Lập kế hoạch tuyến cho phân phối thu tiền khi giao hàng
OptiRoutes xử lý thu tiền khi giao hàng từ điểm dừng đến tận kế toán: khách hàng trả tiền mặt được đánh dấu trong ứng dụng tài xế, tài xế ghi nhận tiền mặt và séc đã thu kèm lý do cho mọi chênh lệch, khai báo các tổng số vào cuối ngày, và quầy thu ngân kiểm đếm và chốt ngày của từng tài xế theo từng khách hàng, kèm biên nhận gửi email cho khách hàng đã thanh toán.
Cập nhật:
Một ngày trong hoạt động thu tiền khi giao hàng diễn ra thế nào?
Ở nhiều doanh nghiệp phân phối, một phần khách hàng vẫn trả tiền cho tài xế: tiệm tạp hóa nhỏ, ki-ốt, sạp chợ và nhà hàng trả bằng tiền mặt hoặc séc khi nhận hàng. Số tiền đó là một phần của tuyến. Tài xế phải biết khách hàng nào trả tiền, mỗi người nợ bao nhiêu, và phải làm gì khi khách hàng trả thiếu hoặc trả sau. Không có hệ thống, tất cả những điều này nằm trên những mẩu giấy trong cabin xe.
Văn phòng gánh phần khó hơn. Khi tài xế quay về, phải có người nhận bàn giao từng người: đếm tiền, kiểm tra séc, so sánh với số phải thu, nhận lại phiếu giao hàng đã ký và pallet trả về, và tìm hiểu vì sao tuyến số 4 thiếu vài trăm. Sau đó điều phối viên bàn giao tiền mặt trong ngày cho bộ phận tài chính, tài chính đếm số đã nhận từ mọi điều phối viên, và kế toán cần báo cáo theo ngày, theo tài xế và theo tháng.
Mỗi bước đều là một cơ hội phát sinh chênh lệch mà một tuần sau không ai giải thích được. Mục tiêu rất đơn giản: mọi số tiền được ghi nhận một lần, ngay tại nguồn, và mọi chênh lệch đều có lý do và tên người chịu trách nhiệm.
Những tính năng nào của OptiRoutes quan trọng nhất với thu tiền khi giao hàng?
- Khách hàng trả tiền mặt theo tên. Khách hàng có tên chứa từ chỉ tiền mặt — bằng ngôn ngữ của bạn hoặc bằng tiếng Do Thái — là khách hàng trả tiền mặt, được đánh dấu bằng ký hiệu tiền tệ trong danh sách điểm dừng của tài xế. Không cần thiết lập gì thêm.
- Thông báo thu tiền khi đến nơi. Khi đánh dấu đã đến một khách hàng trả tiền mặt, ứng dụng mở thông báo với số tiền cần thu theo đơn hàng. Khi đơn hàng không có giá, thông báo hiển thị “chưa rõ số tiền” và tài xế nhập số đã thu.
- Tiền mặt, séc và lý do cho mọi chênh lệch. Màn hình thu tiền nhận tiền mặt, tổng tiền séc, số lượng séc và một ghi chú tự do. Khi số đã thu khác số cần thu, ứng dụng bắt buộc chọn lý do từ danh sách ghi chú chênh lệch tiền mặt của bạn.
- Khai báo cuối ngày. Ứng dụng hiển thị các tổng theo báo cáo, và tài xế khai báo số thực tế mang về. Sau đó tuyến chuyển sang trạng thái “chờ chốt” tại quầy thu ngân.
- Quầy thu ngân. Bảng điều khiển hằng ngày với mọi tuyến, số tiền, năm hạng mục kiểm tra — tiền, pallet, phiếu, POD và cung ứng — và trạng thái: chưa về, chờ chốt, bản nháp, đã chốt, đã chốt có ngoại lệ, cần chú ý. Xem tiền mặt và chốt ngày.
- Nhận bàn giao tài xế theo từng khách hàng. Theo từng khách hàng: chứng từ với một nút V cho mỗi hạng mục kiểm tra (ví dụ dấu đỏ), tiền mặt và séc đã nhận so với báo cáo của tài xế, và khoản chênh lệch hiển thị trực tiếp.
- Chốt ngày của điều phối viên và tài chính. Điều phối viên chốt ngày của mình và bàn giao tiền mặt, séc cho bộ phận tài chính; tài chính chốt ngày của tài chính đối chiếu với mọi khoản bàn giao của điều phối viên trong ngày đó.
- Biên nhận và xác nhận qua email. Sau khi chốt ngày, mọi khách hàng đã thanh toán nhận được biên nhận ghi số tiền, ngày và tuyến, và tài xế nhận được xác nhận nộp tiền.
- Báo cáo cho kế toán. Báo cáo theo khoảng thời gian của mọi lần chốt, kèm tổng phụ theo ngày và xuất CSV, cùng bảng các lần chốt của tài chính kèm tổng cộng.
Điều gì xảy ra khi một ngày đã chốt hóa ra có sai sót?
Ngày đã chốt chỉ có thể xem. Chỉ quản lý mới có thể mở lại, kèm lý do bằng văn bản; ngày trở về trạng thái bản nháp với số liệu hiện tại, và thông tin ai mở lại, khi nào, vì sao được đưa vào ghi chú chốt ngày. Người dùng tài chính có thể chốt nhưng không thể mở lại. Khi ngày của tài chính trong một ngày đã chốt, không lần chốt nào của điều phối viên trong ngày đó có thể thay đổi cho đến khi quản lý mở lại ngày của tài chính trước. Mỗi lần chốt đều lưu ai chốt, khi nào, ai nhận bàn giao tài xế, mọi số tiền, lý do và ghi chú.
