Събиране на плащания в брой и приключване на деня на шофьора

Как работи събирането на плащания в брой — от клиента до отчета?

1. Клиентите с плащане в брой се отбелязват

   Клиент, чието име съдържа думата за „в брой“ на някой от 34 езика, е клиент с плащане в брой; магазин тип „Cash & Carry“ не се брои. Нищо друго не е нужно да се настройва.

2. Шофьорът събира

   При клиента приложението показва дължимата сума от поръчката, а шофьорът записва сумата в брой, чековете и броя на чековете. Всяка разлика изисква причина.

3. Шофьорът декларира

   В края на деня шофьорът декларира какво носи обратно, а маршрутът преминава в статус „очаква приключване“ в касата.

4. Касата приема шофьора

   Клиент по клиент касата отмята документите, потвърждава сумите и преброява палетите и касите, след което приключва деня на шофьора.

5. Диспечерът и финансите приключват

   Диспечерът предава парите на финансите, финансите записват полученото, а счетоводството пуска отчета за период.

Всяка стойност се изчислява веднъж на сървъра, така че таблото, екранът за приключване и отчетът никога не си противоречат. Сумите се показват във валутата на фирмата, която избирате в данните за фирмата.

Таблото на касата

Първият раздел на касата изброява всеки маршрут за деня със състоянието на приключването му. Осем карти обобщават деня: маршрути, приключени, невърнали се, очаквани, отчетени, получени, разлики и приключвания с изключения. Поле с предупреждения събира всичко, което изисква действие — касови разлики, липсващи палети, доставки, които не са приключени в POD, и недоставени спирки — по маршрут и шофьор.

Всеки ред носи пет проверки — пари, палети, разписки, POD и доставка, — показани в зелено (наред), червено (разлика) или синьо (още не е проверено). Докато шофьорът не декларира края на деня, проверките показват тире вместо нула, защото още нищо не е проверено. Таблото се опреснява само всяка минута, а всяка колона може да се сортира и филтрира.

Приемане на шофьора клиент по клиент

Екранът за приключване на шофьора е създаден за таблет в базата. Той изброява клиентите от маршрута по реда на спирките, всеки с индикатор за POD, събраната сума (очаквана, отчетена от шофьора и получена) и малка отметка за всяка извършена проверка. Докосването на клиент отваря панел с всеки документ и голям бутон за отметка за всяка проверка — например червен печат и печат; собствените си проверки добавяте в настройките за готови забележки.

За клиент с плащане в брой панелът приема сумата в брой, чековете, броя на чековете и бележка за чековете, попълнени от отчета на шофьора, докато не въведете нещо друго, с актуалната разлика до тях. Общите суми за маршрута са сбор от клиентите и никога не се въвеждат ръчно. Бързи филтри показват всички клиенти, още непроверените, клиентите с плащане в брой или клиентите с проблеми. Тегленията и разходите на шофьора за деня се показват за контекст, защото често обясняват касова разлика.

Палети, каси и причини за разлики

Когато отчитането на палети е включено, шофьорът записва събраните палети на всяка спирка, а касата въвежда колко са се върнали спрямо очакваното; разликата се отбелязва и може да носи бележка. Касите се отчитат като получени, като числото на шофьора се показва за информация. Всяка касова разлика изисква причина, преди денят да може да се приключи — избрана с едно докосване от подготвените причини за разлики или въведена ръчно. Съобщението под бутона за приключване казва точно какво още липсва: причина за разлика, името на приелия шофьора или отметката за потвърждение. Бележките към приключването приемат подготвени забележки за приключване на деня — всяко щракване добавя по една — или свободен текст.

Приключване, повторно отваряне и предаване на финансите

Потвърди и приключи деня заключва деня на шофьора окончателно; Запази чернова пази въведеното и оставя деня отворен. Записва се: кой е приключил, кога, кой е приел шофьора, всяка сума, причина и бележка. Приключеният ден е само за четене. Ако отчетите на шофьора пристигнат след приключването, мениджър може да отвори деня повторно с писмена причина, като кой го е отворил, кога и защо влиза в бележките към приключването.

След като диспечерът е приел шофьорите си, той приключва собствения си ден: колко пари в брой, колко в чекове и колко чека предава на финансите, с причина за всяка разлика. Приключи към счетоводството го прави с едно докосване точно с полученото от шофьорите. При приключването на деня от финансите финансите записват реално полученото спрямо предаденото от всеки диспечер; след като то е приключено, мениджър трябва да го отвори повторно, преди да може да се промени някое приключване на диспечер за тази дата.

Автоматично се изпращат два имейла: след приключване на деня всеки плащащ клиент получава разписка със сумата, датата и маршрута, а при приключване шофьорът получава потвърждение за внесената сума с предадените суми, кой ги е приел и кога.

Отчети за счетоводството

Отчетът за период изброява всяко приключване на шофьор между две дати, по един ред на маршрут и ден, с междинни суми по дни и общи суми — отчетено, получено и разлика. Експорт в CSV го изтегля за Excel със сумите като числа, плюс колони, които таблицата няма — отделно в брой и чекове, причина за разликата и кой е приел шофьора. Таблицата с финансовите приключвания предлага същото за дните на финансите, до 92 дни наведнъж; месечен файл за счетоводителя е едномесечен период и едно щракване. За месеца на един шофьор изберете месеца, филтрирайте колоната с шофьора и експортирайте точно тези редове.

Кой какво прави в касата

Диспечерът приема шофьорите и приключва собствения си ден, а частта на финансите вижда само за преглед. Финансите влизат направо в касата след вход и приключват дните на шофьорите и деня на финансите. Мениджърът прави всичко, включително повторно отваряне на приключени дни. Планиращите не виждат касата. Служителите, които приемат шофьорите в двора, могат да работят и от телефон или таблет: потребител с достъп до касата влиза в приложението за шофьори и получава там списъка с дни и екрана за приключване на касиера.

Често задавани въпроси