Recebimento em dinheiro e Fechamento do dia do motorista

Como funciona o recebimento em dinheiro, do cliente ao relatório?

1. Os clientes em dinheiro são identificados

   Um cliente cujo nome contém a palavra “dinheiro”, em qualquer um dos 34 idiomas, é um cliente que paga em dinheiro; uma loja “Cash & Carry” não conta. Não é preciso configurar mais nada.

2. O motorista recebe

   No cliente, o app mostra o valor a receber conforme o pedido, e o motorista registra o dinheiro, os cheques e a quantidade de cheques. Uma diferença exige motivo.

3. O motorista declara

   No fim do dia, o motorista declara o que está trazendo de volta, e a rota passa a “aguardando fechamento” no Caixa.

4. O Caixa recebe o motorista

   Cliente por cliente, o Caixa confere os documentos, confirma os valores e conta paletes e caixas plásticas; depois, fecha o dia do motorista.

5. Despachante e financeiro fecham

   O despachante repassa o dinheiro ao financeiro, o financeiro registra o que recebeu, e a contabilidade gera o relatório por período.

Cada número é calculado uma única vez no servidor, então o painel, a tela de fechamento e o relatório nunca divergem. Os valores aparecem na moeda da empresa escolhida nos dados da empresa.

O painel do Caixa

A primeira aba do Caixa lista todas as rotas do dia com o seu status de fechamento. Oito cards resumem o dia: rotas, fechadas, não retornadas, esperado, informado, recebido, diferenças e fechamentos com exceções. Um quadro de alertas reúne tudo o que precisa de tratamento — diferenças de caixa, paletes faltantes, entregas não fechadas no POD e paradas não entregues — por rota e por motorista.

Cada linha traz cinco verificações — dinheiro, paletes, notas, POD e fornecimento — exibidas em verde (ok), vermelho (diferença) ou azul (ainda não verificado). Até o motorista declarar o fim do dia, as verificações mostram um traço em vez de zero, porque nada foi verificado ainda. O painel se atualiza sozinho a cada minuto, e todas as colunas podem ser ordenadas e filtradas.

Como receber um motorista cliente por cliente

A tela de fechamento do motorista foi feita para um tablet no depósito. Ela lista os clientes da rota na ordem das paradas, cada um com um indicador de POD, o recebimento (esperado, informado pelo motorista e recebido) e um pequeno sinal de visto para cada verificação feita. Ao tocar em um cliente, abre-se um painel com cada documento e um botão grande de visto por verificação — por exemplo, carimbo vermelho e carimbo; você cria as suas próprias verificações nas configurações de observações prontas.

Para um cliente em dinheiro, o painel recebe o dinheiro, os cheques, a quantidade de cheques e uma observação sobre os cheques, preenchidos com o relatório do motorista até você digitar outra coisa, com a diferença ao vivo ao lado. Os totais da rota são a soma dos clientes e nunca são digitados à mão. Filtros rápidos mostram todos os clientes, os ainda não verificados, os clientes em dinheiro ou os clientes com pendências. As retiradas e despesas do motorista no dia aparecem como contexto, porque muitas vezes explicam uma diferença de caixa.

Paletes, caixas plásticas e motivos de diferença

Quando o relatório de paletes está ativado, o motorista registra os paletes coletados em cada parada, e o Caixa digita quantos voltaram em comparação com esse valor esperado; uma diferença é sinalizada e pode receber uma observação. As caixas plásticas são contadas como recebidas, com o número do motorista exibido apenas como referência. Toda diferença de caixa exige um motivo antes que o dia possa ser fechado — escolhido com um toque entre os motivos de diferença preparados, ou digitado. A mensagem sob o botão de fechamento diz exatamente o que ainda falta: um motivo de diferença, o nome de quem recebeu o motorista ou o visto de confirmação. As observações do fechamento aceitam observações prontas de fechamento do dia — cada clique acrescenta uma — ou texto livre.

Fechar, reabrir e repassar ao financeiro

Confirmar e fechar o dia trava o dia do motorista em definitivo; Salvar rascunho guarda o que foi digitado e deixa o dia aberto. O que fica salvo: quem fechou, quando, quem recebeu o motorista, cada valor, motivo e observação. Um dia fechado fica somente para leitura. Se os relatórios de um motorista chegarem depois do fechamento, um gerente pode reabrir o dia com um motivo por escrito, e quem reabriu, quando e por quê fica registrado nas observações do fechamento.

Depois de receber os seus motoristas, o despachante fecha o próprio dia: quanto em dinheiro, quanto em cheques e quantos cheques entrega ao financeiro, com o motivo de qualquer diferença. Fechar para a contabilidade faz isso com um toque, com exatamente o que foi recebido dos motoristas. No fechamento do dia do financeiro, o financeiro registra o que de fato recebeu em relação ao repasse de cada despachante; depois de fechado, um gerente precisa reabri-lo antes que qualquer fechamento de despachante daquela data possa ser alterado.

Dois e-mails são enviados automaticamente: depois que o dia é fechado, cada cliente pagante recebe um recibo com o valor, a data e a rota, e, no fechamento, o motorista recebe uma confirmação de depósito com os valores entregues, quem os recebeu e quando.

Relatórios para a contabilidade

O relatório por período lista todos os fechamentos de motoristas entre duas datas, uma linha por rota e dia, com subtotais diários e totais informados, recebidos e de diferença. Exportar CSV baixa o relatório para o Excel com os valores como números, além de colunas que a tabela não tem — dinheiro e cheques separados, motivo da diferença e quem recebeu o motorista. A tabela de fechamentos do financeiro oferece o mesmo para os dias do financeiro, até 92 dias por vez; um arquivo mensal para o contador é o período de um mês e um clique. Para o mês de um motorista, escolha o mês, filtre a coluna do motorista e exporte exatamente essas linhas.

Quem faz o quê no Caixa

O despachante recebe os motoristas e fecha o próprio dia, e vê a parte do financeiro apenas para consulta. O financeiro entra direto no Caixa após o login e fecha os dias dos motoristas e o dia do financeiro. O gerente faz tudo, inclusive reabrir dias fechados. Os planejadores não veem o Caixa. A equipe que recebe os motoristas no pátio também pode trabalhar pelo celular ou tablet: um usuário com acesso ao Caixa entra no app do motorista e encontra ali a lista do dia e a tela de fechamento do caixa.

Perguntas frequentes