Ứng dụng tài xế: từ điểm dừng đầu tiên đến cuối ngày

Tài xế làm gì trong ứng dụng OptiRoutes?

Tài xế đăng nhập bằng email và mật khẩu do văn phòng đặt, xem tuyến đã được gửi cho mình, và thực hiện lần lượt từng điểm dừng. Tại mỗi khách hàng, tài xế báo đã đến, đánh dấu đã giao hay chưa, lấy chữ ký và chụp ảnh khi được yêu cầu, ghi nhận tiền mặt và séc, và đếm pallet. Cuối ngày, ứng dụng kiểm tra để chắc chắn không có gì bị bỏ sót chưa báo cáo và tài xế chốt ngày.

Ứng dụng được thiết kế cho người đi đường: nút bấm lớn, danh sách chỉ hiển thị những gì quan trọng tại điểm dừng, và các nút nhanh cho những tình huống thường gặp. Ứng dụng hoạt động bằng 34 ngôn ngữ và có trên iOS và Android. Trang này giải thích quy trình làm việc; trang ứng dụng tài xế đề cập việc cài đặt, đăng nhập, quyền truy cập và quyền riêng tư.

Danh sách tuyến: các điểm dừng hôm nay theo thứ tự

Danh sách tuyến là màn hình chính của tài xế. Tuyến xuất hiện ở đó khi văn phòng gửi đi từ màn hình tuyến; tùy cài đặt của công ty, tài xế cũng có thể thấy các tuyến chưa đóng, hoặc tuyến của những ngày tới. Bên cạnh mỗi điểm dừng, danh sách có thể hiển thị số lượng — kèm chấm màu theo loại hàng, như hàng mát hay đông lạnh — số đơn hàng và số hóa đơn, cùng ký hiệu tiền tệ bên cạnh khách hàng trả tiền mặt để tài xế nhớ thu tiền.

Văn phòng quyết định tài xế được thay đổi những gì trong tuyến:

• Giao hàng một chạm — nút V đánh dấu điểm dừng đã giao và nút X đánh dấu chưa giao, khi không yêu cầu chữ ký hay ảnh.
• Gộp khách hàng thành một điểm dừng khi nhiều đơn hàng đi đến cùng một nơi.
• Chọn điểm dừng bắt đầu bằng biểu tượng ghim, khi tuyến đã bắt đầu.
• Sắp xếp lại tuyến trên máy chủ ngay từ điện thoại.
• Thêm đơn hàng cho khách hàng hiện có.

Một cài đặt khác chuyển các đơn hàng chưa giao của hôm qua xuống cuối tuyến hôm nay khi tài xế mở tuyến, để không đơn nào bị bỏ quên. Mũi tên chuyển ngày cho phép tài xế xem các ngày khác, trừ khi công ty ẩn đi để tài xế chỉ thấy ngày hiện tại. Khi bật báo cáo cho ngày tương lai, tài xế thậm chí có thể bắt đầu tuyến của ngày mai sớm và báo cáo các lượt giao.

Dẫn đường đến từng điểm dừng

Từ bất kỳ điểm dừng nào, tài xế mở dẫn đường bằng Waze — ứng dụng Waze khi đã cài đặt, nếu không thì liên kết Waze — hoặc bằng Apple Maps trên iPhone. Điểm đến được gửi dưới dạng địa chỉ chữ, hoặc, khi công ty bật dẫn đường theo tọa độ, dưới dạng điểm chính xác của khách hàng trên bản đồ. Tọa độ hữu ích khi địa chỉ khách hàng không chính xác; kết hợp với đề xuất sửa địa chỉ khách hàng theo vị trí của tài xế, tài xế đến đúng cổng và địa chỉ được sửa cho lần sau.

Nút điện thoại giúp gọi cho khách hàng, và tài xế có thể nhắn tin cho khách hàng báo giờ đến dự kiến, với nội dung do văn phòng soạn trong cài đặt SMS.

