Прием наличных и закрытие дня водителя

Как работает прием наличных — от клиента до отчета?

1. Клиенты, оплачивающие наличными, отмечаются

   Клиент, в названии которого есть слово «наличные» на любом из 34 языков, считается клиентом, оплачивающим наличными; магазин «Cash & Carry» не в счет. Больше ничего настраивать не нужно.

2. Водитель получает оплату

   У клиента приложение показывает сумму к оплате по заказу, а водитель фиксирует наличные, чеки и количество чеков. Для расхождения нужна причина.

3. Водитель декларирует

   В конце дня водитель декларирует, что он привез, и маршрут получает в кассе статус «ожидает закрытия».

4. Касса принимает водителя

   Клиент за клиентом касса отмечает документы, подтверждает суммы, считает поддоны и пластоны, а затем закрывает день водителя.

5. Диспетчер и финансовый отдел закрывают день

   Диспетчер передает деньги финансовому отделу, финансовый отдел фиксирует полученное, а бухгалтерия формирует отчет за период.

Каждая цифра рассчитывается один раз на сервере, поэтому панель, экран закрытия и отчет никогда не расходятся. Суммы отображаются в валюте компании, которую вы выбираете в данных компании.

Панель кассы

На первой вкладке кассы перечислены все маршруты дня со статусом закрытия. Восемь карточек подводят итоги дня: маршруты, закрытые, не вернувшиеся, ожидаемо, заявлено, получено, расхождения и закрытия с исключениями. Блок уведомлений собирает все, что требует внимания, — расхождения по наличным, недостающие поддоны, доставки, не закрытые в POD, и недоставленные остановки — по маршрутам и водителям.

В каждой строке есть пять проверок — деньги, поддоны, накладные, POD и поставка, — которые отображаются зеленым (все в порядке), красным (расхождение) или синим (еще не проверено). Пока водитель не задекларировал окончание дня, вместо нуля в проверках стоит прочерк, потому что еще ничего не проверено. Панель обновляется сама каждую минуту, а каждый столбец можно сортировать и фильтровать.

Прием водителя клиент за клиентом

Экран закрытия дня водителя рассчитан на планшет на складе. На нем перечислены клиенты маршрута в порядке остановок, у каждого — метка POD, оплата (ожидаемая, заявленная водителем и полученная) и небольшая галочка для каждой выполненной проверки. Касание клиента открывает панель с каждым документом и большой кнопкой-галочкой для каждой проверки — например, красная печать и печать; собственные проверки добавляются в настройках готовых примечаний.

Для клиента, оплачивающего наличными, на панели вводятся наличные, чеки, количество чеков и примечание к чекам — поля заполняются из отчета водителя, пока вы не введете другое значение, а рядом отображается текущее расхождение. Итоги по маршруту — это сумма по клиентам, и вручную они никогда не вводятся. Быстрые фильтры показывают всех клиентов, еще не проверенных, оплачивающих наличными или клиентов с проблемами. Снятия и расходы водителя за день показываются для контекста, потому что часто именно они объясняют расхождение по наличным.

Поддоны, пластоны и причины расхождений

Если включен отчет по поддонам, водитель фиксирует поддоны, собранные на каждой остановке, а касса вводит, сколько вернулось, в сравнении с этим ожиданием; расхождение отмечается, и к нему можно добавить примечание. Пластоны учитываются как полученные, а число, указанное водителем, показывается для информации. Любое расхождение по наличным требует причины до закрытия дня — ее можно выбрать из подготовленного списка одним касанием или ввести вручную. Сообщение под кнопкой закрытия точно указывает, чего еще не хватает: причины расхождения, имени принявшего водителя или подтверждающей галочки. В примечания к закрытию можно добавить готовые примечания к закрытию дня — каждый щелчок добавляет одно — или произвольный текст.

Закрытие, повторное открытие и передача финансовому отделу

Подтвердить и закрыть день окончательно фиксирует день водителя; Сохранить черновик сохраняет введенное и оставляет день открытым. Сохраняется: кто закрыл, когда, кто принял водителя, каждая сумма, причина и примечание. Закрытый день доступен только для чтения. Если отчеты водителя приходят после закрытия, менеджер может открыть день заново с письменной причиной, а информация о том, кто открыл его заново, когда и почему, попадает в примечания к закрытию.

Приняв своих водителей, диспетчер закрывает собственный день: сколько наличных, сколько в чеках и сколько чеков он передает финансовому отделу, с причиной любого расхождения. Закрыть в бухгалтерию делает это одним касанием — ровно с тем, что получено от водителей. При закрытии дня финансовым отделом фиксируется, что на самом деле получено по каждой передаче от диспетчеров; после закрытия менеджер должен открыть его заново, прежде чем можно будет изменить любое закрытие диспетчера за эту дату.

Автоматически уходят два письма: после закрытия дня каждый плативший клиент получает квитанцию с суммой, датой и маршрутом, а при закрытии водитель получает подтверждение сдачи денег с переданными суммами, информацией о том, кто их принял и когда.

Отчеты для бухгалтерии

Отчет за период показывает каждое закрытие дня водителя между двумя датами — одна строка на маршрут и день — с промежуточными итогами по дням и итогами заявленного, полученного и расхождений. Экспорт в CSV выгружает его для Excel с суммами в виде чисел, плюс столбцы, которых нет в таблице: наличные и чеки отдельно, причина расхождения и кто принял водителя. Таблица закрытий финансового отдела предлагает то же для финансовых дней — до 92 дней за раз; месячный файл для бухгалтера — это период в один месяц и один щелчок. Для месяца одного водителя выберите месяц, отфильтруйте столбец водителя и выгрузите ровно эти строки.

Кто что делает в кассе

Диспетчер принимает водителей и закрывает свой день, а финансовую часть видит только в режиме просмотра. Финансовый отдел после входа попадает сразу в кассу, закрывает дни водителей и финансовый день. Менеджер может все, включая повторное открытие закрытых дней. Планировщики кассу не видят. Сотрудники, принимающие водителей во дворе, могут работать и с телефона или планшета: пользователь с доступом к кассе входит в приложение водителя и получает там список дней кассира и экран закрытия.

Часто задаваемые вопросы