Funktionen von OptiRoutes

Was leistet OptiRoutes für ein Lieferunternehmen?

Die meisten Vertriebsteams verteilen ihren Tag auf mehrere Werkzeuge: ein Bestellsystem, eine Tabelle für Routen, Anrufe und Nachrichten an Fahrer, Lieferscheine auf Papier und ein Kassenbuch. OptiRoutes schließt die Lücken dazwischen mit einem durchgängigen Ablauf. Lieferungen gehen ein und werden geprüft; Routen werden geplant und angepasst; Fahrer erhalten sie aufs Handy und melden jeden Stopp mit Nachweis; das Büro verfolgt das Geschehen live; und am Tagesende schließt die Kasse jeden Fahrer gegen seine Meldungen ab.

Die folgenden Funktionsbereiche folgen diesem Ablauf. Jeder hat eine eigene Seite mit Details, Einstellungen und den Fragen, die Planer typischerweise stellen. Die Einrichtung erfolgt über einen kurzen Einrichtungsassistenten, erklärt unter So funktioniert’s, und der Preis gilt pro Linie, erklärt unter Preise.

Routenplanung

Das Herzstück von OptiRoutes: von den Lieferungen des Tages zu einem Plan aus Routen, jede mit Fahrer, Fahrzeug und Stopps in der richtigen Reihenfolge. Lieferungen werden aus Excel, CSV oder Ihrem System geladen, jede Adresse wird vor der Planung auf der Karte geprüft, und der Planungsassistent verteilt die Lieferungen nach der gewählten Methode und den Grenzen. Auf dem Routenbildschirm verfeinern Sie den Plan dann, indem Sie Stopps auf der Karte oder zwischen Routenkarten verschieben.

• Fünf Planungsmethoden, von der lernenden KI-Planung bis zur Gruppierung nach Stadt oder nach den Linien in Ihrer Lieferdatei.
• Prioritätslinien für Schlüsselkunden oder Inhaltstypen, Lieferrunden und Zeitfenster mit mehreren Strenge-Optionen.
• Fixieren, Sicherungen und eine klare Wahl, was mit Lieferungen geschieht, die nach der Planung eintreffen.

Mehr zur Routenplanung.

KI-Planung und Zonen

Die lernende KI-Planung verteilt die Stopps des Tages auf Ihre Fahrer und ordnet jede Route; dabei baut sie die Linien aus der Erfahrung Ihrer letzten Planungen und aus den Routen auf, die Ihre Fahrer tatsächlich fahren. Sie arbeitet innerhalb Ihrer Grenzen für Stopps, Stunden, Kilometer und Kapazität, und auf jeder Routenkarte lassen sich die Überlegungen dahinter öffnen. Ergänzend sorgen Liefergebiete und gesperrte Zonen für feste Aufteilungen, wo Sie sie brauchen.

• Eine Methode, die sich Ihrer Arbeitsweise anpasst: Je mehr Sie damit planen, desto näher kommen die Routen Ihrem Betrieb.
• Auf der Karte gezeichnete Liefergebiete, in einer Vorlage pro Wochentag, jedes mit festem Fahrer.
• Gesperrte Zonen, die immer als eigene Linien geplant werden – vor jeder anderen Planung.

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Fahrer-App

Fahrer erhalten ihre Routen aufs Handy und arbeiten sie Stopp für Stopp ab. Die App öffnet die Navigation, erfasst Ankunft, Lieferung oder Nichtlieferung mit Grund, Abholungen, Retouren, Artikel und Paletten und holt Nachweise und Bargeld ein, wo das Unternehmen es verlangt. Vor dem Tagesabschluss prüft sie, dass nichts ungemeldet geblieben ist, und sie arbeitet auch bei kurzen Funklöchern weiter.

• Navigation in Waze oder auf dem iPhone in Apple Maps, nach Adresse oder exakten Koordinaten.
• Anforderungen pro Fahrer: Foto, Unterschrift, Name des Empfängers, Palettenmeldung und GPS.
• 34 Sprachen, ein Handschuhmodus mit großen Schaltflächen und einstellbare Schriftgröße.

Mehr zu den Funktionen der Fahrer-App oder dazu, wie Sie die App erhalten.

Liefernachweis

Kunden unterschreiben den Lieferschein auf dem Handy des Fahrers – das eigene PDF Ihres Systems für die Lieferung oder Ihre leere Vorlage –, mit bis zu drei Fotos, Bemerkungen und Retouren. Unterschriebene Lieferscheine werden bei der Lieferung gespeichert, nach Regeln per E-Mail versendet und sind pro Tag als eine ZIP-Datei verfügbar – ein Streitfall wird also mit einem Beleg geklärt statt mit einem Telefonat.

• Das Unterschreiben lässt sich ohne Original-Lieferscheindatei oder bei ausgeschaltetem GPS sperren.
• Drei E-Mail-Wege: jede Unterschrift, Unterschriften mit Bemerkung, Unterschriften mit Retouren.
• Ein tägliches POD-Archiv und Zugriff über die Datei-API für Ihre eigenen Systeme.

