Die Fahrer-App: vom ersten Stopp bis zum Tagesende

Was tun Fahrer in der OptiRoutes App?

Ein Fahrer meldet sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort an, die das Büro festgelegt hat, sieht die an ihn gesendete Route und arbeitet sie Stopp für Stopp ab. Bei jedem Kunden meldet der Fahrer die Ankunft, markiert die Lieferung als geliefert oder nicht, holt Unterschrift und Fotos ein, wenn sie verlangt sind, erfasst Bargeld und Schecks und zählt Paletten. Am Tagesende prüft die App, dass nichts ungemeldet geblieben ist, und der Fahrer schließt den Tag ab.

Die App ist für die Straße gemacht: große Schaltflächen, eine Liste, die an einem Stopp nur das Wesentliche zeigt, und Schnelltasten für die häufigsten Fälle. Sie funktioniert in 34 Sprachen und ist für iOS und Android verfügbar. Diese Seite erklärt den Arbeitsablauf; die Seite Fahrer-App behandelt Installation, Anmeldung, Berechtigungen und Datenschutz.

Die Routenliste: die heutigen Stopps in Reihenfolge

Die Routenliste ist der Startbildschirm des Fahrers. Eine Route erscheint dort, sobald das Büro sie vom Routenbildschirm sendet; je nach Unternehmenseinstellung sieht der Fahrer auch Routen, die noch nicht abgeschlossen sind, oder Routen der kommenden Tage. Neben jedem Stopp kann die Liste die Menge zeigen – mit einem farbigen Punkt je Inhaltstyp, etwa gekühlt oder tiefgekühlt –, die Lieferungsnummer und die Rechnungsnummer sowie ein Währungszeichen neben einem Barzahler, damit der Fahrer ans Kassieren denkt.

Das Büro entscheidet, was der Fahrer an der Route ändern darf:

• Lieferung mit einem Tipp – eine V-Schaltfläche markiert einen Stopp als geliefert, eine X-Schaltfläche als nicht geliefert, sofern keine Unterschrift und kein Foto verlangt sind.
• Kunden zusammenlegen zu einem Stopp, wenn mehrere Lieferungen an denselben Ort gehen.
• Einen Startstopp wählen über das Stecknadelsymbol, sobald die Route gestartet ist.
• Die Route umsortieren auf dem Server, direkt vom Handy.
• Eine Lieferung hinzufügen für einen bestehenden Kunden.

Eine weitere Einstellung verschiebt die nicht gelieferten Lieferungen von gestern ans Ende der heutigen Route, wenn der Fahrer sie öffnet – so wird nichts Verpasstes vergessen. Mit Tagespfeilen kann der Fahrer andere Tage ansehen, sofern das Unternehmen sie nicht ausblendet, damit der Fahrer nur den aktuellen Tag sieht. Ist das Melden an künftigen Tagen aktiviert, kann ein Fahrer sogar die Route von morgen früher starten und ihre Lieferungen melden.

Navigation zu jedem Stopp

Von jedem Stopp aus öffnet der Fahrer die Navigation in Waze – in der Waze-App, wenn sie installiert ist, sonst über den Waze-Link – oder auf dem iPhone in Apple Maps. Das Ziel wird als Adresstext übergeben oder, wenn das Unternehmen die Navigation nach Koordinaten aktiviert, als exakter Kartenpunkt des Kunden. Koordinaten helfen, wenn Kundenadressen ungenau sind; zusammen mit dem Angebot, die Adresse eines Kunden anhand der Fahrerposition zu korrigieren, erreicht der Fahrer das richtige Tor, und die Adresse ist beim nächsten Mal korrekt.

Eine Telefontaste ruft den Kunden an, und der Fahrer kann dem Kunden eine SMS mit der voraussichtlichen Ankunft senden – im Wortlaut, den das Büro in den SMS-Einstellungen festlegt.

Eine Lieferung beim Kunden melden

Ist die Schaltfläche Angekommen aktiviert, meldet der Fahrer zuerst die Ankunft, und die Zeit wird erfasst; die Lieferoptionen öffnen sich erst danach. Dann meldet der Fahrer, was passiert ist:

• Geliefert, teilweise oder nicht geliefert – eine Nichtlieferung kann einen Grund erfordern, der aus der vorbereiteten Liste des Büros gewählt statt eingetippt wird.
• Abholungen – abgeholt oder nicht abgeholt, für Lieferungen, die beim Kunden abgeholt werden.
• Retouren – mit einer Retourennotiz aus einer vorbereiteten Liste.
• Artikel – mit Artikelverwaltung aktualisiert der Fahrer, wie viel von jedem Artikelcode geliefert wurde.
• Paletten – wie viele geliefert und abgeholt wurden, normale Paletten oder Kunststoffkisten, wenn die Palettenmeldung aktiviert ist.
• Kundenstandort – den Standort des Kunden vom Handy aus aktualisieren, wenn der Kartenpunkt falsch ist.

Eine versehentlich gesendete Meldung ist kein Problem: Abbrechen & neu melden öffnet die Lieferung auf dem Handy wieder und storniert die vorherige Meldung auch auf dem Server, samt zugehöriger Inkassomeldung.

Liefernachweis in der App

Ist ein Nachweis verlangt, kann der Fahrer eine Lieferung ohne ihn nicht abschließen. Das Büro kann ein Foto des Lieferscheins, die Unterschrift des Empfängers auf dem Bildschirm, den Namen des Empfängers und eine Palettenmeldung verlangen – für alle Fahrer oder pro Fahrer. Ist die digitale Unterschrift auf dem Lieferschein aktiviert, unterschreibt der Kunde in der App mit bis zu drei Fotos, Bemerkungen und Retouren – auf dem eigenen Lieferschein der Lieferung, wenn Ihr System einen gesendet hat, sonst auf Ihrer leeren Unterschriftsvorlage.

