Lập kế hoạch tuyến cho nhà phân phối thực phẩm và đồ uống

Một ngày của người lập kế hoạch ở nhà phân phối thực phẩm và đồ uống diễn ra thế nào?

Ngày làm việc thường bắt đầu trước khi kho soạn hàng xong. Đơn hàng đến từ ERP hoặc đội bán hàng dưới dạng tệp: cửa hàng tạp hóa, quán cà phê, nhà hàng, ki-ốt và vài chi nhánh siêu thị, mỗi nơi có giờ nhận hàng riêng. Có khách hàng chỉ nhận hàng khô, có khách nhận cả hàng mát và hàng đông lạnh, còn các chi nhánh siêu thị dỡ hàng tại bến có hàng chờ. Người lập kế hoạch phải quyết định, thường chỉ trong một giờ, xe tải nào đi đâu, theo thứ tự nào, và chở những pallet nào.

Rồi các tình huống phát sinh bắt đầu. Một nhà hàng gọi báo hôm nay đóng cửa lúc 11:00. Địa chỉ của một khách hàng mới chỉ là tên tòa nhà, không có số nhà. Hai tài xế nghỉ phép, và một xe tải lạnh đang nằm xưởng. Đơn hàng muộn tiếp tục đến sau khi tuyến đã được in, và người lập kế hoạch phải quyết định thêm vào tuyến đang mở, lập tuyến mới hay để lại cho ngày mai. Trong khi đó, một số khách hàng trả tiền cho tài xế khi nhận hàng, và cuối ngày văn phòng cần biết chính xác mỗi tài xế mang về bao nhiêu tiền mặt và bao nhiêu tờ séc.

Buổi chiều, câu hỏi chuyển ra hiện trường: điểm dừng nào còn đang chờ, ai đang trễ, lượt giao nào bị từ chối và vì sao, và phiếu giao hàng đã ký nào chưa về. Khi tài xế quay về, quầy thu ngân đếm số đã thu so với số đã báo cáo, và đơn hàng của ngày hôm sau đã bắt đầu đổ về.

OptiRoutes đi theo đúng trình tự này. Màn hình luồng công việc trong ngày hiển thị các giai đoạn của ngày — đơn hàng đã vào, địa chỉ ổn, lập tuyến, đã gán tài xế, đã gửi tài xế, ngoài hiện trường, đã chốt ngày — và việc cần nhấn tiếp theo.

Những tính năng nào của OptiRoutes quan trọng nhất với nhà phân phối thực phẩm và đồ uống?

• Đơn hàng từ tệp hoặc tự động nạp. Tải lên tệp Excel hoặc CSV, hoặc để hệ thống tự lấy đơn hàng trong ngày từ máy chủ tệp của bạn mà không cần nhấp chuột. Tên cột chỉ cần ánh xạ một lần trong phần cài đặt. Xem tích hợp.
• Kiểm tra địa chỉ trước khi lập kế hoạch. Mỗi đơn giao hàng có một trạng thái — hợp lệ, cần xem lại hoặc không hợp lệ — và địa chỉ màu đỏ chặn việc tải lên cho đến khi được sửa. Địa chỉ cố định và ghi chú cố định được giữ với khách hàng cho mọi lần nạp sau.
• Khung giờ theo từng khách hàng và ngày trong tuần. Một khách hàng có thể có nhiều khung giờ, cho mọi ngày hoặc cho một ngày cụ thể. Việc sắp xếp có thể tuân theo khung giờ, giữ lại điểm dừng lỡ khung giờ, hoặc chuyển nó sang danh sách điểm dừng chưa phân công. Xem khung giờ.
• Thời gian chờ cho các chuỗi. Liệt kê các khách hàng nổi tiếng có hàng chờ dỡ hàng dài theo một phần tên của họ, kèm số phút họ thường mất. Thời gian dừng của họ được tự động đặt và tên của họ được làm nổi bật trên thẻ tuyến.
• Loại hàng: khô, mát, đông lạnh. Định nghĩa các loại hàng và gán cho mỗi xe loại hàng mà xe chở. Khi chia theo tuyến ưu tiên có nhóm, xe tải lạnh được đặt là hàng mát sẽ không bị điều đi chạy tuyến hàng khô. Trên bản đồ, mỗi loại hàng có một hình dạng điểm đánh dấu riêng cho biết điểm dừng nào nhận hàng đông lạnh.
• Pallet và sắp xếp hàng trong xe. Giới hạn mỗi pallet (số đơn vị, thể tích, trọng lượng), khu vực làm lạnh gần thiết bị làm lạnh, pallet chia theo nhóm, và cách sắp xếp đặt pallet của những điểm dừng đầu tiên gần cửa. In sơ đồ sắp xếp pallet cho nhân viên bốc xếp. Xem pallet và xếp hàng lên xe.
• Chuyến. Chuyến buổi sáng và chuyến buổi trưa trong cùng một ngày, mỗi chuyến có thẻ riêng trên màn hình đơn hàng và màn hình tuyến.
• Khách hàng trả tiền mặt. Khách hàng có tên chứa từ chỉ tiền mặt được đánh dấu trong ứng dụng tài xế; tài xế ghi nhận tiền mặt và séc tại điểm dừng, và quầy thu ngân chốt ngày của từng tài xế.
• Phiếu giao hàng có chữ ký. Khách hàng ký phiếu giao hàng trong ứng dụng, kèm tối đa ba ảnh, ghi chú và hàng trả lại. Phiếu đã ký có thể được gửi email tự động — mọi chữ ký, chữ ký có ghi chú, và chữ ký có hàng trả lại, mỗi loại đến một địa chỉ riêng. Xem bằng chứng giao hàng.

