Cobro en efectivo y cierre del día del conductor

¿Cómo funciona el cobro en efectivo, del cliente al informe?

1. Se marcan los clientes de contado

   Un cliente cuyo nombre contiene la palabra que designa el efectivo es un cliente de contado, en cualquiera de los 34 idiomas; una tienda “Cash & Carry” no cuenta. No hay que configurar nada más.

2. El conductor cobra

   En el cliente, la aplicación muestra el importe a cobrar según el pedido, y el conductor registra el efectivo, los cheques y el número de cheques. Una diferencia requiere un motivo.

3. El conductor declara

   Al final del día, el conductor declara lo que trae de vuelta, y la ruta pasa a “pendiente de cierre” en la caja.

4. La caja recibe al conductor

   Cliente por cliente, la caja marca los documentos, confirma los importes y cuenta los palets y los plastones, y después cierra la jornada del conductor.

5. Cierran el despachador y finanzas

   El despachador entrega el dinero a finanzas, finanzas registra lo que ha recibido y contabilidad ejecuta el informe por rango de fechas.

Cada cifra se calcula una sola vez en el servidor, así que el panel, la pantalla de cierre y el informe nunca discrepan. Los importes se muestran en la moneda de la empresa que elija en los datos de la empresa.

El panel de la caja

La primera pestaña de la caja enumera todas las rutas del día con su estado de cierre. Ocho tarjetas resumen la jornada: rutas, cerradas, sin volver, esperado, informado, recibido, diferencias y cierres con excepciones. Un cuadro de alertas reúne todo lo que requiere atención (diferencias de caja, palets que faltan, entregas no cerradas en POD y paradas no entregadas), por ruta y conductor.

Cada fila lleva cinco comprobaciones (dinero, palets, notas, POD y suministro), en verde (correcto), rojo (diferencia) o azul (aún sin comprobar). Hasta que el conductor declara el fin de la jornada, las comprobaciones muestran un guion en lugar de un cero, porque todavía no se ha comprobado nada. El panel se actualiza solo cada minuto, y todas las columnas pueden ordenarse y filtrarse.

Recibir a un conductor cliente por cliente

La pantalla de cierre del conductor está pensada para una tableta en el almacén. Enumera los clientes de la ruta en el orden de las paradas, cada uno con una etiqueta de POD, el cobro (esperado, informado por el conductor y recibido) y una pequeña marca por cada comprobación realizada. Al tocar un cliente se abre un panel con cada documento y un botón grande de marca por comprobación, por ejemplo sello rojo y sello; usted añade sus propias comprobaciones en la configuración de observaciones preparadas.

Para un cliente de contado, el panel recoge el efectivo, los cheques, el número de cheques y una nota de cheques, rellenados con el informe del conductor hasta que usted escriba otra cosa, con la diferencia en tiempo real al lado. Los totales de la ruta son la suma de los clientes y nunca se escriben a mano. Los filtros rápidos muestran todos los clientes, los que aún no se han comprobado, los clientes de contado o los clientes con incidencias. Los retiros y gastos del conductor durante el día se muestran como contexto, porque a menudo explican una diferencia de caja.

Palets, plastones y motivos de diferencia

Cuando el informe de palets está activado, el conductor registra los palets recogidos en cada parada, y la caja escribe cuántos han vuelto frente a esa previsión; una diferencia se señala y puede llevar una nota. Los plastones se cuentan como recibidos, con la cifra del conductor a título informativo. Toda diferencia de caja necesita un motivo para poder cerrar el día, elegido de un toque entre sus motivos preparados o escrito a mano. El mensaje bajo el botón de cierre indica exactamente qué falta todavía: un motivo de diferencia, el nombre de quien recibió al conductor o la marca de confirmación. Las notas de cierre admiten observaciones preparadas de cierre del día (cada clic añade una) o texto libre.

Cerrar, reabrir y entregar a finanzas

Confirmar y cerrar el día bloquea definitivamente la jornada del conductor; Guardar borrador conserva lo escrito y la deja abierta. Se guarda quién cerró, cuándo, quién recibió al conductor y cada importe, motivo y nota. Un día cerrado es de solo lectura. Si los informes de un conductor llegan después del cierre, un responsable puede reabrir el día con un motivo por escrito, y quién lo reabrió, cuándo y por qué queda en las notas del cierre.

Cuando el despachador ha recibido a sus conductores, cierra su propio día: cuánto efectivo, cuánto en cheques y cuántos cheques entrega a finanzas, con un motivo para cualquier diferencia. Cerrar a contabilidad lo hace de un toque con exactamente lo recibido de los conductores. En el cierre del día de finanzas, finanzas registra lo que realmente ha recibido frente a la entrega de cada despachador; una vez cerrado, un responsable debe reabrirlo antes de que pueda cambiar cualquier cierre de despachador de esa fecha.

Se envían dos correos electrónicos automáticamente: una vez cerrado el día, cada cliente que paga recibe un recibo con el importe, la fecha y la ruta, y al cerrar, el conductor recibe una confirmación de depósito con los importes entregados, quién los recibió y cuándo.

Informes para contabilidad

El informe por rango de fechas enumera cada cierre de conductor entre dos fechas, una fila por ruta y día, con subtotales diarios y totales informados, recibidos y de diferencia. Exportar CSV lo descarga para Excel con los importes como números, además de columnas que la tabla no muestra: efectivo y cheques por separado, motivo de la diferencia y quién recibió al conductor. La tabla de cierres de finanzas ofrece lo mismo para los días de finanzas, hasta 92 días cada vez; un archivo mensual para el contable es el rango de un mes y un clic. Para el mes de un conductor, elija el mes, filtre la columna del conductor y exporte exactamente esas filas.

Quién hace qué en la caja

Un despachador recibe a los conductores y cierra su propio día, y ve la parte de finanzas en modo de solo lectura. Finanzas entra directamente en la caja al iniciar sesión, cierra las jornadas de los conductores y el día de finanzas. Un responsable lo hace todo, incluida la reapertura de días cerrados. Los planificadores no ven la caja. El personal que recibe a los conductores en el patio también puede trabajar desde un teléfono o una tableta: un usuario con acceso a la caja inicia sesión en la aplicación del conductor y allí dispone de la lista del día del cajero y de la pantalla de cierre.

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