L'app per gli autisti: dalla prima fermata alla fine della giornata

Che cosa fanno gli autisti nell'app OptiRoutes?

Un autista accede con l'e-mail e la password impostate dall'ufficio, vede il percorso che gli è stato inviato e lo esegue fermata dopo fermata. Presso ogni cliente l'autista segnala l'arrivo, registra la consegna come effettuata o meno, raccoglie firma e foto quando sono richieste, registra contanti e assegni e conta i pallet. A fine giornata l'app verifica che non sia rimasto nulla senza rapporto e l'autista chiude la giornata.

L'app è pensata per la strada: pulsanti grandi, un elenco che mostra solo ciò che conta a una fermata e pulsanti rapidi per i casi più comuni. Funziona in 34 lingue ed è disponibile su iOS e Android. Questa pagina spiega il flusso di lavoro; la pagina dell'app per gli autisti tratta installazione, accesso, autorizzazioni e privacy.

L'elenco del percorso: le fermate del giorno in ordine

L'elenco del percorso è la schermata principale dell'autista. Un percorso compare lì non appena l'ufficio lo invia dalla schermata dei percorsi; in base alle impostazioni aziendali, l'autista può vedere anche percorsi non ancora chiusi o percorsi dei giorni successivi. Accanto a ogni fermata l'elenco può mostrare l'importo (con un pallino colorato in base al tipo di contenuto, ad esempio refrigerato o congelato), il numero d'ordine e il numero di fattura, e un simbolo di valuta accanto a un cliente a pagamento in contanti, perché l'autista si ricordi di incassare.

L'ufficio decide che cosa può modificare l'autista nel percorso:

• Consegna con un tocco: un pulsante V segna una fermata come consegnata e un pulsante X come non consegnata, quando non sono richieste firma o foto.
• Unire clienti in un'unica fermata quando più ordini vanno nello stesso luogo.
• Scegliere la fermata di partenza con l'icona della puntina, una volta avviato il percorso.
• Riordinare il percorso sul server direttamente dal telefono.
• Aggiungere un ordine per un cliente esistente.

Un'altra impostazione sposta gli ordini non consegnati di ieri alla fine del percorso di oggi quando l'autista lo apre, così nulla di ciò che è stato saltato viene dimenticato. Le frecce dei giorni permettono all'autista di vedere altri giorni, a meno che l'azienda non le nasconda perché l'autista veda solo il giorno corrente. Con la registrazione sui giorni futuri attiva, un autista può persino iniziare in anticipo il percorso di domani e registrarne le consegne.

Navigazione verso ogni fermata

Da qualsiasi fermata l'autista apre la navigazione in Waze (l'app Waze se è installata, altrimenti il link di Waze) o in Apple Maps su iPhone. La destinazione viene inviata come testo dell'indirizzo oppure, quando l'azienda attiva la navigazione per coordinate, come punto esatto del cliente sulla mappa. Le coordinate aiutano quando gli indirizzi dei clienti sono imprecisi; insieme alla proposta di correggere l'indirizzo di un cliente in base alla posizione dell'autista, l'autista arriva al cancello giusto e l'indirizzo viene corretto per la volta successiva.

Un pulsante telefono chiama il cliente, e l'autista può inviare al cliente un SMS con l'orario di arrivo stimato, con il testo che l'ufficio scrive nelle impostazioni SMS.

Registrare una consegna presso il cliente

Con il pulsante Arrivato attivo, l'autista segnala prima l'arrivo e l'orario viene registrato; le opzioni di consegna si aprono solo dopo. Poi l'autista registra che cosa è successo:

• Consegnato, parziale o non consegnato: una mancata consegna può richiedere un motivo, scelto dall'elenco predefinito dell'ufficio anziché digitato.
• Ritiri: ritirato o non ritirato, per gli ordini da ritirare presso il cliente.
• Resi: con una nota di reso scelta da un elenco predefinito.
• Articoli: con la gestione degli articoli, l'autista aggiorna la quantità fornita di ogni codice articolo.
• Pallet: quanti ne sono stati consegnati e raccolti, normali o plastoni, quando il rapporto pallet è attivo.
• Posizione del cliente: aggiorna la posizione del cliente dal telefono quando il punto sulla mappa è sbagliato.

Un rapporto inviato per errore non è un problema: Annulla e registra di nuovo riapre l'ordine sul telefono e annulla anche il rapporto precedente sul server, insieme al relativo rapporto di incasso.

La prova di consegna nell'app

Quando è richiesta una prova, l'autista non può completare una consegna senza fornirla. L'ufficio può richiedere una foto della bolla di consegna, la firma del destinatario sullo schermo, il nome del destinatario e un rapporto pallet, per tutti gli autisti o per singolo autista. Con la firma digitale sulla bolla di consegna attiva, il cliente firma nell'app con un massimo di tre foto, osservazioni e resi, sulla bolla di consegna dell'ordine quando il tuo sistema ne ha inviata una, o sul tuo modello di firma vuoto quando non l'ha fatto.

