تحصيل النقد وإغلاق يوم السائق

كيف يعمل تحصيل النقد، من العميل حتى التقرير؟

1. تمييز العملاء النقديين

   العميل الذي يتضمن اسمه كلمة «نقد» هو عميل نقدي، بأي من اللغات الـ 34؛ ولا يُحتسب متجر «Cash & Carry». ولا حاجة إلى إعداد أي شيء آخر.

2. السائق يحصّل

   لدى العميل يعرض التطبيق المبلغ المستحق من الطلب، ويسجّل السائق النقد والشيكات وعدد الشيكات. وأي فرق يحتاج إلى سبب.

3. السائق يُقرّ

   في نهاية اليوم يُقرّ السائق بما يعيده، فيصبح المسار «بانتظار الإغلاق» في الصندوق.

4. الصندوق يستلم السائق

   عميلًا تلو الآخر، يؤشّر الصندوق على المستندات، ويؤكد المبالغ، ويعدّ المنصات والبلاستونات، ثم يُغلق يوم السائق.

5. المنسق والمالية يُغلقان

   يسلّم المنسق الأموال إلى المالية، وتسجّل المالية ما استلمته، وتشغّل المحاسبة تقرير الفترة.

يُحتسب كل رقم مرة واحدة على الخادم، فلا تتعارض لوحة المعلومات وشاشة الإغلاق والتقرير أبدًا. وتُعرض المبالغ بعملة الشركة التي تختارونها في بيانات الشركة.

لوحة معلومات الصندوق

يعرض التبويب الأول في الصندوق كل مسارات اليوم مع حالة إغلاقها. وتلخّص ثماني بطاقات اليوم: المسارات، والمغلقة، وغير العائدة، والمتوقع، والمُبلَغ عنه، والمستلم، والفروقات، والإغلاقات ذات الاستثناءات. ويجمع مربع التنبيهات كل ما يحتاج إلى معالجة — فروقات النقد، والمنصات المفقودة، والتسليمات غير المغلقة في POD، والمحطات التي لم يتم التسليم فيها — حسب المسار والسائق.

يحمل كل صف خمسة فحوصات — الأموال، والمنصات، والإشعارات، وPOD، والتوريد — تظهر بالأخضر (سليم) أو الأحمر (فرق) أو الأزرق (لم يُفحص بعد). وإلى أن يُقرّ السائق بنهاية اليوم، تعرض الفحوصات شرطة بدلًا من الصفر، لأنه لم يُفحص شيء بعد. وتتحدّث لوحة المعلومات تلقائيًا كل دقيقة، ويمكن فرز كل عمود وتصفيته.

استلام السائق عميلًا تلو الآخر

صُمّمت شاشة إغلاق يوم السائق لجهاز لوحي في المستودع. تعرض عملاء المسار بترتيب المحطات، ولكل منهم شارة POD، والتحصيل (المتوقع، والمُبلَغ عنه من السائق، والمستلم) وعلامة صغيرة لكل فحص أُنجز. والنقر على عميل يفتح لوحة بكل مستند وزر تأشير كبير لكل فحص — مثل ختم أحمر وختم عادي؛ وتضيفون فحوصاتكم الخاصة في إعدادات الملاحظات الجاهزة.

للعميل النقدي، تستقبل اللوحة النقد والشيكات وعدد الشيكات وملاحظة عن الشيكات، معبّأة من تقرير السائق إلى أن تكتبوا شيئًا آخر، مع الفرق المباشر بجانبها. وإجماليات المسار هي مجموع العملاء ولا تُكتب يدويًا أبدًا. وتعرض المرشّحات السريعة جميع العملاء، أو الذين لم يُفحصوا بعد، أو العملاء النقديين، أو العملاء الذين لديهم مشكلات. وتُعرض سحوبات السائق ومصروفاته في ذلك اليوم للاستئناس، لأنها كثيرًا ما تفسّر فرقًا في النقد.

