Funcționalitățile OptiRoutes

Ce face OptiRoutes pentru o firmă de livrări?

Majoritatea echipelor de distribuție își desfășoară ziua în mai multe instrumente: un sistem de comenzi, o foaie de calcul pentru rute, telefoane și mesaje către șoferi, avize de livrare pe hârtie și un registru de casă. OptiRoutes înlocuiește golurile dintre ele cu un singur flux. Comenzile intră și sunt verificate; rutele sunt planificate și ajustate; șoferii le primesc pe telefon și raportează fiecare oprire cu dovadă; biroul urmărește terenul live; iar la sfârșitul zilei casieria închide ziua fiecărui șofer față de ce a raportat.

Ariile funcționale de mai jos urmează acest flux. Fiecare are propria pagină cu detaliile, setările și întrebările pe care le pun de obicei planificatorii. Configurarea durează cât un scurt asistent „Primii pași”, explicat la cum funcționează, iar prețul este pe linie, explicat la prețuri.

Planificarea rutelor

Nucleul OptiRoutes: de la comenzile zilei la un plan de rute, fiecare cu un șofer, un vehicul și opririle în ordinea corectă. Comenzile se încarcă din Excel, CSV sau din sistemul dumneavoastră, fiecare adresă este verificată pe hartă înainte de planificare, iar asistentul de planificare împarte comenzile după metoda și limitele alese. Apoi, în ecranul de rute, rafinați planul trăgând opririle pe hartă sau între cardurile de rută.

• Cinci metode de planificare, de la planificarea AI care învață până la gruparea pe oraș sau după liniile din fișierul de comenzi.
• Linii prioritare pentru clienți-cheie sau tipuri de conținut, tururi de livrare și ferestre de timp cu mai multe niveluri de strictețe.
• Blocare, copii de rezervă și o alegere clară pentru comenzile care sosesc după planificare.

Aflați mai multe despre planificarea rutelor.

Planificare AI și zone

Planificarea AI care învață împarte opririle zilei între șoferi și ordonează fiecare rută, construind liniile din experiența planificărilor recente și din rutele parcurse efectiv de șoferi. Lucrează în limitele dumneavoastră pentru opriri, ore, kilometri și capacitate, iar pe fiecare card de rută puteți deschide considerentele din spatele ei. În jurul ei, zonele de livrare și zonele închise vă oferă împărțiri fixe acolo unde aveți nevoie.

• O metodă care se adaptează felului în care lucrați: cu cât planificați mai mult cu ea, cu atât rutele se apropie de operațiunea dumneavoastră.
• Zone de livrare desenate pe hartă, într-un șablon pentru fiecare zi a săptămânii, fiecare cu șoferul ei obișnuit.
• Zone închise, planificate mereu ca linii proprii, înaintea oricărei alte planificări.

Aflați mai multe despre planificarea AI și zone.

Aplicația șoferului

Șoferii își primesc rutele pe telefon și le parcurg oprire cu oprire. Aplicația deschide navigația, înregistrează sosirea, livrarea sau nelivrarea cu motiv, ridicările, returnările, articolele și paleții și preia dovezile și numerarul acolo unde compania le cere. Înainte de închiderea zilei, verifică dacă nu a rămas nimic neraportat și continuă să funcționeze în timpul scurtelor pierderi de semnal.

• Navigație în Waze sau, pe iPhone, în Apple Maps, după adresă sau după coordonate exacte.
• Cerințe pe șofer: fotografie, semnătură, numele destinatarului, raport de paleți și GPS.
• 34 de limbi, un mod mănuși cu butoane mari și dimensiune reglabilă a textului.

Aflați mai multe despre funcțiile aplicației șoferului sau despre obținerea aplicației.

Dovada livrării

Clienții semnează avizul de livrare pe telefonul șoferului — PDF-ul comenzii din propriul sistem sau șablonul dumneavoastră gol —, cu până la trei fotografii, observații și returnări. Avizele semnate sunt stocate împreună cu comanda, trimise pe e-mail după reguli și disponibile pe zile ca un singur ZIP, așa că o dispută se rezolvă cu un document, nu cu un telefon.

• Semnarea poate fi blocată fără fișierul original al avizului sau cât timp GPS-ul este oprit.
• Trei direcții de e-mail: fiecare semnătură, semnăturile cu observații, semnăturile cu returnări.
• O arhivă POD zilnică și acces prin API-ul pentru fișiere pentru propriile sisteme.