Mehr zum Liefernachweis.

Bargeld und Tagesabschluss

Für Unternehmen, die bei der Lieferung kassieren, erfasst OptiRoutes Bargeld und Schecks beim Kunden und schließt den Tag jedes Fahrers an der Kasse ab. Die Kasse empfängt den Fahrer Kunde für Kunde, hakt jeden Beleg ab, zählt Paletten und Kunststoffkisten und dokumentiert jede Differenz mit Grund; danach übergeben die Disponenten an die Buchhaltung, und diese exportiert den Zeitraumbericht.

• Barzahler werden am Wort für Bargeld in ihrem Namen erkannt, in jeder unterstützten Sprache.
• Sechs Abschlussstatus, fünf Prüfungen pro Route und ein Hinweisfeld für jede Differenz.
• Quittungen an zahlende Kunden und Einzahlungsbestätigungen an Fahrer, per E-Mail.

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Live-Tracking und Disposition

Solange Routen unterwegs sind, zeigt die Karte der Verteilung in Echtzeit die Route jedes Fahrers, den Status jedes Stopps und seinen Zeitpunkt im Vergleich zum Plan oder zum Zeitfenster des Kunden. Der Tagesablauf auf dem Startbildschirm stellt zuerst dar, was die Arbeit blockiert – ein Fahrer ohne Standort, eine Route, die nicht pünktlich gestartet ist, nicht gelieferte Lieferungen –, und der Fahrtverlauf zeigt für jeden vergangenen Tag die tatsächlich gefahrene Strecke.

• Stopps als geliefert, nicht geliefert, mit Abweichung geliefert oder ausstehend markiert, mit pünktlich, verspätet oder verfrüht.
• Filter für nicht geliefert, noch nicht gemeldet und nicht pünktlich.
• SMS und WhatsApp an Fahrer, Subunternehmer, Kunden und Manager.

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Paletten und Lkw-Beladung

OptiRoutes ordnet die Lieferungen jeder Route innerhalb Ihrer Grenzen für Einheiten, Volumen und Gewicht auf Paletten im Lkw an, hält Gruppen wie Kühl- und Tiefkühlware getrennt und stellt die Paletten der ersten Stopps nahe an die Tür. Die Anordnung lässt sich auf dem Bildschirm prüfen und ändern, vom Fahrer in der App erledigen, für die Verlader ausdrucken und mit Palettennummern exportieren.

• Palettenstellplätze pro Fahrzeugtyp, ein Kühlbereich und Grenzen pro Palettentyp.
• Kunden bleiben zusammen, eigene Paletten für Großkunden und Konsolidierungsgruppen.
• Fahrzeug-Barcodes für Cross-Dock-Scanning, für Betriebe, die so arbeiten.

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Kundenbenachrichtigungen und Zeitfenster

Jeder Kunde kann Lieferzeitfenster pro Wochentag haben, die Planung hält sie ein, und Kunden erfahren, wann sie den Fahrer erwarten können. SMS-Nachrichten enthalten die eigene voraussichtliche Ankunft jedes Kunden, optional als Stundenspanne, und einen Tracking-Link zu einer Seite, die zeigt, wann der Fahrer erwartet wird. Anschließend misst die Periodenübersicht, wie viele Lieferungen innerhalb des Zeitfensters erfolgt sind.

• Nachrichten vom Routenbildschirm, aus der Fahrer-App, am Ende des vorherigen Stopps und beim Routenstart.
• Ein Hinweis an Manager, wenn ein Fahrer einen Stopp überspringt.
• Wartezeiten für Kunden, die für lange Warteschlangen an der Rampe bekannt sind.

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Berichte und Fahrerbewertung

Fahrerberichte decken jeden Zeitraum ab – Zeitfenster-Ausnahmen, Besuche, Routen, Lieferberichte mit Artikeln, Retouren und Paletten, Inkasso und Ausgaben – und lassen sich nach Excel exportieren. Die Periodenübersicht vergleicht die letzten 7 oder 14 Tage mit dem Vorzeitraum. Die Fahrerleistung bewertet Fahrer an Ihren eigenen gewichteten Zielen und macht aus erreichten Zielen Prämienvorschläge, die ein Manager genehmigt.

• Lieferquote, nicht geliefert, Lieferung im Zeitfenster und die häufigsten Gründe für Nichtlieferung.
• Bis zu 12 Kennzahlen, Ziele pro Tag, Woche und Monat, Prämienregeln mit Stufen und ein Prämienbuch.
• Fahrer sehen in der App nur ihre eigene Leistung.

Mehr zu Berichten und Fahrerbewertung.

Sprachen und Länder

Das Websystem, seine Anleitungen und E-Mails sowie die Fahrer-App sind in 34 Sprachen verfügbar, darunter Hebräisch und Arabisch von rechts nach links. Das Land Ihrer Unternehmensadresse bestimmt Unternehmenssprache, Währung, Einheiten, Zahlen- und Datumsformate und den ersten Wochentag, und jeder Benutzer arbeitet in seiner eigenen Sprache.

