Ventanas de tiempo de los clientes y avisos de llegada

¿Cómo se define la ventana de tiempo de un cliente?

Abra el cliente en Gestión de clientes y añada ventanas de tiempo en la parte inferior de la ventana del cliente: cada fila es un día (o “Todos los días”), un inicio y un fin de ventana, y un cliente puede tener varias filas. Un archivo de clientes con columnas de hora de apertura y hora de cierre crea las ventanas de forma masiva. A partir de entonces, la misma ventana sirve para cada entrega a ese cliente, así que nadie tiene que escribirla en cada pedido.

Dos ajustes relacionados hacen que las horas de llegada sean realistas. El tiempo en la parada de la ficha del cliente es cuánto tiempo se queda el conductor, útil para un supermercado o un almacén con una descarga larga. La lista de tiempos de espera identifica a los clientes conocidos por sus largas esperas, como las cadenas con cola de descarga, por parte de su nombre y un número estimado de minutos: sus paradas se resaltan en la tarjeta de ruta y la espera pasa a ser el tiempo en la parada.

¿Respeta la planificación de rutas las ventanas de tiempo?

Sí, y usted decide con qué rigor. La reordenación puede ser una reordenación completa por ventanas de tiempo, solo un recálculo de horas manteniendo el orden o una reordenación completa sin ventanas. Una parada que no puede cumplir su ventana puede quedarse en la ruta o pasar a las paradas sin asignar, y la salida puede retrasarse para que el conductor no espere ante una puerta cerrada. En la planificación con IA que aprende, las ventanas se comprueban con los tiempos de conducción reales mientras se reparten las paradas. Una tarjeta de ruta muestra un aviso cuando no se pueden alcanzar todas sus paradas dentro de sus ventanas. Todas las opciones de planificación están en la página de planificación de rutas.

Para una operación más flexible, “todos los clientes abiertos hasta el fin de la jornada” mantiene como límite solo la hora de apertura de cada cliente, y “ordenar las paradas por hora de entrega” pone primero a un cliente que necesita una entrega temprana aunque esté más lejos.

¿Qué SMS pueden recibir los clientes?

Con el enlace de seguimiento de la llegada activado, cada mensaje a un cliente lleva un enlace a una página que muestra cuándo se espera al conductor. Si el mensaje del conductor no está personalizado, se envía un mensaje estándar en nombre de la empresa con ese enlace. Cada tipo de mensaje se activa por separado, y el mensaje desde la pantalla de rutas se detiene simplemente borrando su texto.

Redactar el mensaje: símbolos de hora, fecha y franja

Los mensajes se redactan una sola vez en la configuración de SMS, con símbolos que el sistema sustituye para cada cliente:

• Cuatro almohadillas: la hora estimada de llegada.
• Cuatro asteriscos: la fecha.
• El signo ^: una franja antes de la hora de llegada, y el signo @: una franja después; cada signo equivale a una hora.

Por ejemplo, “El repartidor llega hoy entre ^^ y @@” da a cada cliente una franja de dos horas a cada lado de su hora estimada. Una franja en lugar de una hora exacta ahorra llamadas de clientes que preguntan por qué el conductor aún no ha llegado. El mensaje de la aplicación del conductor es también el que recibe el cliente siguiente cuando está activado el envío al terminar la parada, así que redáctelo para que sirva en ambos casos.

Instrucciones del cliente que acompañan cada entrega

Un buen servicio al cliente también consiste en que el conductor sepa qué espera el cliente. Cada ficha de cliente contiene notas de distribución: una nota permanente asociada a la dirección del cliente, una tarea puntual, una entrega que requiere confirmación, una dirección permanente y una marca de cliente bloqueado que impide cargar pedidos nuevos. Las notas automáticas añaden un texto fijo a los pedidos de los clientes elegidos cuando entran en el sistema (por ejemplo, una instrucción de descarga para cada sucursal de una cadena), de modo que nadie tiene que escribirla en cada pedido, y viaja con el pedido hasta la ruta y el conductor.

Avisos a los responsables cuando cambia el orden

Cuando un conductor se salta una parada por su cuenta y pasa a una posterior, puede enviarse un mensaje a los teléfonos de los responsables al instante, para que la oficina avise al cliente antes de que llame. Esos mismos teléfonos pueden recibir un SMS cuando un conductor no ha realizado una tarea en un cliente o ha terminado una ruta. Active el aviso de paradas saltadas cuando los clientes tengan ventanas de tiempo ajustadas.

Medir la puntualidad de las entregas

Una tolerancia de ventana de tiempo fija cuántos minutos fuera de la ventana siguen contando como correctos en la tarjeta de ruta. En el mapa en tiempo real, una llegada fuera de la ventana de un cliente se marca como tardía o adelantada; para los clientes sin ventana, solo cuenta una diferencia de más de dos horas respecto a la hora prevista. Después, tres lugares muestran cómo le ha ido:

• Excepciones de ventana de tiempo: un informe de conductores con las entregas frente a la ventana del cliente.
• Revisión del período, “dentro de la ventana del cliente”: de los pedidos entregados a un cliente con ventana para ese día de la semana, cuántos se informaron dentro de ella, sin tolerancia, además de la cobertura de las entregas que tenían ventana.
• Página de inicio: los pedidos informados fuera de hora, incluidos los adelantados, enumerados como elementos que revisar.

Los tiempos en directo y la vista del despachador se describen en la página de seguimiento en tiempo real, y los informes por conductor, en la página de informes.

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