Felder Ihrer Wahl – zum Beispiel Lieferungsnummer und Betrag – werden Fahrer und Kunde beim Unterschreiben angezeigt. Bei schwachem Empfang kann die Unterschrift im Hintergrund gesendet werden, sodass der Fahrer sofort weiterfährt. Nach dem Unterschreiben kann der Fahrer den unterschriebenen Lieferschein vom Handy aus teilen. Den vollständigen Ablauf, einschließlich wohin unterschriebene Lieferscheine per E-Mail gehen, finden Sie auf der Seite Liefernachweis.

Bargeld und Schecks kassieren

Meldet der Fahrer die Ankunft bei einem Barzahler, öffnet sich ein Hinweis mit dem fälligen Betrag laut Lieferung. Der Inkasso-Bildschirm nimmt Bargeld, den Scheckbetrag, die Anzahl der Schecks und eine freie Notiz auf, mit dem fälligen Betrag über den Feldern. Weicht das Kassierte vom Fälligen ab, verlangt die App einen Grund aus der Liste des Büros. Ein belieferter Barzahler ohne Inkassomeldung wird als fehlend markiert, und der Fahrer ergänzt die Meldung über die Stoppliste, bevor er den Tag beendet. Was danach im Büro passiert, erklärt die Seite Bargeld und Tagesabschluss.

Paletten und Beladung in der App

Unternehmen, die Ware auf Paletten transportieren, können den Fahrer die Paletten der Route in der App anordnen lassen, statt sie im Büro auf dem Bildschirm anzuordnen. Ist die Palettenmeldung aktiviert, erfasst der Fahrer an jedem Stopp, wie viele Paletten geliefert und abgeholt wurden, getrennt oder zusammen, und ob es normale Paletten oder Kunststoffkisten sind; die Summen erscheinen in der E-Mail zum Routenende und werden an der Kasse nachgezählt. Die vollständige Palettenlogik finden Sie auf der Seite Paletten und Lkw-Beladung.

Das Tagesende

Ist jede Lieferung der Route gemeldet, fragt die App, ob der Fahrer den Tag beendet hat. Bevor sie den Abschluss zulässt, prüft sie alles noch Offene und listet es auf: nicht gemeldete Lieferungen, vom Server nicht angenommene Unterschriften, gelieferte Lieferungen, deren unterschriebener Lieferschein auf dem Server nicht gefunden wurde, Barzahler ohne Inkassomeldung und fehlgeschlagene Inkassomeldungen. Jeder Punkt öffnet die zugehörige Lieferung, und Erneut versuchen sendet erneut, was noch wartet.

Danach sieht der Fahrer die Summen der Inkassomeldungen des Tages und erklärt, was er tatsächlich zurückbringt – Bargeld, Schecks und Anzahl der Schecks. Diese Erklärung setzt die Route an der Kasse des Büros auf „wartet auf Abschluss“. Standardmäßig werden die bereits gemeldeten Stopps eines Fahrers nach Tagesende für ihn geschlossen; das Büro kann sie offen lassen, damit sich eine Meldung noch korrigieren lässt.

Schwacher Empfang und Offline-Momente

Fahrer verlieren den Empfang in Kellern, Lagerhallen und auf Landstraßen. Die App speichert eine abgeschlossene Stoppmeldung auf dem Handy, bevor sie versucht, sie zu senden, markiert den Stopp als erledigt und sendet die gespeicherte Meldung, sobald die Verbindung zurück ist; eine noch wartende Meldung wird als „wartet auf Senden“ angezeigt. Eine Stornierung ohne Verbindung wird genauso gesendet. Für den Tagesabschluss ist eine Verbindung nötig, weil die App zuerst sicherstellt, dass der Server jede Meldung und Unterschrift erhalten hat.

Was das Büro steuert

Die Fahrer-App folgt den Einstellungen des Unternehmens, die das Büro im Websystem festlegt. Die App erhält sie bei der Anmeldung des Fahrers – ein Fahrer, der eine Änderung nicht sieht, meldet sich also ab und wieder an. Ein Benutzer kann nur auf einem Gerät angemeldet sein: Die Anmeldung auf einem anderen Handy meldet das vorherige ab, und nach einer Passwortänderung meldet sich der Fahrer mit dem neuen Passwort wieder an.

Sprachen, Handschuhmodus und persönliche Bewertung

Die App öffnet sich in der Sprache des Handys, wenn sie zu den 34 unterstützten Sprachen gehört, und der Fahrer kann die Sprache jederzeit im Menü wechseln; Hebräisch und Arabisch werden von rechts nach links angezeigt. Die Anzeige hat zwei Modi: normal, kompakt, mit mehr Stopps auf dem Bildschirm, und Handschuhe, mit großen Schaltflächen. Das Büro kann den Standardmodus für neue Fahrer festlegen, und jeder Fahrer kann die Schrift zusätzlich vergrößern oder verkleinern.

Wo das Unternehmen die Fahrerbewertung nutzt, sieht der Fahrer in der App „Meine Leistung“: seine Ziele und seinen Fortschritt, seine Bewertung und, wenn das Büro es erlaubt, seinen Platz in der Rangliste und seinen Prämienstatus. Ein Fahrer sieht immer nur seine eigenen Zahlen. Mitarbeiter, die Fahrer im Depot empfangen, können sich in derselben App anmelden und sie als Kassierer nutzen, und für Cross-Dock-Betriebe gibt es Cross-Dock-Scanning – sprechen Sie uns an.

Häufig gestellte Fragen