Các vai trò giữ công việc tách bạch: tài chính vào thẳng quầy thu ngân sau khi đăng nhập và cập nhật phần chốt của tài chính; điều phối viên nhận bàn giao tài xế và chốt ngày của chính mình, và chỉ được xem phần tài chính; quản lý làm được mọi việc; người lập kế hoạch không thấy quầy thu ngân.
Điều phối viên bàn giao tiền mặt cho tài chính như thế nào?
Khi đã nhận bàn giao các tài xế của mình, điều phối viên chốt ngày của chính mình: bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu tiền séc và bao nhiêu tờ séc bàn giao cho tài chính. Các thẻ hiển thị số đã nhận từ những tài xế đã chốt trong ngày đó, các tuyến chưa nhận bàn giao được liệt kê màu đỏ, và mọi chênh lệch cần lý do bằng văn bản. “Chốt sang kế toán” bàn giao đúng số đã nhận từ các tài xế hôm nay và chốt ngày của điều phối viên chỉ với một chạm.
Sau đó, tài chính báo cáo số thực nhận trong bước chốt ngày của tài chính — mỗi ngày một lần, đối chiếu với mọi khoản bàn giao của điều phối viên trong ngày đó. Báo cáo hằng tháng cho kế toán chỉ là một lần xuất CSV từ bảng các lần chốt của tài chính, với tiền mặt và séc tách riêng, số lượng, chênh lệch và lý do.
Hoạt động thu tiền khi giao hàng nên theo dõi những KPI nào?
Một ví dụ minh họa với số liệu giả định cho một nhà phân phối có 10 tài xế thu tiền mặt hằng ngày. Đây không phải tuyên bố về bất kỳ khách hàng OptiRoutes nào.
| KPI | Xem ở đâu trong OptiRoutes | Tuần minh họa |
|---|---|---|
| Số ngày chốt có ngoại lệ | Quầy thu ngân, thẻ “Đã chốt có ngoại lệ” | 3 trên 50 |
| Tổng chênh lệch bằng đơn vị tiền tệ của công ty | Quầy thu ngân, thẻ “Chênh lệch” | −$412 |
| Khách hàng trả tiền mặt đã giao nhưng chưa có báo cáo thu tiền | Cảnh báo của quầy thu ngân và khâu cuối ngày của tài xế | 5 |
| Tuyến chưa chốt tại quầy thu ngân | Luồng công việc trong ngày, thẻ chốt ngày | 0 vào cuối tuần |
| Biên nhận gửi không thành công | Màn hình chốt ngày, trạng thái biên nhận | 2 (không có email trên thẻ khách hàng) |
Bắt đầu thu tiền khi giao hàng với OptiRoutes như thế nào?
Thêm từ chỉ tiền mặt vào tên các khách hàng trả tiền mặt, nhập giá vào đơn hàng của họ để biết số tiền cần thu, và soạn các lý do chênh lệch tiền mặt tại Cài đặt → Ghi chú soạn sẵn. Thêm email cho mỗi khách hàng trả tiền mặt trên thẻ khách hàng nếu bạn muốn gửi biên nhận. Sau đó chạy thử một ngày trong bản dùng thử — miễn phí 3 ngày, tối đa 50 địa chỉ mỗi ngày, không cần thẻ.
Muốn chúng tôi cùng quầy thu ngân của bạn chạy thử một ngày? Hãy trao đổi với chúng tôi.
Dùng thử miễn phí 3 ngày · tối đa 50 địa chỉ mỗi ngày · không cần thẻ tín dụng
Câu hỏi thường gặp
Làm sao ứng dụng biết khách hàng nào trả tiền mặt?
Theo tên: khách hàng có tên chứa từ chỉ tiền mặt là khách hàng trả tiền mặt. Tài xế thấy ký hiệu tiền tệ bên cạnh khách hàng đó trong danh sách điểm dừng, và khi đến nơi, ứng dụng mở thông báo thu tiền.
Tài xế có thể thu séc không?
Có. Màn hình thu tiền ghi nhận tiền mặt, tổng tiền séc, số lượng séc và ghi chú về séc như số séc và ngân hàng.
Nếu khách hàng trả ít hơn số tiền cần thu thì sao?
Ứng dụng bắt buộc nêu lý do chênh lệch, chọn từ các ghi chú chênh lệch tiền mặt bạn đã soạn. Tại quầy thu ngân, khoản chênh lệch hiển thị trên khách hàng và trên tuyến, và việc chốt ngày khi có chênh lệch cần nêu lý do.
Ai có thể mở lại một ngày đã chốt?
Chỉ quản lý, kèm lý do dài ít nhất hai ký tự. Ngày trở về trạng thái bản nháp và phải được chốt lại; việc mở lại được ghi vào ghi chú chốt ngày.
Khách hàng đã thanh toán có nhận được biên nhận không?
Có. Sau khi chốt ngày, mọi khách hàng đã thanh toán có email trên thẻ khách hàng sẽ nhận được biên nhận ghi số tiền, ngày và tuyến. Khách hàng không có email sẽ không nhận được gì, và màn hình chốt ngày hiển thị “không có email”.
Dùng thử miễn phí — 3 ngày, không cần thẻ
Dùng thử miễn phí 3 ngày · tối đa 50 địa chỉ mỗi ngày · không cần thẻ tín dụng