Aflați mai multe despre dovada livrării.

Numerar și închiderea zilei

Pentru firmele care încasează bani la livrare, OptiRoutes înregistrează numerarul și cecurile la client și închide ziua fiecărui șofer la casierie. Casieria preia șoferul client cu client, bifează fiecare document, numără paleții și plastonii și documentează fiecare diferență cu un motiv; dispecerii predau apoi departamentului financiar, iar contabilitatea exportă raportul pe interval.

• Clienți cu plata în numerar recunoscuți după cuvântul pentru numerar din nume, în orice limbă acceptată.
• Șase stări de închidere, cinci verificări pe rută și o casetă de alerte pentru fiecare diferență.
• Chitanțe pentru clienții care plătesc și confirmări de depunere pentru șoferi, pe e-mail.

Aflați mai multe despre numerar și închiderea zilei.

Urmărire live și dispecerat

Cât timp rutele sunt pe drum, harta de distribuție în timp real arată ruta fiecărui șofer, starea fiecărei opriri și încadrarea ei în timp față de plan sau de fereastra clientului. Pagina principală pune pe primul loc ce blochează munca — un șofer fără locație, o rută care nu a pornit la timp, comenzi nelivrate —, iar istoricul curselor arată traseul parcurs efectiv în orice zi trecută.

• Opriri marcate livrat, nelivrat, livrat cu excepție sau în așteptare, cu încadrare la timp, cu întârziere sau mai devreme.
• Filtre pentru nelivrate, încă neraportate și care nu au fost la timp.
• SMS și WhatsApp către șoferi, subcontractanți, clienți și manageri.

Aflați mai multe despre urmărire live și dispecerat.

Paleți și încărcarea camionului

OptiRoutes aranjează comenzile fiecărei rute pe paleți în camion, în limitele stabilite pentru unități, volum și greutate, ține separat grupe precum refrigeratul și congelatul și așază paleții primelor opriri lângă ușă. Aranjamentul poate fi verificat și modificat pe ecran, făcut de șofer în aplicație, tipărit pentru încărcători și exportat cu numerele paleților.

• Locuri de palet pe tip de vehicul, o zonă frigorifică și limite pe tip de palet.
• Clienți păstrați întregi, paleți proprii pentru clienții mari și grupe de consolidare.
• Codurile de bare ale vehiculelor pentru scanarea cross-dock, pentru operațiunile care lucrează astfel.

Aflați mai multe despre paleți și încărcarea camionului.

Notificări pentru clienți și ferestre de timp

Fiecare client poate avea ferestre de timp pentru livrare pe zile ale săptămânii, planificarea le respectă, iar clienții sunt anunțați când să aștepte șoferul. Mesajele SMS conțin ora estimată de sosire a fiecărui client, opțional ca interval orar, și un link de urmărire către o pagină care arată când este așteptat șoferul. Ulterior, sinteza perioadei măsoară câte livrări s-au făcut în interiorul ferestrei.

• Mesaje din ecranul de rute, din aplicația șoferului, la încheierea opririi anterioare și la pornirea rutei.
• O alertă către manageri când un șofer sare peste o oprire.
• Timpi de așteptare pentru clienții cunoscuți pentru cozi lungi la descărcare.

Aflați mai multe despre notificări și ferestre de timp.

Rapoarte și scorurile șoferilor

Rapoartele pe șoferi acoperă orice interval de date — excepții de la ferestrele de timp, vizite, rute, rapoarte de livrare cu articole, returnări și paleți, încasări și cheltuieli — și se exportă în Excel. Sinteza perioadei compară ultimele 7 sau 14 zile cu perioada anterioară. Performanța șoferilor îi punctează pe șoferi față de propriile obiective ponderate și transformă obiectivele atinse în propuneri de bonus aprobate de un manager.

• Rata de livrare, nelivrările, livrarea în fereastră și cele mai frecvente motive de nelivrare.
• Până la 12 indicatori, obiective pe zi, săptămână și lună, reguli de bonus pe niveluri și un registru.
• Șoferii își văd în aplicație doar propria performanță.

Aflați mai multe despre rapoarte și scorurile șoferilor.

Limbi și țări

Sistemul web, ghidurile și e-mailurile sale, precum și aplicația șoferului sunt disponibile în 34 de limbi, inclusiv ebraica și araba, de la dreapta la stânga. Țara adresei firmei stabilește limba companiei, moneda, unitățile de măsură, formatele pentru numere și dată și prima zi a săptămânii, iar fiecare utilizator lucrează în propria limbă.