المنصات والبلاستونات وأسباب الفروقات

عندما يكون الإبلاغ عن المنصات مفعّلًا، يسجّل السائق المنصات المجمّعة عند كل محطة، ويكتب الصندوق عدد ما عاد منها مقابل هذا المتوقع؛ ويُميَّز أي فرق ويمكن إرفاق ملاحظة به. وتُعدّ البلاستونات كمستلمة، مع عرض رقم السائق للاطلاع. وأي فرق في النقد يحتاج إلى سبب قبل إمكانية إغلاق اليوم — يُختار من أسباب الفروقات الجاهزة بنقرة واحدة، أو يُكتب. وتوضّح الرسالة أسفل زر الإغلاق بدقة ما لا يزال ناقصًا: سبب الفرق، أو اسم من استلم السائق، أو علامة التأكيد. وتقبل ملاحظات الإغلاق ملاحظات جاهزة لإغلاق اليوم — كل نقرة تُضيف واحدة — أو نصًا حرًّا.

الإغلاق وإعادة الفتح والتسليم إلى المالية

تأكيد اليوم وإغلاقه يقفل يوم السائق نهائيًا؛ وحفظ مسودة يحتفظ بما كُتب ويُبقيه مفتوحًا. ويُحفظ: من أغلق، ومتى، ومن استلم السائق، وكل مبلغ وسبب وملاحظة. واليوم المغلق للقراءة فقط. وإذا وصلت تقارير السائق بعد الإغلاق، يمكن للمدير إعادة فتح اليوم مع سبب مكتوب، ويُسجَّل في ملاحظات الإغلاق من أعاد فتحه ومتى ولماذا.

بعد أن يستلم المنسق سائقيه، يُغلق يومه الخاص: كم نقدًا، وكم شيكات، وكم عدد الشيكات التي يسلّمها إلى المالية، مع سبب لأي فرق. ويقوم زر إغلاق إلى المحاسبة بذلك بنقرة واحدة بالمبالغ نفسها التي استُلمت من السائقين تمامًا. وفي إغلاق يوم المالية، تسجّل المالية ما استلمته فعليًا مقابل تسليم كل منسق؛ وبعد إغلاقه، يجب أن يعيد المدير فتحه قبل أن يمكن تغيير أي إغلاق لمنسق في ذلك التاريخ.

تُرسل رسالتان بالبريد الإلكتروني تلقائيًا: بعد إغلاق اليوم، يتلقى كل عميل دفع إيصالًا يتضمن المبلغ والتاريخ والمسار، وعند الإغلاق يتلقى السائق تأكيد إيداع بالمبالغ المسلَّمة، ومن استلمها، ومتى.

تقارير للمحاسبة

يعرض تقرير الفترة كل إغلاق يوم سائق بين تاريخين، صف واحد لكل مسار ويوم، مع مجاميع فرعية لكل يوم وإجماليات للمُبلَغ عنه والمستلم والفروقات. ويُنزّله زر تصدير CSV لاستخدامه في Excel بمبالغ رقمية، مع أعمدة لا يتضمنها الجدول — النقد والشيكات كلٌّ على حدة، وسبب الفرق، ومن استلم السائق. ويوفّر جدول إغلاقات المالية الأمر نفسه لأيام المالية، حتى 92 يومًا في المرة الواحدة؛ والملف الشهري للمحاسب هو فترة بطول شهر ونقرة واحدة. ولشهر سائق واحد، اختاروا الشهر، وصفّوا عمود السائق، وصدّروا تلك الصفوف بالضبط.

من يفعل ماذا في الصندوق

المنسق يستلم السائقين ويُغلق يومه الخاص، ويرى قسم المالية للعرض فقط. والمالية تنتقل إلى الصندوق بعد تسجيل الدخول، وتُغلق أيام السائقين ويوم المالية. والمدير يفعل كل شيء، بما في ذلك إعادة فتح الأيام المغلقة. ولا يرى المخططون الصندوق. ويمكن للموظفين الذين يستلمون السائقين في الساحة العمل أيضًا من هاتف أو جهاز لوحي: فالمستخدم الذي لديه صلاحية الصندوق يسجّل الدخول إلى تطبيق السائق ويحصل هناك على قائمة أيام أمين الصندوق وشاشة الإغلاق.

الأسئلة الشائعة