O app do motorista: da primeira parada ao fim do dia

O que os motoristas fazem no app da OptiRoutes?

O motorista entra com o e-mail e a senha definidos pelo escritório, vê a rota que foi enviada a ele e a cumpre parada por parada. Em cada cliente, o motorista registra a chegada, marca a entrega como entregue ou não, coleta assinatura e fotos quando exigidas, registra dinheiro e cheques e conta os paletes. No fim do dia, o app verifica se nada ficou sem registro, e o motorista fecha o dia.

O app foi feito para a estrada: botões grandes, uma lista que mostra só o que importa na parada e botões rápidos para os casos mais comuns. Ele funciona em 34 idiomas e está disponível para iOS e Android. Esta página explica o fluxo de trabalho; a página do app do motorista trata de instalação, login, permissões e privacidade.

A lista da rota: as paradas do dia em ordem

A lista da rota é a tela inicial do motorista. A rota aparece ali assim que o escritório a envia pela tela de rotas; conforme a configuração da empresa, o motorista também pode ver rotas ainda não fechadas ou rotas dos próximos dias. Ao lado de cada parada, a lista pode mostrar a quantidade — com um ponto colorido por tipo de conteúdo, como refrigerado ou congelado —, o número do pedido e o número da fatura, além de um símbolo de moeda ao lado do cliente que paga em dinheiro, para que o motorista se lembre de receber.

O escritório decide o que o motorista pode alterar na rota:

• Entrega com um toque — um botão V marca a parada como entregue e um botão X a marca como não entregue, quando não há assinatura ou foto obrigatória.
• Juntar clientes em uma só parada quando vários pedidos vão para o mesmo lugar.
• Escolher a parada inicial com o ícone de alfinete, depois que a rota começou.
• Reordenar a rota no servidor a partir do celular.
• Adicionar um pedido para um cliente existente.

Outra configuração leva os pedidos não entregues de ontem para o fim da rota de hoje quando o motorista a abre, para que nada que ficou para trás seja esquecido. Setas de dia permitem ao motorista ver outros dias, a menos que a empresa as oculte para que ele veja apenas o dia atual. Com o registro em dias futuros ativado, o motorista pode até começar antes a rota de amanhã e registrar as entregas dela.

Navegação até cada parada

De qualquer parada, o motorista abre a navegação no Waze — no app do Waze, quando está instalado, ou pelo link do Waze, caso contrário — ou no Apple Maps no iPhone. O destino é enviado como texto do endereço ou, quando a empresa ativa a navegação por coordenadas, como o ponto exato do cliente no mapa. As coordenadas ajudam quando os endereços dos clientes são imprecisos; somadas à oferta de corrigir o endereço do cliente pela posição do motorista, o motorista chega ao portão certo e o endereço fica corrigido para a próxima vez.

Um botão de telefone liga para o cliente, e o motorista pode enviar ao cliente uma mensagem com a previsão de chegada, com o texto que o escritório redige nas configurações de SMS.

Como registrar uma entrega no cliente

Com o botão Cheguei ativado, o motorista registra primeiro a chegada, e o horário fica gravado; as opções de entrega só abrem depois disso. Em seguida, o motorista registra o que aconteceu:

• Entregue, parcial ou não entregue — uma não entrega pode exigir um motivo, escolhido na lista pronta do escritório em vez de digitado.
• Coletas — coletado ou não coletado, para pedidos retirados no cliente.
• Devoluções — com uma observação de devolução de uma lista pronta.
• Itens — com a gestão de itens, o motorista atualiza quanto de cada código de item foi fornecido.
• Paletes — quantos foram entregues e coletados, comuns ou caixas plásticas, quando o relatório de paletes está ativado.
• Localização do cliente — atualizar a localização do cliente pelo celular quando o ponto no mapa estiver errado.

Um registro enviado por engano não é problema: Cancelar e registrar de novo reabre o pedido no celular e cancela também o registro anterior no servidor, junto com o relatório de recebimento correspondente.

Comprovante de entrega no app

Quando o comprovante é obrigatório, o motorista não consegue concluir a entrega sem ele. O escritório pode exigir uma foto da nota de entrega, a assinatura do recebedor na tela, o nome do recebedor e um relatório de paletes, para todos os motoristas ou por motorista. Com a assinatura digital na nota de entrega ativada, o cliente assina no app com até três fotos, observações e devoluções — na própria nota de entrega do pedido, quando o seu sistema enviou uma, ou no seu modelo de assinatura em branco, quando não enviou.

