Aplikácia pre vodičov: od prvej zastávky po koniec dňa

Čo vodiči robia v aplikácii OptiRoutes?

Vodič sa prihlási e-mailom a heslom, ktoré nastavila kancelária, vidí trasu, ktorá mu bola odoslaná, a prechádza ňou zastávku po zastávke. U každého zákazníka vodič nahlási príchod, označí doručenie ako doručené alebo nedoručené, keď sa vyžadujú, získa podpis a fotografie, zaznamená hotovosť a šeky a spočíta palety. Na konci dňa aplikácia skontroluje, že nič nezostalo nenahlásené, a vodič deň uzavrie.

Aplikácia je stavaná na cesty: veľké tlačidlá, zoznam, ktorý pri zastávke ukazuje len to podstatné, a rýchle tlačidlá pre bežné prípady. Funguje v 34 jazykoch a je dostupná pre iOS a Android. Táto stránka vysvetľuje pracovný postup; stránka aplikácie pre vodičov sa venuje inštalácii, prihláseniu, povoleniam a ochrane súkromia.

Zoznam trasy: dnešné zastávky v poradí

Zoznam trasy je domovská obrazovka vodiča. Trasa sa v ňom zobrazí, keď ju kancelária odošle z obrazovky trás; podľa nastavenia spoločnosti môže vodič vidieť aj trasy, ktoré ešte nie sú uzavreté, alebo trasy na nasledujúce dni. Pri každej zastávke môže zoznam zobrazovať množstvo – s farebnou bodkou podľa typu obsahu, napríklad chladený alebo mrazený –, číslo objednávky a číslo faktúry a pri hotovostnom zákazníkovi symbol meny, aby vodič nezabudol vybrať platbu.

Kancelária rozhoduje, čo smie vodič v trase meniť:

• Doručenie jedným ťuknutím – tlačidlo V označí zastávku ako doručenú a tlačidlo X ako nedoručenú, keď sa nevyžaduje podpis ani fotografia.
• Zlúčiť zákazníkov do jednej zastávky, keď niekoľko objednávok ide na to isté miesto.
• Vybrať počiatočnú zastávku ikonou špendlíka po spustení trasy.
• Zmeniť poradie trasy na serveri priamo z telefónu.
• Pridať objednávku pre existujúceho zákazníka.

Ďalšie nastavenie presunie včerajšie nedoručené objednávky na koniec dnešnej trasy, keď ju vodič otvorí, takže sa na nič zmeškané nezabudne. Šípky dní umožňujú vodičovi pozrieť si iné dni, pokiaľ ich firma neskryje, aby vodič videl len aktuálny deň. So zapnutým hlásením v budúcich dňoch môže vodič dokonca začať zajtrajšiu trasu skôr a nahlasovať jej doručenia.

Navigácia ku každej zastávke

Z každej zastávky vodič otvorí navigáciu vo Waze – v aplikácii Waze, ak je nainštalovaná, inak cez odkaz Waze – alebo na iPhone v Apple Maps. Cieľ sa odošle ako text adresy, alebo, keď spoločnosť zapne navigáciu podľa súradníc, ako presný bod zákazníka na mape. Súradnice pomáhajú, keď sú adresy zákazníkov nepresné; v kombinácii s ponukou opraviť adresu zákazníka podľa polohy vodiča sa vodič dostane k správnej bráne a adresa sa opraví na ďalší raz.

Tlačidlo telefónu zavolá zákazníkovi a vodič mu môže poslať správu s odhadovaným príchodom, v znení, ktoré kancelária napíše v nastaveniach SMS.

Hlásenie doručenia u zákazníka

So zapnutým tlačidlom Na mieste vodič najprv nahlási príchod a čas sa zaznamená; možnosti doručenia sa otvoria až potom. Potom vodič nahlási, čo sa stalo:

• Doručené, čiastočne alebo nedoručené – nedoručenie môže vyžadovať dôvod, vybraný z pripraveného zoznamu kancelárie namiesto písania.
• Vyzdvihnutia – vyzdvihnuté alebo nevyzdvihnuté, pri objednávkach vyzdvihovaných od zákazníka.
• Vrátenia – s poznámkou k vráteniu z pripraveného zoznamu.
• Položky – so správou položiek vodič aktualizuje, koľko z každého kódu položky bolo dodané.
• Palety – koľko bolo doručených a vyzdvihnutých, bežných alebo plastových prepraviek, keď je zapnuté hlásenie paliet.
• Poloha zákazníka – aktualizácia polohy zákazníka z telefónu, keď je bod na mape nesprávny.

Omylom odoslané hlásenie nie je problém: Zrušiť a nahlásiť znova znova otvorí objednávku v telefóne a zruší predchádzajúce hlásenie aj na serveri, spolu s jeho hlásením o výbere.

Doklad o doručení v aplikácii

Keď sa doklad vyžaduje, vodič bez neho nemôže doručenie dokončiť. Kancelária môže vyžadovať fotografiu dodacieho listu, podpis príjemcu na obrazovke, meno príjemcu a hlásenie paliet, pre všetkých vodičov alebo pre každého zvlášť. So zapnutým digitálnym podpisom na dodacom liste zákazník podpíše v aplikácii s až tromi fotografiami, poznámkami a vráteniami – na vlastnom dodacom liste objednávky, ak ho váš systém poslal, alebo na vašej prázdnej podpisovej šablóne, ak nie.