• Meniuri de limbă ordonate după țara companiei.
• Moneda și unitățile ca etichete, niciodată conversii ascunse.
• Șoferii și personalul de birou, fiecare în propria limbă, pe aceleași rute.

Aflați mai multe despre limbi și țări și despre conectarea sistemelor dumneavoastră pe pagina de integrări.

Clienți, vehicule și setările companiei

În spatele ecranelor zilnice se află evidențele care fac planificarea precisă. Administrare clienți păstrează adresa verificată pe hartă a fiecărui client lângă cea originală, timpul la oprire, ferestrele de timp și notele de distribuție; ce salvați acolo însoțește clientul în fiecare livrare, iar un fișier de clienți încarcă sau actualizează mai mulți deodată. Setările vehiculelor conțin capacitatea și locurile de palet ale fiecărui tip de vehicul și tipurile de conținut pe care le transportă. Liniile leagă un număr de linie fix de șoferul și vehiculul său obișnuit, astfel încât alegerea uneia completează restul.

Controlul rămâne la manager. Utilizatori și roluri decide cine se autentifică și ce vede fiecare rol, cu un comutator de vizualizare și unul de editare pentru fiecare ecran și rol. Un utilizator este autentificat pe un singur dispozitiv odată, iar un jurnal al modificărilor de setări înregistrează fiecare salvare — cine, când și valoarea veche și cea nouă. Cheile API pentru sistemele dumneavoastră sunt create, limitate și revocate de manager, iar fiecare apel este înregistrat.

Ajutor integrat în fiecare ecran

Fiecare ecran are un buton Ghidul utilizatorului care îi deschide ghidul lângă ecran, fără a bloca lucrul, în limba dumneavoastră. O căutare acoperă toate ghidurile și deschide rezultatul la capitolul potrivit, numele câmpurilor din ghid evidențiază câmpul de pe ecran, iar un „i” lângă fiecare setare explică ce face aceasta și când se aplică. Sfaturile sunt etichetate pe tipuri — scurtătură, notă, recomandat, economie de timp, greșeală frecventă — și se schimbă pe ecran în timp ce rutele sunt calculate.

Ecranul Versiuni listează ce conține fiecare versiune publicată, în cuvinte simple, cu linkuri către ghidurile actualizate, iar clopoțelul Mesaje adună anunțurile echipei OptiRoutes, cele importante fiind marcate cu o stea. Companiile noi primesc și asistentul „Primii pași”, care se poate deschide alături de ghid și de ecranul care se configurează.

Planificare manuală, foi de calcul sau OptiRoutes?

Multe echipe încep cu rute construite manual sau într-o foaie de calcul. Tabelul de mai jos compară cele trei moduri de lucru pe sarcinile unei zile de distribuție. Descrie practica obișnuită, nu un anumit produs.

Pentru comparații cu produse de planificare a rutelor numite explicit, consultați paginile de comparație.

Ce funcționalități să configurați mai întâi?

1. Datele firmei, șoferii și comenzile unei zile — asistentul „Primii pași” le acoperă și vă planifică primele rute.
2. Vehiculele și capacitatea lor — astfel încât planificarea să umple corect fiecare camion și să marcheze o rută peste capacitate.
3. Ferestrele de timp și timpii de oprire ai clienților — pentru clienții care primesc marfă la ore fixe sau descarcă încet.
4. Cerințele aplicației șoferului — decideți ce șoferi au nevoie de fotografie, semnătură sau raport de paleți înainte de lansare.
5. Extraopțiunile pe care le folosește firma — casieria pentru plata la livrare, aranjarea paleților pentru încărcăturile paletizate, încărcarea automată sau API-ul pentru fișiere când ERP-ul trebuie să alimenteze OptiRoutes și scorurile șoferilor după ce există câteva săptămâni de date.

Cine folosește ce funcționalități?

OptiRoutes are patru roluri de birou și trei roluri în aplicație, iar fiecare vede ce îi trebuie pentru munca sa. Managerul companiei poate schimba, ecran cu ecran, ce vede sau ce editează fiecare rol.

Industriile diferite se bazează pe funcționalități diferite — distribuitorii din lanțul frigorific pe paleți și tipuri de conținut, firmele cu plata la livrare pe casierie. Consultați paginile industriilor pentru a vedea cum arată ziua unui planificator în fiecare dintre ele.

Întrebări frecvente