• Sprachmenüs, sortiert nach dem Land des Unternehmens.
• Währung und Einheiten als Bezeichnungen, nie stillschweigend umgerechnet.
• Fahrer und Büro arbeiten jeweils in ihrer eigenen Sprache an denselben Routen.

Mehr zu Sprachen und Ländern und zur Anbindung Ihrer Systeme auf der Seite Integrationen.

Kunden, Fahrzeuge und Unternehmenseinstellungen

Hinter den täglichen Bildschirmen stehen die Stammdaten, die die Planung genau machen. Die Kundenverwaltung führt für jeden Kunden die geprüfte Kartenadresse neben der ursprünglichen, die Standzeit, Zeitfenster und Verteilhinweise; was Sie dort speichern, geht mit dem Kunden in jede Lieferung, und eine Kundendatei lädt oder aktualisiert viele auf einmal. Die Fahrzeugeinstellungen enthalten Kapazität und Palettenstellplätze jedes Fahrzeugtyps und die Inhaltstypen, die er transportiert. Linien verknüpfen eine feste Liniennummer mit ihrem festen Fahrer und Fahrzeug – wer eines wählt, bekommt den Rest automatisch ausgefüllt.

Die Kontrolle bleibt beim Manager. Benutzer und Rollen bestimmen, wer sich anmeldet und was jede Rolle sieht, mit einem Schalter für Ansicht und Bearbeitung pro Bildschirm und Rolle. Ein Benutzer ist jeweils auf einem Gerät angemeldet, und ein Änderungsprotokoll der Einstellungen hält jedes Speichern fest – wer, wann, alter und neuer Wert. API-Schlüssel für Ihre Systeme erstellt, beschränkt und widerruft der Manager, und jeder Aufruf wird protokolliert.

Hilfe in jedem Bildschirm

Jeder Bildschirm hat eine Schaltfläche Anleitung, die seine Anleitung neben dem Bildschirm öffnet, ohne die Arbeit zu blockieren – in Ihrer Sprache. Eine Suche durchsucht alle Anleitungen und öffnet das Ergebnis im richtigen Kapitel, Feldnamen in der Anleitung heben das Feld auf dem Bildschirm hervor, und ein „i“ neben jeder Einstellung erklärt, was sie bewirkt und wann sie gilt. Tipps sind nach Art gekennzeichnet – Tastenkürzel, Hinweis, empfohlen, Zeitersparnis, häufiger Fehler – und wechseln auf dem Bildschirm, während Routen berechnet werden.

Der Bildschirm Versionen listet in einfachen Worten auf, was jede veröffentlichte Version enthält, mit Links zu den aktualisierten Anleitungen, und die Glocke Nachrichten sammelt Mitteilungen des OptiRoutes Teams, wichtige mit einem Stern markiert. Neue Unternehmen erhalten außerdem den Einrichtungsassistenten, der sich neben der Anleitung und dem einzurichtenden Bildschirm öffnen lässt.

Manuelle Planung, Tabellen oder OptiRoutes?

Viele Teams beginnen mit Routen, die von Hand oder in einer Tabelle erstellt werden. Die folgende Tabelle vergleicht die drei Arbeitsweisen anhand der Aufgaben eines Vertriebstags. Sie beschreibt die übliche Praxis, kein bestimmtes Produkt.

Vergleiche mit konkreten Routenplanungsprodukten finden Sie auf den Vergleichsseiten.

Welche Funktionen sollten Sie zuerst einrichten?

1. Unternehmensdaten, Fahrer und die Lieferungen eines Tages – der Einrichtungsassistent deckt sie ab und plant Ihre ersten Routen.
2. Fahrzeuge und ihre Kapazität – damit die Planung jeden Lkw richtig belädt und eine Route über der Kapazität markiert.
3. Zeitfenster und Standzeiten der Kunden – für Kunden, die zu festen Zeiten annehmen oder langsam entladen.
4. Anforderungen der Fahrer-App – legen Sie vor dem Start fest, welche Fahrer ein Foto, eine Unterschrift oder eine Palettenmeldung brauchen.
5. Die Extras, die Ihr Unternehmen nutzt – die Kasse für Barzahlung bei Lieferung, die Palettenanordnung für palettierte Ladungen, automatisches Laden oder die Datei-API, wenn Ihr ERP OptiRoutes beliefern soll, und die Fahrerbewertung, sobald einige Wochen Daten vorliegen.

Wer nutzt welche Funktionen?

OptiRoutes hat vier Büro-Rollen und drei App-Rollen, und jede sieht, was ihre Arbeit braucht. Der Geschäftsführer kann Bildschirm für Bildschirm festlegen, welche Rolle was sieht oder bearbeitet.

Verschiedene Branchen setzen auf verschiedene Funktionen – Distributoren in der Kühlkette auf Paletten und Inhaltstypen, Betriebe mit Barzahlung bei Lieferung auf die Kasse. Auf den Branchenseiten sehen Sie, wie der Tag eines Planers jeweils aussieht.

Häufig gestellte Fragen