Prueba de entrega: notas firmadas, fotos y un archivo

¿Qué cuenta como prueba de entrega en OptiRoutes?

La prueba de entrega (POD) es el registro de que una entrega llegó al cliente y de lo que se entregó. OptiRoutes admite varios niveles, que pueden combinarse y definirse por conductor:

Cada interruptor “obligatorio” impide al conductor terminar la entrega hasta completarlo, de modo que una entrega informada en la oficina siempre lleva la prueba que usted pidió. Para los clientes que necesitan una nota firmada, puede activar la firma obligatoria y el nombre del receptor obligatorio en los conductores que los atienden.

¿Cómo funciona la firma digital en la nota de entrega?

Active la firma digital en la configuración de la aplicación del conductor y el cliente firmará el documento en el teléfono del conductor. El documento llega a la aplicación de dos formas:

• La propia nota de entrega del pedido: su sistema deposita un PDF por número de pedido en la carpeta POD de la empresa, a través de la API de archivos o del servidor de archivos, y el cliente firma exactamente ese documento.
• Su plantilla de firma en blanco: cuando un pedido no tiene archivo de nota propio, el cliente firma un PDF en blanco de la nota de su empresa, cargado una sola vez en la configuración.

Para que los clientes firmen solo el documento original, active bloquear la firma si falta el archivo original de la nota de entrega: sin el archivo, el conductor no puede abrir la firma. Para tener una ubicación en cada firma, active bloquear la firma con el GPS desactivado. En campos mostrados durante la firma se enumeran los campos del pedido (por ejemplo, el número de pedido, la cantidad o el importe) que el conductor y el cliente ven en la pantalla de firma.

En la entrega, el cliente firma con hasta tres fotos, observaciones y devoluciones. Donde la cobertura es débil, enviar la firma en segundo plano permite al conductor seguir adelante al instante mientras la firma se envía sin que se note; si el servidor no acepta una firma, la aplicación la reenvía y la muestra en la lista de fin de jornada hasta que llega.

Configurar la prueba de entrega

1. Elija los requisitos

   En la pantalla de conductores, active la foto, la firma, el nombre del receptor o el informe de palets para los conductores que los necesiten.

2. Active la firma digital

   En la configuración de la aplicación del conductor, marque la firma digital en la nota de entrega y enumere los campos que se muestran durante la firma.

3. Cargue la plantilla en blanco

   Elija un PDF de su nota de entrega en blanco; se guarda en cuanto selecciona el archivo.

4. Defina el envío por correo

   Rellene las direcciones para todas las firmas, las firmas con observación y las firmas con devoluciones, y la cuenta de Gmail remitente con su contraseña de aplicación.

5. Pruebe con un conductor

   Los conductores reciben la nueva configuración al iniciar sesión, así que pida a un conductor que cierre la sesión, vuelva a entrar y firme una entrega de prueba antes de avisar a todos.

¿Adónde van las notas de entrega firmadas?

Las notas firmadas se envían automáticamente por correo electrónico, con tres direcciones de destino para que cada nota llegue a quien la gestiona:

• Todas las firmas: una dirección que recibe copia de cada nota firmada, por ejemplo el buzón de su administración o de archivo.
• Firma con observación: para quien hace el seguimiento de las observaciones de los clientes.
• Firma con devoluciones: para quien gestiona las devoluciones y los abonos.

Los correos se envían desde la propia cuenta de Gmail de su empresa, en nombre de su empresa, con una contraseña de aplicación de Google que usted crea en la configuración de seguridad de Google, nunca con la contraseña habitual de la cuenta. También se guarda una copia de cada nota firmada en la carpeta de la empresa, de donde sus sistemas pueden recogerla.

Observaciones y devoluciones siempre coherentes

Una nota firmada solo es tan útil como las palabras que la acompañan. Los conductores eligen las observaciones de entrega y las notas de devolución de listas preparadas que mantiene la oficina, en lugar de escribir una redacción nueva cada vez, de modo que los informes pueden compararse entre conductores y semanas. Las listas se editan en la configuración, pueden reordenarse y ocultarse sin eliminarlas, y llegan a la aplicación cuando el conductor inicia sesión. Una firma con devoluciones se envía por correo a la dirección de devoluciones, para que quien emite el abono la vea el mismo día.

Encontrar una POD más adelante

Una prueba solo sirve si la encuentra cuando un cliente la pide. OptiRoutes ofrece varias vías para volver a una nota firmada:

• Despacho en tiempo real: una parada cerrada con nota de entrega muestra un icono de documento; un clic abre el archivo POD en una pestaña nueva.
• Informes de entrega: los informes de los conductores con artículos muestran lo que se informó en cada parada y abren la nota de entrega firmada.
• Archivo POD: en la pantalla de conductores, elija un día y descargue en un único ZIP todos los documentos de entrega firmados de la empresa de ese día.
• API de archivos: su software enumera y descarga los archivos POD de un día, el PDF firmado, la firma y las fotos por separado, o el día completo en un ZIP; consulte integraciones.

Los archivos firmados se guardan por día en la carpeta de la empresa, con el número de pedido como nombre, de modo que cada documento puede rastrearse hasta el pedido al que pertenece.

Revisar la POD al final del día

La POD forma parte del cierre del día, no es una tarea aparte. En la caja, cada cliente de una ruta muestra una etiqueta de POD (verde si está cerrada, roja si se entregó sin POD, gris si no se entregó), y el cuadro de alertas reúne las entregas no cerradas en POD por ruta y conductor. La Página de inicio y la revisión del período cuentan las entregas con un fallo de firma o sin nota de entrega, de modo que una falta se detecta a la mañana siguiente y no a final de mes. La propia aplicación del conductor enumera, antes de poder cerrar el día, cualquier pedido entregado cuya nota firmada no se encontró en el servidor.

Enviar los informes de entrega a sus propios sistemas

Además de los documentos, cada informe de entrega puede enviarse a otro sistema suyo. Rellene la dirección de informes de entrega en la configuración de la aplicación del conductor y cada informe se enviará también allí, de modo que su ERP o su portal de clientes se actualice solo. Los conductores también pueden compartir una nota de entrega firmada directamente desde el teléfono cuando un cliente pide una copia en el momento.

Preguntas frecuentes