Đơn hàng muộn và thay đổi được đưa vào kế hoạch đã có như thế nào?

Khi có đơn giao hàng mới cho một ngày đã có tuyến, OptiRoutes hỏi bạn muốn xử lý chúng thế nào trước khi lập kế hoạch: đưa vào tuyến mới, để lại trong danh sách điểm dừng chưa phân công của chuyến để xếp thủ công, thêm từng đơn vào tuyến đang mở gần nhất, tính cả các tuyến đã khóa, hoặc lập lại kế hoạch cho toàn bộ đơn hàng trong ngày. Tuyến đã khóa không bao giờ bị động đến trừ khi bạn chọn như vậy — hãy khóa các tuyến đã rời kho hoặc đã thống nhất với khách hàng.

Để sửa nhanh, hãy kéo một điểm dừng từ thẻ tuyến này sang thẻ tuyến khác, hoặc kéo một điểm đánh dấu trên bản đồ thả vào điểm dừng của tuyến khác. Trước một thay đổi lớn, màn hình tuyến có thể sao lưu các tuyến trong ngày và khôi phục chỉ với một cú nhấp. Việc sắp xếp lại tính lại giờ đến theo phương thức bạn chọn: sắp xếp lại toàn bộ theo khung giờ, chỉ tính lại thời gian và quãng đường mà giữ nguyên thứ tự, hoặc sắp xếp lại toàn bộ không theo khung giờ.

Nhà phân phối thực phẩm và đồ uống nên theo dõi những KPI nào?

Bảng dưới đây là một ví dụ minh họa với số liệu giả định cho một nhà phân phối quy mô vừa chạy 12 lượt tuyến mỗi ngày. Bảng cho thấy cần đo gì và con số xuất hiện ở đâu trong OptiRoutes; đây không phải tuyên bố về kết quả của bất kỳ khách hàng OptiRoutes nào.

Số ki-lô-mét theo kế hoạch trong OptiRoutes là quãng đường của lần lập kế hoạch gần nhất, không phải quãng đường thực tế đã chạy; lộ trình thực tế của từng tài xế có thể được kiểm tra trong lịch sử chuyến đi của màn hình phân phối theo thời gian thực.

Nhà phân phối thực phẩm bắt đầu với OptiRoutes như thế nào?

Đăng ký trên website, xác minh email và nhập thông tin doanh nghiệp; sau đó trình hướng dẫn bắt đầu dẫn bạn qua các bước tài xế, phương thức lập kế hoạch, đơn hàng, lập tuyến và ứng dụng tài xế. Bản dùng thử miễn phí kéo dài 3 ngày với tối đa 50 địa chỉ mỗi ngày và không cần thẻ. Sau thời gian dùng thử, bạn trả trước theo số lượt tuyến trung bình mỗi ngày — xem bảng giá.

Câu hỏi thường gặp