Planificarea rutelor pentru distribuția cu plata la livrare

Cum arată o zi într-o operațiune cu plata la livrare?

În multe firme de distribuție, o parte dintre clienți încă plătesc șoferului: băcănii mici, chioșcuri, tarabe din piețe și restaurante care plătesc în numerar sau cu cec la livrare. Acești bani fac parte din rută. Șoferul trebuie să știe ce clienți plătesc, cât datorează fiecare și ce să facă atunci când un client plătește mai puțin sau mai târziu. Fără un sistem, toate acestea trăiesc pe bilețele în cabină.

Biroul are partea mai grea. Când șoferii se întorc, cineva trebuie să-i preia pe fiecare: să numere banii, să verifice cecurile, să le compare cu ce era datorat, să adune avizele de livrare semnate și paleții returnați și să afle de ce la ruta 4 lipsesc câteva sute. Apoi dispecerul predă numerarul zilei departamentului financiar, acesta numără ce a primit de la toți dispecerii, iar contabilitatea vrea un raport pe zi, pe șofer și pe lună.

Fiecare pas este o ocazie pentru o diferență pe care nimeni nu o mai poate explica o săptămână mai târziu. Obiectivul este simplu: fiecare sumă înregistrată o singură dată, la sursă, și fiecare diferență cu un motiv și un nume.

Ce funcționalități OptiRoutes contează cel mai mult pentru plata la livrare?

• Clienți cu plata în numerar după nume. Un client al cărui nume conține cuvântul pentru numerar — în limba dumneavoastră sau în ebraică — este un client cu plata în numerar, marcat cu un simbol monetar în lista de opriri a șoferului. Nu mai trebuie configurat nimic altceva.
• Alertă de încasare la sosire. Marcarea sosirii la un client cu plata în numerar deschide o alertă cu suma de încasat conform comenzii. Dacă comanda nu are preț, alerta arată „sumă necunoscută”, iar șoferul introduce suma încasată.
• Numerar, cecuri și un motiv pentru fiecare diferență. Ecranul de încasare preia numerarul, suma cecurilor, numărul de cecuri și o notă liberă. Când suma încasată diferă de cea datorată, aplicația cere un motiv din lista dumneavoastră de observații pentru diferențe de numerar.
• Declarația de sfârșit de zi. Aplicația afișează totalurile conform rapoartelor, iar șoferul declară ce aduce efectiv înapoi. Ruta trece apoi în starea „în așteptarea închiderii” la casierie.
• Casieria. Un tablou de bord zilnic cu fiecare rută, sumele ei, cinci verificări — bani, paleți, avize, POD și aprovizionare — și starea: nesosit, în așteptarea închiderii, ciornă, închis, închis cu excepție, necesită atenție. Consultați numerar și închiderea zilei.
• Preluarea șoferului client cu client. Pe fiecare client: documentele, cu un buton V pentru fiecare verificare (de exemplu ștampila roșie), numerarul și cecurile primite față de raportul șoferului și diferența calculată live.
• Închiderile dispecerului și ale departamentului financiar. Dispecerul își închide ziua și predă numerarul și cecurile departamentului financiar; acesta închide ziua financiară față de fiecare predare a dispecerilor din data respectivă.
• Chitanțe și confirmări pe e-mail. După închiderea zilei, fiecare client care a plătit primește o chitanță cu suma, data și ruta, iar șoferul primește o confirmare a depunerii.
• Rapoarte pentru contabilitate. Un raport pe interval al fiecărei închideri, cu subtotaluri pe zile și export CSV, și un tabel al închiderilor financiare, cu totaluri.

Ce se întâmplă când o zi închisă se dovedește greșită?

O zi închisă poate fi doar citită. Doar un manager o poate redeschide, cu un motiv scris; ziua revine la ciornă cu cifrele curente, iar cine a redeschis-o, când și de ce intră în notele închiderii. Un utilizator din departamentul financiar poate închide, dar nu poate redeschide. După închiderea zilei financiare a unei date, nicio închidere a unui dispecer din acea dată nu se mai poate modifica până când un manager nu redeschide mai întâi ziua financiară. Fiecare închidere păstrează cine a închis-o, când, cine a preluat șoferul, fiecare sumă, motiv și notă.

Rolurile țin munca separată: departamentul financiar ajunge direct la casierie după autentificare și actualizează închiderea financiară; un dispecer preia șoferii și își închide propria zi, iar partea financiară o vede doar în citire; un manager face totul; planificatorii nu văd casieria.

Cum predă dispecerul numerarul departamentului financiar?

După ce și-a preluat șoferii, dispecerul își închide propria zi: cât numerar, câți bani în cecuri și câte cecuri predă departamentului financiar. Cardurile arată ce a primit de la șoferii închiși la acea dată, rutele încă nepreluate sunt listate cu roșu, iar o diferență necesită un motiv scris. „Închide către contabilitate” predă exact ce s-a primit azi de la șoferi și închide ziua dispecerului cu o singură atingere.

Departamentul financiar raportează apoi ce a primit efectiv în închiderea zilei financiare — una pe zi, față de fiecare predare a dispecerilor din data respectivă. Un raport lunar pentru contabil înseamnă un singur export CSV din tabelul închiderilor financiare, cu numerarul și cecurile separat, numărul acestora, diferențele și motivele.

Ce KPI ar trebui să urmărească o operațiune cu plata la livrare?

Un exemplu ilustrativ, cu cifre fictive, pentru un distribuitor ai cărui 10 șoferi încasează zilnic numerar. Nu este o afirmație despre vreun client OptiRoutes.

Cum începeți cu plata la livrare în OptiRoutes?

Adăugați cuvântul pentru numerar la numele clienților cu plata în numerar, puneți prețuri pe comenzile lor, ca suma de încasat să fie cunoscută, și pregătiți motivele pentru diferențe de numerar în Setări → Observații pregătite. Dați fiecărui client cu plata în numerar o adresă de e-mail pe fișa de client dacă doriți chitanțe. Apoi rulați o zi în perioada de probă — 3 zile gratuit, până la 50 de adrese pe zi, fără card.

Întrebări frecvente