Planificación de rutas para la distribución con cobro contra reembolso

¿Cómo es una jornada en una operación con cobro contra reembolso?

En muchas empresas de distribución, una parte de los clientes sigue pagando al conductor: pequeñas tiendas de alimentación, quioscos, puestos de mercado y restaurantes que pagan en efectivo o con cheque en la entrega. Ese dinero forma parte de la ruta. El conductor tiene que saber qué clientes pagan, cuánto debe cada uno y qué hacer cuando un cliente paga de menos o paga más tarde. Sin un sistema, todo esto vive en notas de papel en la cabina.

La oficina tiene la parte más difícil. Cuando vuelven los conductores, alguien tiene que recibir a cada uno: contar el dinero, revisar los cheques, compararlos con lo que se debía, recoger las notas de entrega firmadas y los palets devueltos, y averiguar por qué a la ruta 4 le faltan unos cientos. Después, el despachador entrega a finanzas el efectivo del día, finanzas cuenta lo que ha recibido de todos los despachadores y contabilidad quiere un informe por día, por conductor y por mes.

Cada paso es una oportunidad para una diferencia que nadie sabrá explicar una semana después. El objetivo es sencillo: cada importe registrado una sola vez, en origen, y cada diferencia con un motivo y un nombre.

¿Qué funciones de OptiRoutes importan más para el cobro contra reembolso?

• Clientes de contado por su nombre. Un cliente cuyo nombre contiene la palabra que designa el efectivo (en su idioma o en hebreo) es un cliente de contado, marcado con un símbolo de moneda en la lista de paradas del conductor. No hay que configurar nada más.
• Aviso de cobro al llegar. Al marcar la llegada a un cliente de contado se abre un aviso con el importe a cobrar según el pedido. Si el pedido no tiene precio, el aviso muestra “importe desconocido” y el conductor introduce lo cobrado.
• Efectivo, cheques y un motivo para cada diferencia. La pantalla de cobro recoge el efectivo, el importe en cheques, el número de cheques y una nota libre. Cuando el importe cobrado difiere del importe a cobrar, la aplicación exige un motivo de su lista de observaciones de diferencia de caja.
• Declaración de fin de jornada. La aplicación muestra los totales según los informes, y el conductor declara lo que realmente trae de vuelta. La ruta pasa entonces a “pendiente de cierre” en la caja.
• La caja. Un panel diario con cada ruta, sus importes, cinco comprobaciones (dinero, palets, notas, POD y suministro) y su estado: sin volver, pendiente de cierre, borrador, cerrada, cerrada con excepción, requiere atención. Consulte efectivo y cierre del día.
• Recibir al conductor cliente por cliente. Por cliente: los documentos con un botón V por comprobación (por ejemplo, un sello rojo), el efectivo y los cheques recibidos frente al informe del conductor, y la diferencia en tiempo real.
• Cierres del despachador y de finanzas. El despachador cierra su día y entrega el efectivo y los cheques a finanzas; finanzas cierra el día de finanzas frente a cada entrega de despachador de esa fecha.
• Recibos y confirmaciones por correo electrónico. Una vez cerrado el día, cada cliente que paga recibe un recibo con el importe, la fecha y la ruta, y el conductor recibe una confirmación de depósito.
• Informes para contabilidad. Un informe por rango de fechas de cada cierre, con subtotales diarios y exportación CSV, y una tabla de cierres de finanzas con totales.

¿Qué pasa cuando un día cerrado resulta estar mal?

Un día cerrado es de solo lectura. Solo un responsable puede reabrirlo, con un motivo por escrito; el día vuelve a borrador con las cifras actuales, y quién lo reabrió, cuándo y por qué queda en las notas del cierre. Un usuario de finanzas puede cerrar, pero no reabrir. Una vez cerrado el día de finanzas de una fecha, ningún cierre de despachador de esa fecha puede cambiar hasta que un responsable reabra primero el día de finanzas. Cada cierre conserva quién lo cerró, cuándo, quién recibió al conductor y cada importe, motivo y nota.

Los roles mantienen el trabajo separado: finanzas entra directamente en la caja al iniciar sesión y actualiza el cierre de finanzas; un despachador recibe a los conductores y cierra su propio día, y ve la parte de finanzas en modo de solo lectura; un responsable lo hace todo; los planificadores no ven la caja.

¿Cómo entrega el despachador el efectivo a finanzas?

Cuando el despachador ha recibido a sus conductores, cierra su propio día: cuánto efectivo, cuánto en cheques y cuántos cheques entrega a finanzas. Las tarjetas muestran lo que ha recibido de los conductores cerrados en esa fecha, las rutas aún no recibidas aparecen en rojo y una diferencia requiere un motivo por escrito. “Cerrar a contabilidad” entrega exactamente lo recibido hoy de los conductores y cierra el día del despachador de un toque.

Después, finanzas registra lo que realmente ha recibido en el cierre del día de finanzas, uno por día, frente a cada entrega de despachador de esa fecha. Un informe mensual para el contable es una única exportación CSV de la tabla de cierres de finanzas, con efectivo y cheques por separado, recuentos, diferencias y motivos.

¿Qué KPI debería seguir una operación con cobro contra reembolso?

Un ejemplo ilustrativo con cifras ficticias para un distribuidor cuyos 10 conductores cobran efectivo a diario. No es una afirmación sobre ningún cliente de OptiRoutes.

¿Cómo empezar con el cobro contra reembolso en OptiRoutes?

Añada la palabra que designa el efectivo a los nombres de sus clientes de contado, ponga precios en sus pedidos para que se conozca el importe a cobrar y prepare sus motivos de diferencia de caja en Configuración → Observaciones preparadas. Asigne un correo electrónico a cada cliente de contado en su ficha si quiere enviar recibos. Después, pase un día por la prueba: 3 días gratis, hasta 50 direcciones al día, sin tarjeta.

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