Campos que você escolhe — por exemplo, o número do pedido e o valor — aparecem para o motorista e para o cliente durante a assinatura. Onde o sinal é fraco, a assinatura pode ser enviada em segundo plano para que o motorista siga em frente na hora. Depois da assinatura, o motorista pode compartilhar a nota de entrega assinada pelo celular. O fluxo completo, incluindo para onde as notas assinadas são enviadas por e-mail, está na página de comprovante de entrega.

Recebimento de dinheiro e cheques

Ao marcar a chegada em um cliente que paga em dinheiro, abre-se um alerta com o valor a receber conforme o pedido. A tela de recebimento aceita dinheiro, o valor em cheques, a quantidade de cheques e uma observação livre, com o valor a receber exibido acima dos campos. Se o valor recebido for diferente do devido, o app exige um motivo da lista de motivos de diferença do escritório. Um cliente em dinheiro entregue sem relatório de recebimento é sinalizado como pendente, e o motorista o completa a partir da lista de paradas antes de encerrar o dia. O que acontece depois, no escritório, é explicado na página de dinheiro e fechamento do dia.

Paletes e carregamento no app

As empresas que movimentam mercadorias em paletes podem deixar o motorista organizar os paletes da rota no app, em vez de o escritório organizá-los na tela. Com o relatório de paletes ativado, o motorista registra em cada parada quantos paletes foram entregues e coletados, separadamente ou juntos, e se são paletes comuns ou caixas plásticas; os totais aparecem no e-mail enviado quando a rota termina e são conferidos no Caixa. A lógica completa dos paletes está na página de paletes e carregamento do caminhão.

O fim do dia

Quando todos os pedidos da rota estão registrados, o app pergunta se o motorista encerrou o dia. Antes de permitir o fechamento, ele verifica e lista tudo o que ainda está pendente: pedidos não registrados, assinaturas que o servidor não aceitou, pedidos entregues cuja nota assinada não foi encontrada no servidor, clientes em dinheiro sem relatório de recebimento e relatórios de recebimento que falharam. Cada item abre o pedido correspondente, e Tentar novamente reenvia o que está aguardando.

Em seguida, o motorista vê os totais dos relatórios de recebimento do dia e declara o que de fato está trazendo de volta — dinheiro, cheques e a quantidade de cheques. Essa declaração passa a rota para “aguardando fechamento” no Caixa do escritório. Por padrão, as paradas que o motorista já registrou são fechadas para ele depois do fim do dia; o escritório pode mantê-las abertas para que um registro ainda possa ser corrigido.

Sinal fraco e momentos offline

Os motoristas perdem o sinal em subsolos, depósitos e estradas rurais. O app salva no celular o registro de uma parada concluída antes de tentar enviá-lo, marca a parada como feita e envia o registro salvo quando a conexão volta; um registro ainda pendente aparece como “aguardando envio”. Um cancelamento feito sem conexão é enviado da mesma forma. Para encerrar o dia é preciso conexão, porque o app primeiro confirma que o servidor recebeu todos os registros e assinaturas.

O que o escritório controla

O app do motorista segue as configurações da empresa, que o escritório define no sistema web. O app as recebe quando o motorista entra, então o motorista que não vê uma alteração deve sair e entrar de novo. Cada usuário só pode estar conectado em um aparelho: entrar em outro celular desconecta o anterior, e depois de uma troca de senha o motorista entra novamente com a nova senha.

Idiomas, modo luvas e pontuação pessoal

O app abre no idioma do celular quando ele é um dos 34 idiomas suportados, e o motorista pode trocar de idioma pelo menu a qualquer momento; hebraico e árabe são exibidos da direita para a esquerda. A exibição tem dois modos: normal, compacto, com mais paradas na tela, e luvas, com botões grandes. O escritório pode definir o modo padrão para novos motoristas, e cada motorista também pode aumentar ou diminuir o texto.

Onde a empresa usa a pontuação dos motoristas, o motorista vê “Meu desempenho” no app: as suas metas e o seu progresso, a pontuação e, se o escritório permitir, a sua posição no ranking e a situação do bônus. O motorista só vê os próprios números. A equipe que recebe os motoristas no depósito pode entrar no mesmo app e usá-lo como caixa, e a leitura de cross-docking está disponível para operações de cross-docking — fale conosco.

Perguntas frequentes