Polia, ktoré si vyberiete – napríklad číslo objednávky a suma –, sa počas podpisovania zobrazia vodičovi aj zákazníkovi. Kde je slabý signál, podpis sa môže odoslať na pozadí, takže vodič hneď pokračuje. Po podpise môže vodič zdieľať podpísaný dodací list z telefónu. Celý postup vrátane toho, kam sa podpísané listy posielajú e-mailom, nájdete na stránke dokladu o doručení.

Výber hotovosti a šekov

Označenie príchodu k hotovostnému zákazníkovi otvorí upozornenie so sumou na úhradu podľa objednávky. Obrazovka výberu obsahuje hotovosť, sumu šekov, počet šekov a voľnú poznámku, pričom suma na úhradu je zobrazená nad poľami. Ak sa vybraná suma líši od sumy na úhradu, aplikácia vyžaduje dôvod zo zoznamu dôvodov rozdielov kancelárie. Hotovostný zákazník, ktorému bolo doručené bez hlásenia o výbere, sa označí ako chýbajúci a vodič ho doplní zo zoznamu zastávok pred ukončením dňa. Čo sa deje ďalej v kancelárii, vysvetľuje stránka hotovosti a uzávierky dňa.

Palety a nakládka v aplikácii

Spoločnosti, ktoré prepravujú tovar na paletách, môžu nechať vodiča usporiadať palety trasy v aplikácii namiesto toho, aby ich kancelária usporiadala na obrazovke. So zapnutým hlásením paliet vodič pri každej zastávke zaznamená, koľko paliet bolo doručených a vyzdvihnutých, zvlášť alebo spolu, a či ide o bežné palety alebo plastové prepravky; súčty sa zobrazia v e-maile odoslanom po skončení trasy a v pokladni sa spätne prepočítajú. Celá logika paliet je opísaná na stránke paliet a nakládky vozidiel.

Koniec dňa

Keď je každá objednávka na trase nahlásená, aplikácia sa opýta, či vodič deň dokončil. Skôr než deň uzavrie, skontroluje a vypíše všetko, čo je ešte otvorené: nenahlásené objednávky, podpisy, ktoré server neprijal, doručené objednávky, ktorých podpísaný list sa na serveri nenašiel, hotovostných zákazníkov bez hlásenia o výbere a hlásenia o výbere, ktoré zlyhali. Každá položka otvorí objednávku, ku ktorej patrí, a Skúsiť znova odošle znova to, čo čaká.

Vodič potom vidí súčty hlásení o výbere za daný deň a vyhlási, čo skutočne prináša späť – hotovosť, šeky a počet šekov. Toto vyhlásenie presunie trasu v pokladni kancelárie do stavu „čaká na uzávierku“. Predvolene sa zastávky, ktoré vodič už nahlásil, po skončení dňa uzavrú; kancelária ich môže nechať otvorené, aby sa hlásenie dalo ešte opraviť.

Slabý signál a chvíle offline

Vodiči strácajú signál v suterénoch, skladoch a na vidieckych cestách. Aplikácia uloží dokončené hlásenie o zastávke do telefónu skôr, než sa ho pokúsi odoslať, označí zastávku ako hotovú a uložené hlásenie odošle, keď sa pripojenie obnoví; hlásenie, ktoré ešte čaká, sa zobrazí ako „čaká na odoslanie“. Zrušenie urobené bez pripojenia sa odošle rovnako. Ukončenie dňa vyžaduje pripojenie, pretože aplikácia sa najprv uistí, že server prijal každé hlásenie a podpis.

Čo riadi kancelária

Aplikácia pre vodičov sa riadi nastaveniami spoločnosti, ktoré kancelária nastavuje vo webovom systéme. Aplikácia ich prijme pri prihlásení vodiča, takže vodič, ktorý zmenu nevidí, sa odhlási a znova prihlási. Používateľ môže byť prihlásený len na jednom zariadení: prihlásenie na inom telefóne odhlási predchádzajúci a po zmene hesla sa vodič prihlási znova s novým heslom.

Jazyky, režim v rukaviciach a osobné hodnotenie

Aplikácia sa otvorí v jazyku telefónu, ak je to jeden z 34 podporovaných jazykov, a vodič môže jazyk kedykoľvek zmeniť v menu; hebrejčina a arabčina sa zobrazujú sprava doľava. Zobrazenie má dva režimy: bežný, hustý, s viac zastávkami na obrazovke, a v rukaviciach, s veľkými tlačidlami. Kancelária môže nastaviť predvolený režim pre nových vodičov a každý vodič si môže text aj zväčšiť alebo zmenšiť.

Ak spoločnosť používa hodnotenie vodičov, vodič vidí v aplikácii „Môj výkon“: svoje ciele a pokrok, skóre a, ak to kancelária povolí, svoje umiestnenie v poradí a stav bonusu. Vodič vždy vidí len vlastné čísla. Pracovníci, ktorí preberajú vodičov v depe, sa môžu prihlásiť do tej istej aplikácie a používať ju ako pokladníci a pre prekládkové (cross-dock) operácie je k dispozícii skenovanie pri prekládke – opýtajte sa nás.

Často kladené otázky