代金回収とドライバーの日次締め

顧客からレポートまで、代金回収はどのように進むのか？

1. 現金払いの顧客を判別

   名前に「現金」を表す語を含む顧客は、34のどの言語でも現金払いの顧客として扱われます。ただし「Cash & Carry」の店舗は対象外です。ほかに設定は必要ありません。

2. ドライバーが回収

   顧客先では、アプリが注文に基づく請求額を表示し、ドライバーは現金、小切手、小切手の枚数を記録します。差額がある場合は理由が必要です。

3. ドライバーが申告

   1日の終わりにドライバーが持ち帰る金額を申告すると、ルートは現金管理で「締め待ち」になります。

4. 現金管理がドライバーを受け入れ

   顧客ごとに書類にチェックを入れ、金額を確認し、パレットとプラストンを数えてから、ドライバーの1日を締めます。

5. ディスパッチャーと経理が締める

   ディスパッチャーがお金を経理に引き渡し、経理が受領額を記録し、経理担当者が期間レポートを実行します。

すべての数値はサーバー上で一度だけ計算されるため、ダッシュボード、締め画面、レポートの数値が食い違うことはありません。金額は、事業者情報で選んだ会社の通貨で表示されます。

現金管理のダッシュボード

現金管理の最初のタブには、その日のすべてのルートが締めの状態とともに一覧表示されます。8枚のカードがその日を集約します。ルート、締め済み、未帰着、予定額、報告額、受領額、差額、例外のある締め処理です。アラート欄には、現金の差額、不足しているパレット、PODで締められていない配送、未配達の停車先など、対応が必要なものがすべて、ルートとドライバーごとにまとめられます。

各行には、お金、パレット、納品書、POD、納品の5つのチェックがあり、緑（問題なし）、赤（差額あり）、青（未確認）で表示されます。ドライバーが1日の終わりを申告するまでは、まだ何も確認されていないため、チェックには0ではなく「-」が表示されます。ダッシュボードは1分ごとに自動更新され、すべての列で並べ替えと絞り込みができます。

ドライバーを顧客単位で受け入れる

ドライバーの締め画面は、拠点でタブレットを使うことを想定して作られています。ルートの顧客が停車順に一覧表示され、それぞれにPODの表示、回収額（予定額、ドライバーの報告額、受領額）、完了した各チェックの小さなチェックマークが付きます。顧客をタップすると、各書類とチェックごとの大きなチェックボタン（例：「赤印」「押印」）を備えたパネルが開きます。独自のチェック項目は定型備考の設定で追加できます。

現金払いの顧客の場合、パネルには現金、小切手、小切手の枚数、小切手のメモを入力します。別の値を入力するまではドライバーの報告内容が入っており、その横にリアルタイムの差額が表示されます。ルートの合計は顧客ごとの金額の合計で、手入力されることはありません。クイックフィルターで、すべての顧客、未確認の顧客、現金払いの顧客、問題のある顧客を表示できます。その日のドライバーの引き出しと経費も参考として表示されます。現金の差額の理由になっていることが多いためです。

パレット、プラストン、差額の理由

パレット報告がオンの場合、ドライバーは各停車先で回収したパレットを記録し、現金管理ではその予定数に対して戻ってきた数を入力します。差異があればフラグが立ち、メモを付けることもできます。プラストンは受領数として数えられ、ドライバーの報告数は参考として表示されます。現金の差額がある場合は、1日を締める前に理由が必要です。理由はあらかじめ用意した差額の理由からワンタップで選ぶか、入力します。締めボタンの下のメッセージには、差額の理由、ドライバーを受け入れた人の名前、確認のチェックなど、まだ不足しているものが正確に表示されます。締め処理のメモには、用意した日次締めの備考（クリックするたびに1つずつ追加）または自由記述を入力できます。

締め処理、再開、経理への引き継ぎ

確認して1日を締めるとドライバーの1日が確定的にロックされ、下書きを保存すると入力内容が保存されて未確定のまま残ります。保存される内容は、誰が締めたか、いつ、誰がドライバーを受け入れたか、すべての金額、理由、メモです。締め済みの日は閲覧のみになります。締めた後にドライバーの報告が届いた場合、管理者は理由を記入して1日を再開でき、誰が、いつ、なぜ再開したかが締め処理のメモに記録されます。

ディスパッチャーは担当ドライバーを受け入れたら、自分自身の1日を締めます。経理に引き渡す現金の額、小切手の額と枚数を入力し、差額があればその理由を記入します。経理へ締めるを使えば、ドライバーから受け取った額のとおりにワンタップで処理できます。経理の日次締めでは、各ディスパッチャーの引き渡し額に対して経理が実際に受け取った額を記録します。経理の日次締めを締めた後は、管理者が再開しない限り、その日付のディスパッチャーの締め処理は変更できません。

2種類のメールが自動的に送信されます。1日を締めた後、支払ったすべての顧客に金額、日付、ルートを記載した領収書が届き、締め処理の時点でドライバーには、引き渡した金額、受け取った人、日時を記載した入金確認が届きます。

経理向けのレポート

期間レポートには、2つの日付の間のすべてのドライバーの締め処理が、ルートと日ごとに1行ずつ、日ごとの小計と、報告額・受領額・差額の合計とともに表示されます。CSVをエクスポートすると、金額を数値としたExcel用のファイルがダウンロードでき、表にはない列（現金と小切手の内訳、差額の理由、ドライバーを受け入れた人）も含まれます。経理の締め一覧表でも、経理の日次締めについて同じことが一度に最大92日分できます。税理士向けの月次ファイルは、1か月分の期間を選んでワンクリックで作成できます。ドライバー1人の1か月分が必要なら、月を選び、ドライバーの列で絞り込んで、その行だけをエクスポートします。

現金管理での役割分担

ディスパッチャーはドライバーを受け入れて自分自身の1日を締め、経理の部分は閲覧のみ可能です。経理はサインイン後に現金管理の画面が開き、ドライバーの1日と経理の1日を締めます。管理者は締め済みの日の再開を含め、すべての操作を行えます。プランナーには現金管理は表示されません。構内でドライバーを受け入れるスタッフは、スマートフォンやタブレットから作業することもできます。現金管理へのアクセス権を持つユーザーがドライバーアプリにサインインすると、そこでレジ担当用の1日の一覧と締め画面を使えます。

よくある質問