I campi che scegli (ad esempio numero d'ordine e importo) vengono mostrati all'autista e al cliente durante la firma. Dove la ricezione è debole, la firma può essere inviata in background così l'autista prosegue subito. Dopo la firma, l'autista può condividere la bolla di consegna firmata dal telefono. Il flusso completo, compreso dove vengono inviate via e-mail le bolle firmate, è nella pagina sulla prova di consegna.

Incassare contanti e assegni

Quando l'autista segna l'arrivo presso un cliente a pagamento in contanti, si apre un avviso con l'importo dovuto secondo l'ordine. La schermata di incasso raccoglie contanti, importo degli assegni, numero di assegni e una nota libera, con l'importo dovuto mostrato sopra i campi. Se l'incassato differisce dal dovuto, l'app richiede un motivo scelto dall'elenco dei motivi di differenza dell'ufficio. Un cliente a pagamento in contanti consegnato senza rapporto di incasso viene segnalato come mancante, e l'autista lo completa dall'elenco delle fermate prima di chiudere la giornata. Che cosa succede poi in ufficio è spiegato nella pagina su contanti e chiusura giornata.

Pallet e carico nell'app

Le aziende che movimentano la merce su pallet possono lasciare che sia l'autista a disporre i pallet del percorso nell'app, anziché l'ufficio a schermo. Con il rapporto pallet attivo, l'autista registra a ogni fermata quanti pallet sono stati consegnati e raccolti, separatamente o insieme, e se sono pallet normali o plastoni; i totali compaiono nell'e-mail inviata alla fine del percorso e vengono ricontati alla Cassa. Tutta la logica dei pallet è nella pagina su pallet e carico del camion.

La fine della giornata

Quando ogni ordine del percorso ha un rapporto, l'app chiede all'autista se ha finito la giornata. Prima di consentire la chiusura, verifica ed elenca tutto ciò che è ancora aperto: ordini senza rapporto, firme non accettate dal server, ordini consegnati la cui bolla firmata non è stata trovata sul server, clienti a pagamento in contanti senza rapporto di incasso e rapporti di incasso non riusciti. Ogni voce apre l'ordine a cui si riferisce, e Riprova invia di nuovo ciò che è in attesa.

L'autista vede quindi i totali dei rapporti di incasso della giornata e dichiara ciò che riporta effettivamente: contanti, assegni e numero di assegni. Questa dichiarazione porta il percorso allo stato "in attesa di chiusura" alla Cassa dell'ufficio. Per impostazione predefinita, le fermate già registrate dall'autista si chiudono dopo la fine della giornata; l'ufficio può lasciarle aperte perché un rapporto si possa ancora correggere.

Segnale debole e momenti offline

Gli autisti perdono il segnale negli scantinati, nei magazzini e sulle strade di campagna. L'app salva sul telefono il rapporto di una fermata completata prima di provare a inviarlo, segna la fermata come fatta e invia il rapporto salvato quando la connessione torna; un rapporto ancora in attesa compare come "in attesa di invio". Un annullamento fatto senza connessione viene inviato allo stesso modo. Per chiudere la giornata serve una connessione, perché l'app verifica prima che il server abbia ricevuto ogni rapporto e ogni firma.

Che cosa controlla l'ufficio

L'app per gli autisti segue le impostazioni dell'azienda, che l'ufficio configura nel sistema web. L'app le riceve quando l'autista accede, quindi un autista che non vede una modifica esce e accede di nuovo. Un utente può essere connesso su un solo dispositivo: l'accesso da un altro telefono disconnette quello precedente, e dopo un cambio di password l'autista accede di nuovo con la nuova password.

Lingue, modalità guanti e punteggi personali

L'app si apre nella lingua del telefono quando è una delle 34 lingue supportate, e l'autista può cambiare lingua dal menu in qualsiasi momento; ebraico e arabo vengono visualizzati da destra a sinistra. La visualizzazione ha due modalità: normale, compatta, con più fermate sullo schermo, e guanti, con pulsanti grandi. L'ufficio può impostare la modalità predefinita per i nuovi autisti, e ogni autista può anche ingrandire o rimpicciolire il testo.

Dove l'azienda usa i punteggi degli autisti, l'autista vede "Le mie prestazioni" nell'app: i propri obiettivi e l'avanzamento, il punteggio e, se l'ufficio lo consente, la propria posizione in classifica e lo stato del bonus. Un autista vede sempre e solo i propri dati. Il personale che riceve gli autisti al deposito può accedere alla stessa app e usarla come cassiere, e per le operazioni di cross-docking è disponibile la scansione cross-dock: chiedici informazioni.

Domande frequenti