο οδηγός έχει ήδη αναφέρει κλείνουν για εκείνον μετά το τέλος της ημέρας· το γραφείο μπορεί να τις κρατήσει ανοιχτές ώστε μια αναφορά να μπορεί ακόμη να διορθωθεί.

Αδύναμο σήμα και στιγμές εκτός σύνδεσης

Οι οδηγοί χάνουν σήμα σε υπόγεια, αποθήκες και επαρχιακούς δρόμους. Η εφαρμογή αποθηκεύει την ολοκληρωμένη αναφορά στάσης στο κινητό πριν προσπαθήσει να τη στείλει, σημειώνει τη στάση ως ολοκληρωμένη και στέλνει την αποθηκευμένη αναφορά όταν επανέλθει η σύνδεση· μια αναφορά που περιμένει ακόμη εμφανίζεται ως «σε αναμονή αποστολής». Μια ακύρωση που έγινε χωρίς σύνδεση αποστέλλεται με τον ίδιο τρόπο. Για το κλείσιμο της ημέρας απαιτείται σύνδεση, επειδή η εφαρμογή βεβαιώνεται πρώτα ότι ο διακομιστής παρέλαβε κάθε αναφορά και υπογραφή.

Τι ελέγχει το γραφείο

Η εφαρμογή οδηγού ακολουθεί τις ρυθμίσεις της εταιρείας, τις οποίες ορίζει το γραφείο στο web σύστημα. Η εφαρμογή τις λαμβάνει όταν συνδέεται ο οδηγός, οπότε ένας οδηγός που δεν βλέπει μια αλλαγή αποσυνδέεται και συνδέεται ξανά. Ένας χρήστης μπορεί να είναι συνδεδεμένος μόνο σε μία συσκευή: η σύνδεση σε άλλο κινητό αποσυνδέει το προηγούμενο, και μετά από αλλαγή κωδικού ο οδηγός συνδέεται ξανά με τον νέο κωδικό.

Γλώσσες, λειτουργία γαντιών και προσωπικές βαθμολογίες

Η εφαρμογή ανοίγει στη γλώσσα του κινητού όταν είναι μία από τις 34 υποστηριζόμενες γλώσσες, και ο οδηγός μπορεί να αλλάξει γλώσσα από το μενού οποιαδήποτε στιγμή· τα εβραϊκά και τα αραβικά εμφανίζονται από δεξιά προς τα αριστερά. Η προβολή έχει δύο λειτουργίες: την κανονική, πυκνή, με περισσότερες στάσεις στην οθόνη, και τη λειτουργία γαντιών, με μεγάλα κουμπιά. Το γραφείο μπορεί να ορίσει την προεπιλεγμένη λειτουργία για τους νέους οδηγούς, και κάθε οδηγός μπορεί επίσης να μεγαλώσει ή να μικρύνει το κείμενο.

Όπου η εταιρεία χρησιμοποιεί βαθμολογίες οδηγών, ο οδηγός βλέπει την ενότητα «Η απόδοσή μου» στην εφαρμογή: τους στόχους και την πρόοδό του, τη βαθμολογία του και, αν το επιτρέπει το γραφείο, τη θέση του στην κατάταξη και την κατάσταση του μπόνους του. Ένας οδηγός βλέπει πάντα μόνο τα δικά του στοιχεία. Το προσωπικό που παραλαμβάνει τους οδηγούς στην αποθήκη μπορεί να συνδεθεί στην ίδια εφαρμογή και να τη χρησιμοποιεί ως ταμίας, ενώ για λειτουργίες cross-dock διατίθεται σάρωση cross-dock — ρωτήστε μας.

Συχνές ερωτήσεις