Báo cáo giao hàng tại khách hàng

Khi bật nút Đã đến, tài xế báo đã đến trước và thời gian được ghi lại; các tùy chọn giao hàng chỉ mở ra sau đó. Tiếp theo, tài xế báo cáo những gì đã diễn ra:

• Đã giao, giao một phần hoặc chưa giao — việc không giao được có thể yêu cầu nêu lý do, chọn từ danh sách soạn sẵn của văn phòng thay vì phải gõ.
• Nhận hàng — đã nhận hoặc chưa nhận, cho các đơn hàng thu từ khách hàng.
• Hàng trả lại — kèm ghi chú hàng trả lại chọn từ danh sách soạn sẵn.
• Mặt hàng — với tính năng quản lý mặt hàng, tài xế cập nhật số lượng đã cung cấp của từng mã hàng.
• Pallet — số pallet đã giao và đã thu, pallet thường hay thùng nhựa, khi bật báo cáo pallet.
• Vị trí khách hàng — cập nhật vị trí khách hàng từ điện thoại khi điểm trên bản đồ bị sai.

Gửi nhầm báo cáo không phải là vấn đề: Hủy và báo cáo lại mở lại đơn hàng trên điện thoại và hủy cả báo cáo trước đó trên máy chủ, cùng với báo cáo thu tiền đi kèm.

Bằng chứng giao hàng trong ứng dụng

Khi bằng chứng là bắt buộc, tài xế không thể hoàn tất lượt giao nếu thiếu nó. Văn phòng có thể yêu cầu ảnh chụp phiếu giao hàng, chữ ký của người nhận trên màn hình, tên người nhận và báo cáo pallet, cho mọi tài xế hoặc từng tài xế. Khi bật chữ ký số trên phiếu giao hàng, khách hàng ký trong ứng dụng kèm tối đa ba ảnh, ghi chú và hàng trả lại — trên chính phiếu giao hàng của đơn hàng khi hệ thống của bạn đã gửi phiếu, hoặc trên mẫu ký trống của bạn khi không có.

Các trường bạn chọn — ví dụ số đơn hàng và số tiền — hiển thị cho tài xế và khách hàng trong lúc ký. Ở nơi sóng yếu, chữ ký có thể được gửi ngầm để tài xế đi tiếp ngay. Sau khi ký, tài xế có thể chia sẻ phiếu giao hàng đã ký từ điện thoại. Toàn bộ quy trình, bao gồm nơi phiếu đã ký được gửi email, có trên trang bằng chứng giao hàng.

Thu tiền mặt và séc

Khi đánh dấu đã đến một khách hàng trả tiền mặt, ứng dụng mở thông báo với số tiền cần thu theo đơn hàng. Màn hình thu tiền nhận tiền mặt, tổng tiền séc, số lượng séc và một ghi chú tự do, với số tiền cần thu hiển thị phía trên các trường. Nếu số đã thu khác số cần thu, ứng dụng bắt buộc chọn lý do từ danh sách lý do chênh lệch của văn phòng. Khách hàng trả tiền mặt đã được giao mà chưa có báo cáo thu tiền sẽ bị gắn cờ là còn thiếu, và tài xế bổ sung từ danh sách điểm dừng trước khi kết thúc ngày. Những gì diễn ra tiếp theo tại văn phòng được giải thích trên trang tiền mặt và chốt ngày.

Pallet và xếp hàng trong ứng dụng

Các công ty vận chuyển hàng trên pallet có thể cho phép tài xế sắp xếp pallet của tuyến ngay trong ứng dụng thay vì văn phòng sắp xếp trên màn hình. Khi bật báo cáo pallet, tài xế ghi nhận tại mỗi điểm dừng số pallet đã giao và đã thu, riêng hoặc gộp, và đó là pallet thường hay thùng nhựa; tổng số xuất hiện trong email gửi khi kết thúc tuyến và được đếm lại tại quầy thu ngân. Toàn bộ logic pallet có trên trang pallet và xếp hàng lên xe.

Cuối ngày

Khi mọi đơn hàng trên tuyến đã được báo cáo, ứng dụng hỏi tài xế đã kết thúc ngày chưa. Trước khi cho phép chốt ngày, ứng dụng kiểm tra và liệt kê mọi mục còn mở: đơn hàng chưa báo cáo, chữ ký máy chủ không chấp nhận, đơn hàng đã giao nhưng không tìm thấy phiếu đã ký trên máy chủ, khách hàng trả tiền mặt chưa có báo cáo thu tiền, và các báo cáo thu tiền bị lỗi. Mỗi mục mở ra đơn hàng tương ứng, và Thử lại gửi lại những gì đang chờ.

Sau đó, tài xế xem tổng các báo cáo thu tiền trong ngày và khai báo số thực tế mang về — tiền mặt, séc và số lượng séc. Lời khai báo đó chuyển tuyến sang trạng thái “chờ chốt” tại quầy thu ngân của văn phòng. Theo mặc định, các điểm dừng tài xế đã báo cáo sẽ được đóng sau khi kết thúc ngày; văn phòng có thể giữ chúng ở trạng thái mở để vẫn sửa được báo cáo.

Sóng yếu và những lúc mất kết nối

Tài xế thường mất sóng ở tầng hầm, nhà kho và đường nông thôn. Ứng dụng lưu báo cáo điểm dừng đã hoàn tất trên điện thoại trước khi cố gửi đi, đánh dấu điểm dừng đã xong, và gửi báo cáo đã lưu khi có kết nối trở lại; báo cáo còn chờ hiển thị là “đang chờ gửi”. Lệnh hủy thực hiện khi không có kết nối cũng được gửi theo cách tương tự. Việc kết thúc ngày cần có kết nối, vì ứng dụng phải chắc chắn máy chủ đã nhận mọi báo cáo và chữ ký.

Những gì văn phòng kiểm soát

Ứng dụng tài xế tuân theo các cài đặt của công ty do văn phòng đặt trong hệ thống web. Ứng dụng nhận cài đặt khi tài xế đăng nhập, nên tài xế không thấy thay đổi thì hãy đăng xuất rồi đăng nhập lại. Mỗi người dùng chỉ đăng nhập được trên một thiết bị: đăng nhập trên điện thoại khác sẽ đăng xuất thiết bị trước, và sau khi đổi mật khẩu, tài xế đăng nhập lại bằng mật khẩu mới.

Ngôn ngữ, chế độ đeo găng và điểm cá nhân

Ứng dụng mở bằng ngôn ngữ của điện thoại khi đó là một trong 34 ngôn ngữ được hỗ trợ, và tài xế có thể đổi ngôn ngữ từ menu bất cứ lúc nào; tiếng Do Thái và tiếng Ả Rập hiển thị từ phải sang trái. Màn hình có hai chế độ: thông thường, dày thông tin, hiển thị nhiều điểm dừng hơn, và đeo găng, với nút bấm lớn. Văn phòng có thể đặt chế độ mặc định cho tài xế mới, và mỗi tài xế cũng có thể phóng to hoặc thu nhỏ chữ.

Khi công ty dùng điểm tài xế, tài xế thấy “Hiệu suất của tôi” trong ứng dụng: chỉ tiêu và tiến độ, điểm số, và nếu văn phòng cho phép, vị trí trong bảng xếp hạng cùng trạng thái tiền thưởng. Tài xế chỉ bao giờ thấy số liệu của riêng mình. Nhân viên nhận bàn giao tài xế tại kho có thể đăng nhập vào cùng ứng dụng và dùng như một thu ngân, và tính năng quét mã cross-dock có sẵn cho các hoạt động trung chuyển cross-dock — hãy liên hệ với chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp